Ce este o factură comercială?
O factură comercială este documentul principal în comerțul internațional. Este emisă de vânzător către cumpărător și înregistrează ce sunt bunurile, câte au fost vândute, cât au costat și de unde provin. Pentru autoritățile vamale din fiecare țară, factura comercială este punctul de plecare pentru evaluarea taxelor vamale, aplicarea tarifelor din acordurile comerciale și decizia dacă bunurile pot fi eliberate.
Dacă sunteți la început de drum în coordonarea transporturilor, un broker vamal sau un expedietor vă va solicita o factură comercială la aproape fiecare transport internațional pe care îl gestionați. Obținerea corectă de la început economisește întârzieri, previne calculele greșite ale taxelor vamale și menține o relație bună cu HMRC.
Acest articol acoperă tot ce trebuie să știți: ce este o factură comercială, ce trebuie să conțină și unde greșesc oamenii.
O factură comercială este un document comercial care înregistrează o vânzare între un vânzător și un cumpărător peste o graniță internațională. Este emisă de exportator și trimisă importatorului.
Fiecare țară care operează un regim vamal necesită o factură comercială pentru eliberarea bunurilor. Autoritățile vamale o folosesc pentru a stabili trei lucruri: ce sunt bunurile, de unde provin și cât valorează.
Răspunsurile la aceste trei întrebări determină cât de mult se aplică taxele de import și TVA-ul. De asemenea, determină dacă se poate revendica orice preferință comercială și dacă se declanșează anumite controale sau licențe de import.
În Marea Britanie, HMRC și Serviciul de Declarații Vamale (CDS) se bazează pe factura comercială ca principală dovadă de suport pentru o declarație de import. Nu este declarația în sine, care se transmite electronic prin CDS, ci este documentul care susține totul.
O factură comercială este, de asemenea, un document legal. Creează o înregistrare a tranzacției dintre cumpărător și vânzător. Informațiile de pe ea trebuie să fie exacte, consecvente cu ceea ce a fost de fapt expediat și consecvente cu valoarea care apare pe declarația vamală.
Aceste două documente sunt adesea confundate, dar servesc scopuri diferite.
O factură proforma este emisă înainte ca o vânzare să fie finalizată. Este o ofertă sau o estimare. Stabilește cât vor costa bunurile și în ce condiții, dar nu confirmă că a avut loc o tranzacție finalizată. Facturile proforma sunt utilizate pentru a agrea prețurile înainte de expediere, pentru a deschide scrisori de credit și, uneori, pentru transporturi temporare sau de mostre unde nu a avut loc nicio vânzare reală.
O factură comercială confirmă o tranzacție finalizată. Bunurile au fost vândute. Factura este documentul de facturare. Este cea pe care autoritățile vamale doresc să o vadă.
Nu puteți utiliza o factură proforma în locul unei facturi comerciale pentru un transport comercial. Dacă bunurile au fost vândute și trec peste o graniță, aveți nevoie de o factură comercială. Utilizarea unei facturi proforma, uneori făcută pentru a ascunde valoarea, nu este acceptabilă pentru HMRC și poate fi tratată ca o infracțiune vamală.
Există o excepție legitimă: bunuri pe consignație, mostre sau exporturi temporare unde nu a avut loc o vânzare. În aceste cazuri, o factură proforma sau o declarație de valoare vamală poate fi adecvată. Dar pentru o vânzare comercială normală, folosiți întotdeauna o factură comercială.
Când bunurile ajung la granița din Marea Britanie, brokerul dvs. vamal depune o declarație de import prin CDS. Această declarație include o valoare vamală, un cod de marfă, o țară de origine și detalii despre importator și exportator.
Fiecare dintre aceste cifre provine, direct sau indirect, din factura comercială. Dacă factura este greșită, este probabil ca și declarația să fie greșită. Dacă declarația este greșită, sunteți expus la:
Factura comercială este, de asemenea, documentul pe care un ofițer vamal îl va examina dacă bunurile sunt selectate pentru inspecție. Trebuie să corespundă cu expedierea efectivă. O descriere vagă, inexactă sau inconsecventă cu ceea ce se află în container este un semnal de alarmă.
Nu există un singur șablon universal pentru o factură comercială. Dar anumite câmpuri sunt necesare de către HMRC, de către autoritățile vamale din țara importatoare și prin bună practică.
Tabelul de mai jos listează fiecare câmp necesar sau puternic recomandat, ce înseamnă și de ce este important.
