O que é uma lista de embalagem? Uma lista de embalagem é um documento de expedição que descreve como as mercadorias são fisicamente embaladas, pacote a pacote, item a item. Mostra o conteúdo, peso e dimensões de cada pacote numa expedição, mas não mostra o valor ou preço das mercadorias.
Se é novo no transporte, a lista de embalagem é um dos primeiros documentos que encontrará. Viaja com as mercadorias da origem ao destino. Funcionários alfandegários, transitários e importadores dependem dela.
Pense nela como um detalhe do que está em cada caixa, engradado ou palete. Sem ela, ninguém sabe o que está dentro de um contentor, ou onde encontrar um item específico se um pacote precisar de ser aberto e verificado.
A lista de embalagem é por vezes chamada de nota de embalagem, folha de embalagem ou lista de expedição. Estes termos significam o mesmo na prática.
Novos coordenadores de expedição frequentemente confundem a lista de embalagem com a fatura comercial. São documentos separados que servem propósitos diferentes. Ambos são necessários para a maioria das expedições internacionais.
| Lista de Embalagem | Fatura Comercial | |
|---|---|---|
| Propósito | Descreve a embalagem física | Declara o valor e os termos de venda |
| Mostra preço? | Não | Sim |
| Mostra peso? | Sim | Às vezes |
| Mostra dimensões? | Sim | Não |
| Usada pelas alfândegas para? | Exame físico | Cálculo de impostos e IVA |
| Necessária para LC? | Sim | Sim |
A fatura comercial informa às alfândegas o valor das mercadorias. A lista de embalagem informa-lhes onde encontrar cada item dentro da expedição. Ambos os documentos devem referenciar o mesmo número de fatura, e as descrições devem ser consistentes entre eles.
Se os dois documentos se contradisserem: por exemplo, quantidades ou descrições diferentes, as alfândegas assinalarão a expedição. Isto causa atrasos e pode levar a um exame físico.
A lista de embalagem faz mais do que a maioria das pessoas imagina. Eis por que é importante para cada parte envolvida na expedição.
Para as autoridades alfandegárias
Quando a HMRC ou qualquer agência de fronteira seleciona uma expedição para exame físico, os agentes abrem o contentor e verificam as mercadorias. A lista de embalagem é o seu mapa. Diz-lhes qual o pacote que contém quais itens, quantos existem e qual o seu peso. Sem uma lista de embalagem precisa, um exame demora muito mais tempo, e esse tempo é o seu custo.
Para transitários
O seu transitário utiliza a lista de embalagem para planear o manuseamento da carga. Precisam de saber o número de pacotes, as suas dimensões e o peso total para organizar o carregamento, empilhamento e espaço no navio ou aeronave. Dimensões imprecisas levam à recusa da carga ou a um re-planeamento de última hora.
Para importadores
Quando as mercadorias chegam, o importador usa a lista de embalagem para verificar o que foi recebido. Contam os pacotes, verificam o conteúdo e identificam quaisquer faltas ou danos. Uma lista de embalagem clara torna este processo rápido e dá ao importador um registo para apresentar uma reclamação se algo estiver em falta.
Para cartas de crédito
Se a expedição for financiada sob uma carta de crédito (LC), a lista de embalagem é tipicamente um dos documentos necessários listados na LC. Deve corresponder exatamente aos outros documentos da LC, mesmas quantidades, mesmas descrições, mesmas referências. Qualquer discrepância pode levar o banco a rejeitar o conjunto de documentos e atrasar o pagamento.
Uma lista de embalagem completa cobre tanto o cabeçalho da expedição quanto o detalhe pacote a pacote. Use o checklist abaixo ao preparar ou rever uma.
| Campo | O Que Incluir |
|---|---|
| Título do documento | “Lista de Embalagem” |
| Nome e endereço do exportador | Nome legal completo e endereço |
| Nome e endereço do importador | Nome legal completo e endereço |
| Número de referência da fatura | Deve corresponder à fatura comercial |
| Data de emissão | Data em que a lista de embalagem foi preparada |
| País de origem | Onde as mercadorias foram fabricadas |
| Porto de embarque | De onde as mercadorias estão a ser expedidas |
| Porto de desembarque | Onde as mercadorias estão a chegar |
| Número do navio/voo | Se conhecido no momento da emissão |
| Campo | O Que Incluir |
|---|---|
| Número/marca do pacote | Marca ou número único em cada pacote (ex: 1/10, 2/10) |
| Tipo de pacote | Caixa, palete, tambor, engradado, etc. |
| Conteúdo | Descrição das mercadorias dentro desse pacote |
| Quantidade por pacote | Número de unidades ou peças |
| Peso líquido por pacote | Peso das mercadorias apenas, excluindo embalagem |
| Peso bruto por pacote | Peso total incluindo embalagem |
| Dimensões por pacote | Comprimento x largura x altura em cm ou mm |
| CBM por pacote | Metros cúbicos, calculado a partir das dimensões |
| Campo | O Que Incluir |
|---|---|
| Número total de pacotes | Soma de todos os pacotes na expedição |
| Peso líquido total | Soma de todos os pesos líquidos |
| Peso bruto total | Soma de todos os pesos brutos |
| CBM total | Soma de todos os volumes de pacotes |
Cada pacote na expedição deve aparecer na lista de embalagem. Se um pacote estiver em falta na lista, não pode ser contabilizado na alfândega, e isso cria um problema.
