Vad är en kommersiell faktura?
En kommersiell faktura är det primära dokumentet i internationell handel. Den utfärdas av säljaren till köparen och registrerar vad varorna är, hur många som såldes, vad de kostade och varifrån de kom. För tullmyndigheter i alla länder är den kommersiella fakturan utgångspunkten för att bedöma tullar, tillämpa handelspolitiska priser och besluta om varor kan godkännas.
Om du är nybörjare inom speditionskoordinering kommer en tullmäklare eller speditör att be dig om en kommersiell faktura för nästan alla internationella försändelser du hanterar. Att göra det rätt från början sparar förseningar, förhindrar felaktiga tullberäkningar och håller HMRC nöjda.
Den här artikeln täcker allt du behöver veta: vad en kommersiell faktura är, vad som måste finnas på den och var folk gör fel.
En kommersiell faktura är ett handelsdokument som registrerar en försäljning mellan en säljare och en köpare över en internationell gräns. Den utfärdas av exportören och ges till importören.
Varje land som har ett tullsystem kräver en kommersiell faktura för godsklarering. Tullmyndigheter använder den för att fastställa tre saker: vad varorna är, var de kom ifrån och vad de är värda.
Svaren på dessa tre frågor avgör hur mycket importtull och moms som tillämpas. De avgör också om några handelspolitiska preferenser kan hävdas, och om några importkontroller eller licenser utlöses.
I Storbritannien förlitar sig HMRC och Customs Declaration Service (CDS) på den kommersiella fakturan som det primära stöddokumentet för en importdeklaration. Det är inte själva deklarationen, som skickas elektroniskt via CDS, men det är dokumentet som stöder allt.
En kommersiell faktura är också ett juridiskt dokument. Den skapar en registrering av transaktionen mellan köpare och säljare. Informationen på den måste vara korrekt, konsekvent med vad som faktiskt skickades, och konsekvent med det värde som anges på tullklarationen.
Dessa två dokument förväxlas ofta, men de tjänar olika syften.
En proformafaktura utfärdas innan en försäljning har slutförts. Det är ett anbud eller en uppskattning. Den anger vad varorna kommer att kosta och på vilka villkor, men den bekräftar inte att en genomförd transaktion har ägt rum. Proformafakturor används för att komma överens om prissättning före leverans, för att öppna remburser, och ibland för tillfälliga eller provförsändelser där ingen faktisk försäljning har ägt rum.
En kommersiell faktura bekräftar en genomförd transaktion. Varor har sålts. Fakturan är faktureringsdokumentet. Det är den som tullmyndigheter vill se.
Du kan inte använda en proformafaktura istället för en kommersiell faktura på en kommersiell försändelse. Om varor har sålts och passerar en gräns behöver du en kommersiell faktura. Att använda en proforma, ibland gjort för att dölja värdet, är inte acceptabelt för HMRC och kan behandlas som ett tullbrott.
Det finns ett legitimt undantag: varor på kommission, prover eller tillfälliga exporter där ingen försäljning har ägt rum. I dessa fall kan en proforma eller en tullvärdedeklaration vara lämplig. Men för en normal kommersiell försäljning, använd alltid en kommersiell faktura.
När varor anländer till den brittiska gränsen skickar din tullmäklare in en importdeklaration via CDS. Den deklarationen inkluderar ett tullvärde, en varukod, ett ursprungsland, samt uppgifter om importör och exportör.
Alla dessa siffror kommer, direkt eller indirekt, från den kommersiella fakturan. Om fakturan är felaktig är deklarationen sannolikt också felaktig. Om deklarationen är felaktig utsätts du för:
Den kommersiella fakturan är också det dokument som en tulltjänsteman kommer att granska om varorna väljs ut för inspektion. Den måste matcha den faktiska försändelsen. En beskrivning som är vag, felaktig eller inkonsekvent med vad som finns i containern är en röd flagga.
Det finns ingen enskild universell mall för en kommersiell faktura. Men vissa fält krävs av HMRC, av tullmyndigheter i importlandet, och av god praxis.
