O que é uma fatura comercial?
Uma fatura comercial é o documento principal no comércio internacional. É emitida pelo vendedor ao comprador e regista o que são as mercadorias, quantas foram vendidas, quanto custaram e de onde vieram. Para as autoridades aduaneiras de todos os países, a fatura comercial é o ponto de partida para a avaliação do imposto, a aplicação das taxas de acordos comerciais e a decisão sobre se as mercadorias podem ser desembaraçadas.
Se está a começar na coordenação de expedições, um despachante oficial ou um transitário pedir-lhe-á uma fatura comercial em quase todas as expedições internacionais que manusear. Fazer isto corretamente desde o início poupa atrasos, evita erros de cálculo de impostos e mantém a HMRC do seu lado.
Este artigo cobre tudo o que precisa de saber: o que é uma fatura comercial, o que deve constar nela e onde as pessoas se enganam.
Uma fatura comercial é um documento comercial que regista uma venda entre um vendedor e um comprador através de uma fronteira internacional. É emitida pelo exportador e entregue ao importador.
Todos os países que operam um regime aduaneiro exigem uma fatura comercial para o desembaraço de mercadorias. As autoridades aduaneiras utilizam-na para estabelecer três coisas: o que são as mercadorias, de onde vieram e qual o seu valor.
As respostas a estas três perguntas determinam o montante do imposto de importação e do IVA aplicáveis. Determinam também se alguma preferência de acordo comercial pode ser reivindicada e se algum controlo ou licença de importação é acionado.
No Reino Unido, a HMRC e o Customs Declaration Service (CDS) dependem da fatura comercial como principal prova de suporte para uma declaração de importação. Não é a declaração em si, que é submetida eletronicamente através do CDS, mas é o documento que suporta tudo.
Uma fatura comercial é também um documento legal. Cria um registo da transação entre comprador e vendedor. As informações nela contidas precisam de ser precisas, consistentes com o que foi efetivamente expedido e consistentes com o valor que consta na declaração aduaneira.
Estes dois documentos são frequentemente confundidos, mas servem propósitos diferentes.
Uma fatura proforma é emitida antes de uma venda ser finalizada. É uma cotação ou orçamento. Apresenta o custo das mercadorias e as condições, mas não confirma que uma transação concluída ocorreu. As faturas proforma são usadas para acordar preços antes do embarque, para abrir cartas de crédito e, por vezes, para expedições temporárias ou de amostras onde nenhuma venda real ocorreu.
Uma fatura comercial confirma uma transação concluída. As mercadorias foram vendidas. A fatura é o documento de faturação. É o que as autoridades aduaneiras querem ver.
Não pode usar uma fatura proforma em vez de uma fatura comercial numa expedição comercial. Se as mercadorias foram vendidas e estão a atravessar uma fronteira, precisa de uma fatura comercial. Utilizar uma proforma, por vezes feito para obscurecer o valor, não é aceitável para a HMRC e pode ser tratado como um crime aduaneiro.
Há uma exceção legítima: mercadorias em consignação, amostras ou exportações temporárias onde nenhuma venda ocorreu. Nesses casos, uma proforma ou uma declaração de valor aduaneiro pode ser apropriada. Mas para uma venda comercial normal, use sempre uma fatura comercial.
Quando as mercadorias chegam à fronteira do Reino Unido, o seu despachante oficial submete uma declaração de importação através do CDS. Essa declaração inclui um valor aduaneiro, um código de mercadoria, um país de origem e detalhes do importador e exportador.
Cada um desses números vem, direta ou indiretamente, da fatura comercial. Se a fatura estiver errada, a declaração provavelmente também estará errada. Se a declaração estiver errada, está exposto a:
A fatura comercial é também o documento que um funcionário aduaneiro examinará se as mercadorias forem selecionadas para inspeção. Precisa de corresponder à expedição real. Uma descrição vaga, imprecisa ou inconsistente com o que está no contentor é um sinal de alerta.
Não existe um modelo universal único para uma fatura comercial. Mas certos campos são exigidos pela HMRC, pelas autoridades aduaneiras do país importador e por boas práticas.