Se a sua expedição contiver mercadorias perigosas (MP), a lista de embalagem tem requisitos adicionais. A informação padrão da lista de embalagem não é suficiente.
Para cada item de MP, a lista de embalagem deve mostrar:
Estes detalhes ligam a lista de embalagem à Declaração de Mercadorias Perigosas. As alfândegas e as autoridades portuárias usam-nos para verificar se a carga perigosa está corretamente declarada e embalada. Se a informação de MP estiver em falta ou incorreta, a expedição será retida.
O seu transitário ou especialista em MP deve sempre rever a lista de embalagem para qualquer expedição que contenha materiais perigosos antes de ser submetida.
Estes são os erros que causam a maioria dos atrasos na prática.
Marcas de pacote erradas ou em falta. As marcas nas suas embalagens físicas devem corresponder às marcas na lista de embalagem. Se não corresponderem, as alfândegas não podem verificar a expedição.
Totais que não somam. Se os pesos individuais dos pacotes ou as figuras de CBM não somarem os totais apresentados, o documento é inconsistente. Erros de software e erros de cópia manual são causas comuns.
Descrição em desacordo com a fatura comercial. Utilizar uma redação diferente na lista de embalagem e na fatura, mesmo que signifiquem o mesmo, gera dúvidas nas alfândegas. Mantenha as descrições idênticas em todos os documentos.
Números de pacote em falta. Pacotes que não são numerados ou marcados tornam o exame físico muito difícil. Numere cada pacote e inclua esses números na lista de embalagem.
Dimensões incorretas. Dimensões que subestimam o tamanho real dos pacotes causam problemas no carregamento. O seu transitário planeou o espaço com base no que declarou.
Nenhuma referência ao número da fatura. A lista de embalagem deve referenciar claramente o número da fatura comercial relacionada. Sem esta ligação, o conjunto de documentos não pode ser reconciliado.
Antes do Brexit, as mercadorias que circulavam entre o Reino Unido e a UE não necessitavam de documentação alfandegária. As expedições cruzavam a fronteira como comércio interno da UE. Isso mudou em 1 de janeiro de 2021.
Desde o Brexit, todas as expedições entre a Grã-Bretanha e a UE são exportações e importações internacionais. Isso significa que um conjunto completo de documentos alfandegários é agora necessário, incluindo a lista de embalagem.
O que isto significa para exportadores do Reino Unido para a UE:
O que isto significa para importadores do Reino Unido que recebem da UE:
Se está a lidar com comércio da UE pela primeira vez, não assuma que o seu fornecedor da UE conhece os requisitos do Reino Unido. Verifique se a sua lista de embalagem cumpre os padrões listados neste artigo antes da expedição partir.
A Irlanda do Norte tem um acordo diferente ao abrigo do Quadro de Windsor e não é abordada aqui; fale com o seu despachante aduaneiro se estiver a enviar para ou de fora da Irlanda do Norte.
Uma lista de embalagem é legalmente obrigatória para todas as expedições internacionais?
Para a maioria das expedições comerciais, sim. Embora não exista uma lei global única que obrigue a uma lista de embalagem, as autoridades alfandegárias na maioria dos países, incluindo a HMRC no Reino Unido, exigem uma como parte do conjunto de documentos padrão. Sem ela, o desalfandegamento provavelmente será atrasado ou recusado.
Uma lista de embalagem precisa de uma assinatura?
Não existe um requisito universal para uma assinatura, mas muitos compradores e bancos esperam uma. Se a sua expedição estiver sob uma carta de crédito, verifique os termos da LC, pois pode especificar que a lista de embalagem deve ser assinada ou carimbada por uma parte específica.
A lista de embalagem e a fatura comercial podem ser combinadas num único documento?
Por vezes, sim. Uma lista de embalagem e fatura combinadas mostram tanto os detalhes de embalagem física quanto o valor num único documento. Isto é aceitável para muitas autoridades alfandegárias e é comum para expedições menores. No entanto, algumas cartas de crédito exigem que sejam documentos separados: verifique sempre primeiro os termos da LC.
E se o peso real diferir ligeiramente do que está na lista de embalagem?
Pequenas variações podem ocorrer, especialmente para mercadorias a granel. Uma pequena tolerância é geralmente aceite. No entanto, uma grande diferença, particularmente no peso bruto, pode desencadear um exame ou uma consulta do transportador. Use sempre pesos precisos ao preparar a lista de embalagem.
Quem é responsável por preparar a lista de embalagem?
O exportador (vendedor) é normalmente o responsável. Isto faz sentido porque o exportador embala as mercadorias e sabe o que está em cada pacote. O importador revê-a aquando da receção para verificar a entrega.
Uma lista de embalagem mostra o preço das mercadorias?
Não. A lista de embalagem mostra apenas detalhes físicos, conteúdo, quantidades, pesos e dimensões. A informação de preço e valor pertence à fatura comercial. Se a sua lista de embalagem mostra preços, está a atuar como um documento combinado, verifique se isso é apropriado para a sua expedição.
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