Tabellen nedan listar varje obligatoriskt eller starkt rekommenderat fält, vad det innebär och varför det är viktigt.
| Fält | Vad Det Är | Varför Det Är Viktigt |
|---|---|---|
| Fakturanummer | En unik referens för denna faktura | Behövs på tullklarationen; kopplar samman pappersarbetet |
| Fakturadatum | Datumet då fakturan utfärdades | Avgör den tillämpliga växelkursen för tullbedömning |
| Exportörens namn och adress | Säljarens fullständiga juridiska namn och adress | Identifierar vem som skickade varorna |
| Exportörens EORI-nummer | EORI-nummer (Economic Operator Registration and Identification) | Krävs för tullklarering i Storbritannien och EU |
| Importörens namn och adress | Köparens fullständiga juridiska namn och adress | Identifierar deklaranten som ansvarar för tullklareringen |
| Importörens EORI-nummer | Köparens EORI-nummer (om tillämpligt) | Krävs på brittiska importdeklarationer; importören ansvarar för deklarationen |
| Beskrivning av varor | Tydlig, specifik beskrivning av vad varorna är | Används för att klassificera varorna och bedöma tullen – måste vara tillräckligt specifik för att en tulltjänsteman ska kunna identifiera produkten |
| HS-kod / varukod | Harmonized System-koden för varorna | Lagligt sett inte obligatoriskt på själva fakturan, men god praxis; stöder korrekt klassificering |
| Kvantitet och enhet | Antal enheter och enhetstyp (t.ex. 500 par, 200 kg) | Används för att verifiera varor mot deklarationen och packlistan |
| Styckpris | Pris per enhet i avtalad valuta | Kärningrediens för tullvärdering |
| Totalt fakturavärde | Totalt värde av försändelsen | Huvudsaklig grund för tullvärdering |
| Valuta | Den valuta i vilken transaktionen är denominerad | HMRC konverterar till GBP med HMRC:s växelkurs för månaden för inläggning |
| Ursprungsland | Var varorna tillverkades eller producerades | Avgör om preferenspriser gäller; påverkar tulltaxan |
| Incoterm | Den överenskomna handelsvillkoren (t.ex. FOB, CIF, DAP) | Avgör vilka kostnader som ingår i fakturapriset och om justeringar behövs för tullvärdering |
| Leveransvillkor / hamn | Var ansvaret för varorna överförs | Kopplat till Incoterm; hjälper mäklaren att korrekt beräkna tullvärdet |
| Betalningsvillkor | Hur och när betalning kommer att ske (t.ex. 30 dagar netto, remburs) | Kan vara relevant för värdering i transaktioner mellan närstående parter |
| Ursprungsdeklaration (för preferensanspråk) | En textdeklaration från exportören att varorna uppfyller ursprungsreglerna | Krävs för att begära preferensbaserade tullsatser enligt handelsavtal som UK-EU TCA |
Om du exporterar från Storbritannien behöver din speditör all ovanstående information för att slutföra exportdeklarationen. Om du importerar till Storbritannien kommer din tullmäklare att använda samma information för att slutföra importdeklarationen via CDS.
Varubeskrivningen är ett av de viktigaste fälten på en kommersiell faktura, och ett av de oftast felaktigt gjorda.
En beskrivning som ”reservdelar”, ”maskiner”, ”kläder” eller ”elektronik” är inte acceptabel. Den är för vag för att tullmyndigheter ska kunna klassificera varorna eller bedöma om några kontroller gäller.
En bra beskrivning talar om för tulltjänstemannen exakt vad produkten är. Det innebär att inkludera:
Till exempel: ”Herrbyxor i vävd bomull, 100 % bomull, nya” är en användbar beskrivning. ”Byxor” är det inte.
HS-koden behöver inte finnas på den kommersiella fakturan enligt brittisk lag, men det rekommenderas starkt att inkludera den. Det signalerar till tullmäklaren att du redan har identifierat korrekt klassificering, minskar risken för felklassificering och snabbar upp behandlingen. Om du inkluderar den, se till att den är korrekt. En felaktig HS-kod på fakturan som kopieras till deklarationen är ett problem, inte en genväg.
Om du är osäker på korrekt HS-kod, lämna fältet tomt istället för att gissa. Din tullmäklare kommer att klassificera varorna. Men en vag varubeskrivning gör deras jobb svårare och ökar risken för fel.
HMRC använder den kommersiella fakturan som primärt bevis på transaktionsvärdet: priset som faktiskt betalats eller ska betalas för varorna. Enligt WTO:s avtal om tullvärdering är transaktionsvärdet den föredragna metoden för att bedöma tullvärdet, och det är den metod som HMRC som standard tillämpar i nästan alla fall.
Tullvärdet är inte alltid detsamma som fakturavärdet. Det beror på den Incoterm som avtalats mellan köpare och säljare.
HMRC kräver att tullvärdet återspeglar kostnad, försäkring och frakt (CIF) till den brittiska gränsen. Det innebär priset du betalade till leverantören, plus internationella fraktkostnader, plus försäkring till den brittiska ankomsthamnen. Om din faktura är på FOB- eller ex works-basis, behöver din tullmäklare lägga till frakt- och försäkringskostnader för att nå CIF-värdet. Om din faktura redan är på CIF- eller CIP-basis till en brittisk hamn, kan fakturavärdet användas direkt.