A tabela abaixo lista cada campo obrigatório ou fortemente recomendado, o que significa e porquê é importante.
| Campo | O Que É | Porquê É Importante |
|---|---|---|
| Número da fatura | Uma referência única para esta fatura | Necessário na declaração aduaneira; liga a documentação |
| Data da fatura | A data em que a fatura foi emitida | Determina a taxa de câmbio aplicável para avaliação do imposto |
| Nome e morada do exportador | Nome legal completo e morada do vendedor | Identifica quem expediu as mercadorias |
| Número EORI do exportador | Número de Registo e Identificação de Operador Económico | Necessário para declarações aduaneiras no Reino Unido e na UE |
| Nome e morada do importador | Nome legal completo e morada do comprador | Identifica o declarante responsável pela entrada aduaneira |
| Número EORI do importador | O EORI do comprador (se aplicável) | Necessário nas declarações de importação do Reino Unido; o importador é responsável pela entrada |
| Descrição das mercadorias | Descrição clara e específica do que são as mercadorias | Usado para classificar as mercadorias e avaliar o imposto — deve ser suficientemente específico para um funcionário aduaneiro identificar o produto |
| Código HS / código de mercadoria | O código do Sistema Harmonizado para as mercadorias | Não é legalmente exigido na própria fatura, mas é uma boa prática; suporta uma classificação precisa |
| Quantidade e unidade | Número de unidades e o tipo de unidade (por exemplo, 500 pares, 200 kg) | Usado para verificar as mercadorias em relação à declaração e à lista de embalagem |
| Preço unitário | Preço por unidade na moeda acordada | Input principal para a valoração aduaneira |
| Valor total da fatura | Valor total da expedição | Base principal para a valoração aduaneira |
| Moeda | A moeda em que a transação é denominada | A HMRC converte para GBP usando a taxa de câmbio da HMRC para o mês da entrada |
| País de origem | Onde as mercadorias foram fabricadas ou produzidas | Determina se as taxas preferenciais se aplicam; afeta a taxa do imposto |
| Incoterm | O termo comercial acordado (por exemplo, FOB, CIF, DAP) | Determina quais os custos incluídos no preço da fatura e se são necessários ajustes para a valoração aduaneira |
| Termos de entrega / porto | Onde a responsabilidade pelas mercadorias é transferida | Ligado ao Incoterm; ajuda o despachante a calcular corretamente o valor aduaneiro |
| Termos de pagamento | Como e quando o pagamento será feito (por exemplo, 30 dias líquido, carta de crédito) | Pode ser relevante para a valoração em transações entre partes relacionadas |
| Declaração de origem (para reivindicações de preferência) | Uma declaração textual do exportador de que as mercadorias cumprem as regras de origem | Necessária para reclamar taxas de imposto preferenciais ao abrigo de acordos comerciais como o UK-EU TCA |
Se estiver a exportar do Reino Unido, o seu transitário precisará de tudo o acima para completar a declaração de exportação. Se estiver a importar para o Reino Unido, o seu despachante oficial utilizará as mesmas informações para completar a entrada de importação através do CDS.
A descrição das mercadorias é um dos campos mais importantes numa fatura comercial, e um dos mais frequentemente mal executados.
Uma descrição como “peças sobressalentes”, “maquinaria”, “vestuário” ou “eletrónicos” não é aceitável. É demasiado vaga para que as autoridades aduaneiras classifiquem as mercadorias ou avaliem se algum controlo se aplica.
Uma boa descrição diz ao funcionário aduaneiro exatamente o que é o produto. Isso significa incluir:
Por exemplo: “Calças de ganga de algodão tecidas para homem, 100% algodão, novas” é uma descrição utilizável. “Calças” não é.
O código HS não tem de constar na fatura comercial segundo a lei do Reino Unido, mas a sua inclusão é fortemente recomendada. Sinaliza ao despachante oficial que já identificou a classificação correta, reduz a hipótese de classificação incorreta e acelera o processamento. Se o incluir, certifique-se de que está correto. Um código HS errado na fatura que seja copiado para a declaração é um problema, não um atalho.
Se não tiver a certeza do código HS correto, deixe o campo em branco em vez de adivinhar. O seu despachante oficial classificará as mercadorias. Mas uma descrição vaga das mercadorias torna o trabalho dele mais difícil e aumenta o risco de erro.
A HMRC utiliza a fatura comercial como prova principal do valor da transação: o preço efetivamente pago ou pagável pelas mercadorias. Ao abrigo do Acordo de Valoração Aduaneira da OMC, o valor da transação é o método preferido para avaliar o valor aduaneiro, e é o método a que a HMRC recorre na maioria dos casos.
O valor aduaneiro nem sempre é o mesmo que o valor da fatura. Depende do Incoterm acordado entre comprador e vendedor.