Underfakturering är ett allvarligt brott. Underfakturering innebär att man deklarerar ett lägre värde på den kommersiella fakturan än det faktiska transaktionspriset. Detta minskar tullvärdet och därmed den tull och importmoms som ska betalas. HMRC är medveten om denna praxis. Påföljder för avsiktlig underdeklarering kan vara allvarliga, inklusive:
Detsamma gäller åt andra hållet. Om du exporterar och ditt fakturavärde inte återspeglar det verkliga kommersiella priset, skapar du en regelefterlevnadsrisk för din köpare. Du kan också ha problem med exportkontroller om varorna är kontrollerade artiklar.
HMRC kan och ifrågasätter fakturavärden som verkar låga jämfört med handelsstatistik för produktkategorin. Om du har en legitim anledning till ett lågt pris, till exempel en genuin försäljning med förlust eller varor som returneras till leverantören, se till att du kan dokumentera det.
Om du exporterar från Storbritannien till ett icke-engelskspråkigt land kan vissa destinationers tullmyndigheter kräva att den kommersiella fakturan är på deras nationella språk, eller åtminstone att en översättning inkluderas.
Kraven varierar beroende på land. Frankrike, Tyskland och andra EU-medlemsländer accepterar generellt engelska kommersiella fakturor. Men vissa länder i Asien, Mellanöstern och Sydamerika kan kräva en version på lokalt språk eller en certifierad översättning.
Om du importerar till Storbritannien kan den kommersiella fakturan vara på vilket språk som helst. Men din tullmäklare behöver förstå dess innehåll för att kunna slutföra deklarationen korrekt. Om fakturan är på ett språk de inte läser, tillhandahåll en engelsk översättning. Det finns inget officiellt krav på att den ska vara certifierad för importändamål, men noggrannhet är avgörande.
För reglerade varor, livsmedel, läkemedel eller varor som kräver specifika certifikat, kan dokumentationen behöva uppfylla striktare krav, inklusive specifika språk eller autentiserade översättningar.
Om du är osäker, fråga destinationens ambassad eller din speditör vad som förväntas. Att göra fel med språkkrav kan leda till att varor hålls vid gränsen.
Detta är de fel som uppstår oftast när du är ny inom speditionskoordinering. De flesta av dem kan undvikas.
Vag varubeskrivning. ”Diverse varor”, ”delar”, ”prover” eller ”enligt kontrakt” är inte beskrivningar. Skriv vad varorna faktiskt är i enkla termer som en tulltjänsteman kan arbeta med.
Felaktigt eller saknat ursprungsland. Ursprungslandet är där varorna tillverkades eller producerades, inte var leverantören finns, inte var beställningen gjordes. Ett brittiskt företag som köper varor från Vietnam och säljer dem vidare har varor av vietnamesiskt ursprung, inte brittiskt ursprung.
Fakturavärdet matchar inte det faktiska försäljningspriset. Oavsett om skillnaden är för hög eller för låg, skapar en avvikelse mellan fakturan och det verkliga priset ett problem med tullklarering. Använd det verkliga transaktionspriset.
Incoterm saknas eller är inkonsekvent med vad som avtalats. Om fakturan säger FOB men fraktkontraktet säger CIF, kan din tullmäklare inte beräkna korrekt tullvärde utan vidare utredning. Kom överens om Incoterm före leverans och se till att fakturan återspeglar det.
Inga EORI-nummer. Både exportören och importören behöver EORI-nummer för tullklarering i Storbritannien och EU. Om de saknas på fakturan måste tullmäklaren jaga dem, vilket orsakar förseningar.
Valuta inte angiven. Om fakturan är i USD, EUR eller annan valuta, konverterar HMRC till GBP med HMRC:s månatliga växelkurs. Mäklaren behöver veta valutan för att göra den konverteringen. Ange alltid valutan tydligt på fakturan.
Fakturadatum är felaktigt eller saknas. Fakturadatumet avgör vilken månad för växelkurs som används för konvertering. Ett saknat eller felaktigt datum skapar onödig komplexitet i deklarationen.
Flera försändelser på en faktura utan tydlig referens. Detta är inte automatiskt fel, men din tullmäklare behöver veta vilka fakturarader som hör till vilken försändelse. Om du har flera delleveranser mot en beställning, gör det tydligt vilka rader som täcks av varje försändelse.
Före den 31 december 2020 var varutransporter mellan Storbritannien och EU-medlemsstaterna interna EU-transporter. Inga tullklareringar krävdes. En leveransnota eller en försäljningsfaktura räckte för moms- och redovisningsändamål.
Sedan Brexit är Storbritannien ett tredjeland i förhållande till EU, och EU är ett tredjeland i förhållande till Storbritannien. Varje varutransport mellan Storbritannien och EU är nu en internationell handelstransaktion. Det innebär:
För företag som tidigare handlade fritt över gränsen mellan Storbritannien och EU är detta en betydande operativ förändring. Kommersiella fakturor måste nu innehålla alla fält i checklistan ovan, inklusive EORI-nummer för båda parter, en varubeskrivning som fungerar för tulländamål och korrekt Incoterm.
Preferensanspråk enligt UK-EU Trade and Cooperation Agreement (TCA)
UK-EU TCA ger noll tullar på varor som uppfyller relevanta ursprungsregler. För att begära den nollsatsen måste exportören inkludera en ursprungsdeklaration på den kommersiella fakturan (eller på ett annat handelsdokument som åtföljer försändelsen).
Texten för ursprungsdeklarationen för brittiska exportörer är:
”Exportören av de produkter som omfattas av detta dokument förklarar att dessa produkter, om inte annat tydligt anges, har ursprung enligt brittisk preferensrätt.”
För EU-exportörer som deklarerar varor till Storbritannien som ha EU-preferensursprung gäller motsvarande EU-text.
Denna deklaration visas inte automatiskt på fakturan. Du måste lägga till den medvetet. Om den saknas kan din importör inte begära den preferensbaserade tulltaxan och kan betala tull de inte behövde betala.
För högre värde försändelser över vissa tröskelvärden kan exportören behöva vara en registrerad exportör (REX) i EU-systemet för att göra deklarationen. Brittiska exportörer som säljer till EU bör verifiera aktuella tröskelvärden och registreringskrav med sin speditör eller relevant EU-tullmyndighet.
Måste den kommersiella fakturan vara på ett specifikt formulär eller mall?
Nej. Det finns ingen obligatorisk mall. En kommersiell faktura kan produceras på ditt företags brevhuvud, i ditt redovisningssystem eller på en standard handelsmall, så länge den innehåller alla nödvändiga fält. Många företag använder sin vanliga fakturamall med handels-specifika fält tillagda.
Vem utfärdar den kommersiella fakturan?
Exportören, säljaren, utfärdar den kommersiella fakturan. Det är deras dokument som bekräftar försäljningen. Importören tar emot den och lämnar över den till sin tullmäklare för importdeklarationen.
Behöver den kommersiella fakturan vara undertecknad?
I Storbritannien krävs ingen underskrift juridiskt på en standard kommersiell faktura för tulländamål. Men vissa destinationers länder kräver en signerad eller stämplad faktura. Vissa banker och remburser kräver också ett signerat original. Kontrollera kraven för destinationslandet och eventuell betalningsmetod du använder.
Kan den kommersiella fakturan och packlistan kombineras till ett enda dokument?
I princip, ja, vissa företag kombinerar dem. Men tullmäklare tycker generellt att det är lättare att arbeta med separata dokument. En kombinerad faktura-packlista kan fungera för enkla, enradiga försändelser. För allt mer komplext, håll dem separerade om inte din speditör råder dig att göra annorlunda.
Vilken valuta ska den kommersiella fakturan vara i?
Använd den valuta som avtalats mellan köpare och säljare, vanligtvis USD, EUR eller GBP i brittisk handel. HMRC konverterar belopp som inte är i GBP till GBP för tullbedömning med hjälp av HMRC:s månatliga växelkurs. Ange alltid valutan tydligt på fakturan.
Hur länge ska jag spara kommersiella fakturor?
HMRC kräver att du sparar tullhandlingar, inklusive kommersiella fakturor som stöder importdeklarationer, i minst fyra år från datumet för inläggningen. Många företag sparar dem i sex år för att överensstämma med deras allmänna policy för dokumentbevarande enligt brittisk bolagsrätt. Digitala kopior är acceptabla.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Vad är tullklarering? Tullklarering är den officiella processen att deklarera varor för HMRC när de passerar den brittiska gränsen, betala tillämplig importtull och moms, och
Din första vecka i en fraktroll och någon skickar en statusuppdatering: ”ATD bekräftad, ETA POD reviderad, fartyg i CY, MBL släppt.” Du har ingen aning
Vad är DAP? DAP, Levererad på plats, är en Incoterm där säljaren levererar varor till en namngiven destination, redo för lossning, men utan att lossa
Landningskostnad förklarad: Så beräknar du den verkliga kostnaden för att importera varor till Storbritannien Vad är landningskostnad? Landningskostnad är den totala kostnaden för att få
Vad är CPT? Carriage Paid To (CPT) är en Incoterms 2020-regel som gäller för alla transportslag. Säljaren betalar fraktkostnaden till en angiven destinationsort, men risken
Cost, Insurance and Freight (CIF) Förklarad: En Brittisk Guide Vad är CIF? Cost, Insurance and Freight (CIF) är en Incoterm där säljaren betalar för havstransport