A HMRC exige que o valor aduaneiro reflita o custo, seguro e frete (CIF) até à fronteira do Reino Unido. Isso significa o preço que pagou ao fornecedor, mais os custos de frete internacional, mais o seguro até ao porto de entrada do Reino Unido. Se a sua fatura for baseada em FOB ou ex-works, o seu despachante oficial terá de adicionar os custos de frete e seguro para chegar ao valor CIF. Se a sua fatura já for baseada em CIF ou CIP até um porto do Reino Unido, o valor da fatura pode ser diretamente utilizável.
A subavaliação é uma infração grave. A subavaliação significa declarar um valor inferior na fatura comercial do que o preço real da transação. Isto reduz o valor aduaneiro e, consequentemente, o imposto e o IVA de importação pagáveis. A HMRC está ciente desta prática. As penalidades por subavaliação deliberada podem ser severas, incluindo:
O mesmo se aplica na direção oposta. Se estiver a exportar e o valor da sua fatura não refletir o preço comercial real, está a criar um risco de conformidade para o seu comprador. Poderá também ter um problema ao abrigo dos controlos de exportação se as mercadorias forem itens controlados.
A HMRC pode e questiona valores de fatura que pareçam baixos em comparação com as estatísticas comerciais para a categoria de produto. Se tiver uma razão legítima para um preço baixo, como uma venda genuína com prejuízo ou mercadorias a serem devolvidas ao fornecedor, certifique-se de que pode documentá-la.
Se estiver a exportar do Reino Unido para um país não anglófono, algumas autoridades aduaneiras de destino podem exigir que a fatura comercial esteja na sua língua nacional, ou pelo menos que inclua uma tradução.
Os requisitos variam por país. França, Alemanha e outros estados membros da UE geralmente aceitam faturas comerciais em inglês. Mas alguns países da Ásia, Médio Oriente e América do Sul podem exigir uma versão na língua local ou uma tradução certificada.
Se estiver a importar para o Reino Unido, a fatura comercial pode ser em qualquer língua. Mas o seu despachante oficial precisa de compreender o seu conteúdo para completar a declaração com precisão. Se a fatura estiver numa língua que ele não lê, forneça uma tradução em inglês. Não há requisito oficial para que seja certificada para fins de importação, mas a precisão é essencial.
Para mercadorias regulamentadas, produtos alimentares, produtos farmacêuticos ou mercadorias que exijam certificados específicos, a documentação pode ter de cumprir requisitos mais rigorosos, incluindo línguas específicas ou traduções autenticadas.
Em caso de dúvida, pergunte à embaixada do país de destino ou ao seu transitário o que é esperado. Errar nos requisitos de língua pode reter mercadorias na fronteira.
Estes são os erros que surgem com mais frequência quando é novo na coordenação de expedições. A maioria deles é evitável.
Descrição vaga das mercadorias. “Mercadorias gerais”, “peças”, “amostras” ou “conforme contrato” não são descrições. Escreva o que as mercadorias realmente são em termos claros com os quais um funcionário aduaneiro possa trabalhar.
País de origem errado ou em falta. O país de origem é onde as mercadorias foram fabricadas ou produzidas, não onde o fornecedor está sediado, nem onde a encomenda foi feita. Uma empresa do Reino Unido que adquire mercadorias do Vietname e as revende tem mercadorias de origem vietnamita, não de origem do Reino Unido.
Valor da fatura não corresponde ao preço de venda real. Seja a discrepância alta ou baixa, uma inconsistência entre a fatura e o preço real cria um problema de conformidade aduaneira. Use o preço real da transação.
Incoterm em falta ou inconsistente com o acordado. Se a fatura diz FOB mas o contrato de frete diz CIF, o seu despachante oficial não poderá calcular o valor aduaneiro correto sem mais investigação. Acorde o Incoterm antes do embarque e certifique-se de que a fatura o reflete.
Números EORI em falta. Tanto o exportador como o importador precisam de números EORI para as declarações aduaneiras do Reino Unido e da UE. Se estiverem em falta na fatura, o despachante oficial terá de os procurar, o que causa atrasos.
Moeda não declarada. Se a fatura for em USD, EUR ou outra moeda, a HMRC converte para GBP usando a taxa de câmbio mensal da HMRC. O despachante precisa de saber a moeda para fazer essa conversão. Declare-a sempre claramente na fatura.
Data da fatura errada ou em falta. A data da fatura determina o mês da taxa de câmbio utilizada para a conversão. Uma data em falta ou errada cria complexidade desnecessária na entrada.
Várias expedições numa única fatura sem referência clara. Isto não está automaticamente errado, mas o seu despachante oficial precisa de saber a quais linhas da fatura se referem quais expedições. Se tiver várias expedições parciais contra uma única encomenda, deixe claro quais as linhas abrangidas por cada movimento.
Antes de 31 de dezembro de 2020, as mercadorias que circulavam entre o Reino Unido e os estados membros da UE eram movimentos intra-UE. Não eram necessárias declarações aduaneiras. Um talão de entrega ou fatura de venda era suficiente para registos de IVA e contabilísticos.
Desde o Brexit, o Reino Unido é um país terceiro em relação à UE, e a UE é um país terceiro em relação ao Reino Unido. Cada movimento de mercadorias entre o Reino Unido e a UE é agora uma transação comercial internacional. Isto significa:
Para empresas que anteriormente negociavam livremente através da fronteira Reino Unido-UE, esta é uma mudança operacional significativa. As faturas comerciais agora precisam de incluir todos os campos na lista de verificação acima, incluindo números EORI para ambas as partes, uma descrição das mercadorias que funcione para fins aduaneiros e o Incoterm correto.
Reivindicação de preferência ao abrigo do Acordo de Comércio e Cooperação (ACC) Reino Unido-UE
O ACC Reino Unido-UE prevê tarifas zero para mercadorias que cumpram as regras de origem relevantes. Para reivindicar essa taxa zero, o exportador deve incluir uma declaração de origem na fatura comercial (ou num outro documento comercial que acompanhe a expedição).
O texto da declaração de origem para exportadores do Reino Unido é:
“O exportador dos produtos abrangidos por este documento declara que, salvo indicação clara em contrário, esses produtos são de origem preferencial do Reino Unido.”
Para exportadores da UE que declaram mercadorias para o Reino Unido como sendo de origem preferencial da UE, aplica-se o texto equivalente da UE.
Esta declaração não aparece na fatura automaticamente. Precisa de a adicionar deliberadamente. Se estiver em falta, o seu importador não poderá reclamar a taxa de imposto preferencial e poderá pagar impostos que não precisava de pagar.
Para expedições de maior valor acima de certos limiares, o exportador pode precisar de ser um Exportador Registado (REX) no sistema da UE para fazer a declaração. Os exportadores do Reino Unido que vendem para a UE devem verificar o limiar atual e os requisitos de registo junto do seu transitário ou da autoridade aduaneira da UE relevante.
A fatura comercial tem de estar num formulário ou modelo específico?
Não. Não existe um modelo obrigatório. Uma fatura comercial pode ser produzida na carta de apresentação da sua empresa, no seu sistema de contabilidade ou num modelo comercial padrão, desde que contenha todos os campos exigidos. Muitas empresas utilizam o seu layout de fatura de vendas padrão com campos específicos para comércio adicionados.
Quem emite a fatura comercial?
O exportador, o vendedor, emite a fatura comercial. É o seu documento a confirmar a venda. O importador recebe-o e entrega-o ao seu despachante oficial para a declaração de importação.
A fatura comercial precisa de ser assinada?
No Reino Unido, nenhuma assinatura é legalmente exigida numa fatura comercial padrão para fins aduaneiros. Mas alguns países de destino exigem uma fatura assinada ou carimbada. Alguns bancos e cartas de crédito também exigem um original assinado. Verifique os requisitos para o país de destino e qualquer método de pagamento que esteja a utilizar.
A fatura comercial e a lista de embalagem podem ser combinadas num único documento?
Em princípio, sim, algumas empresas combinam-nas. Mas os despachantes oficiais geralmente acham mais fácil trabalhar com documentos separados. Uma fatura-lista de embalagem combinada pode funcionar para expedições simples, de linha única. Para algo mais complexo, mantenha-os separados, a menos que o seu transitário aconselhe o contrário.
Em que moeda deve estar a fatura comercial?
Utilize a moeda acordada entre comprador e vendedor, tipicamente USD, EUR ou GBP no comércio do Reino Unido. A HMRC converte montantes não-GBP para GBP para avaliação de impostos utilizando a taxa de câmbio mensal da HMRC. Declare sempre claramente a moeda na fatura.
Por quanto tempo devo guardar as faturas comerciais?
A HMRC exige que guarde os registos aduaneiros, incluindo as faturas comerciais que suportam as declarações de importação, por pelo menos quatro anos a partir da data da declaração. Muitas empresas guardam-nas por seis anos para alinhar com a sua política geral de retenção de documentos ao abrigo da lei das sociedades do Reino Unido. Cópias digitais são aceitáveis.
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