| Câmp | Ce Este | De Ce Este Important |
|---|---|---|
| Numărul facturii | O referință unică pentru această factură | Necesar pe declarația vamală; leagă documentele între ele |
| Data facturii | Data la care a fost emisă factura | Determină cursul de schimb aplicabil pentru evaluarea taxelor vamale |
| Numele și adresa exportatorului | Numele legal complet și adresa vânzătorului | Identifică cine a expediat bunurile |
| Numărul EORI al exportatorului | Numărul de Înregistrare și Identificare a Operatorului Economic | Necesar pentru declarațiile vamale în Marea Britanie și UE |
| Numele și adresa importatorului | Numele legal complet și adresa cumpărătorului | Identifică declarantul responsabil pentru intrarea vamală |
| Numărul EORI al importatorului | Numărul EORI al cumpărătorului (dacă este cazul) | Necesar pe declarațiile de import din Marea Britanie; importatorul este responsabil pentru intrare |
| Descrierea bunurilor | Descriere clară și specifică a ceea ce sunt bunurile | Folosit pentru clasificarea bunurilor și evaluarea taxelor vamale – trebuie să fie suficient de specifică pentru ca un ofițer vamal să poată identifica produsul |
| Codul HS / codul de marfă | Codul Sistemului Armonizat pentru bunuri | Nu este legal necesar pe factură în sine, dar este o bună practică; susține clasificarea corectă |
| Cantitate și unitate | Numărul de unități și tipul unității (ex: 500 perechi, 200 kg) | Folosit pentru a verifica bunurile în comparație cu declarația și lista de ambalare |
| Prețul unitar | Prețul pe unitate în moneda convenită | Intrarea principală pentru evaluarea vamală |
| Valoarea totală a facturii | Valoarea totală a expediției | Baza principală pentru evaluarea vamală |
| Moneda | Moneda în care este denominată tranzacția | HMRC convertește în GBP folosind cursul de schimb al HMRC pentru luna intrării |
| Țara de origine | Unde au fost fabricate sau produse bunurile | Determină dacă se aplică tarife preferențiale; afectează rata taxelor vamale |
| Incoterm | Termenul comercial convenit (ex: FOB, CIF, DAP) | Determină ce costuri sunt incluse în prețul facturii și dacă sunt necesare ajustări pentru evaluarea vamală |
| Termeni de livrare / port | Unde se transferă responsabilitatea pentru bunuri | Legat de incoterm; ajută brokerul să calculeze corect valoarea vamală |
| Termeni de plată | Cum și când se va efectua plata (ex: 30 zile net, scrisoare de credit) | Poate fi relevant pentru evaluare în tranzacții între părți afiliate |
| Declarație de origine (pentru revendicări de preferință) | O declarație text de către exportator că bunurile respectă regulile de origine | Necesară pentru a revendica tarife vamale preferențiale în cadrul acordurilor comerciale precum UK-EU TCA |
Dacă exportați din Marea Britanie, expedietorul dvs. va avea nevoie de toate cele de mai sus pentru a completa declarația de export. Dacă importați în Marea Britanie, brokerul dvs. vamal va folosi aceleași informații pentru a completa intrarea de import prin CDS.
Descrierea bunurilor este unul dintre cele mai importante câmpuri de pe o factură comercială și unul dintre cele mai frecvent greșit realizate.
O descriere precum „piese de schimb”, „utilaje”, „îmbrăcăminte” sau „electronice” nu este acceptabilă. Este prea vagă pentru ca autoritățile vamale să clasifice bunurile sau să evalueze dacă se aplică controale.
O descriere bună îi spune ofițerului vamal exact ce este produsul. Aceasta înseamnă includerea:
De exemplu: „Pantaloni din bumbac țesut pentru bărbați, 100% bumbac, noi” este o descriere utilizabilă. „Pantaloni” nu este.
Codul HS nu trebuie să apară pe factura comercială conform legii din Marea Britanie, dar includerea sa este puternic recomandată. Semnalează brokerului vamal că ați identificat deja clasificarea corectă, reduce șansa de clasificare greșită și accelerează procesarea. Dacă îl includeți, asigurați-vă că este corect. Un cod HS greșit pe factură, care este copiat pe declarație, este o problemă, nu o scurtătură.
Dacă nu sunteți sigur de codul HS corect, lăsați câmpul gol, mai degrabă decât să ghiciți. Brokerul dvs. vamal va clasifica bunurile. Dar o descriere vagă a bunurilor îi face munca mai grea și crește riscul de eroare.
HMRC folosește factura comercială ca dovadă principală a valorii tranzacției: prețul efectiv plătit sau plătibil pentru bunuri. Conform Acordului OMC privind Evaluarea Vamală, valoarea tranzacției este metoda preferată pentru evaluarea valorii vamale și este metoda la care HMRC recurge în aproape toate cazurile.
Valoarea vamală nu este întotdeauna aceeași cu valoarea facturii. Depinde de incotermul convenit între cumpărător și vânzător.
HMRC necesită ca valoarea vamală să reflecte costul, asigurarea și transportul (CIF) până la granița din Marea Britanie. Aceasta înseamnă prețul pe care l-ați plătit furnizorului, plus costurile de transport internațional, plus asigurarea până la portul de intrare din Marea Britanie. Dacă factura dvs. este pe o bază FOB sau ex-works, brokerul dvs. vamal trebuie să adauge costurile de transport și asigurare pentru a ajunge la valoarea CIF. Dacă factura dvs. este deja pe o bază CIF sau CIP către un port din Marea Britanie, valoarea facturii poate fi utilizată direct.
Subfacturarea este o infracțiune gravă. Subfacturarea înseamnă declararea unei valori mai mici pe factura comercială decât prețul real al tranzacției. Aceasta reduce valoarea vamală și, prin urmare, taxele vamale și TVA-ul la import plătibile. HMRC este conștient de această practică. Sancțiunile pentru subevaluarea deliberată pot fi severe, inclusiv:
Același lucru se aplică și invers. Dacă exportați și valoarea facturii dvs. nu reflectă prețul comercial real, creați un risc de conformitate pentru cumpărătorul dvs. De asemenea, puteți avea o problemă în conformitate cu controalele la export dacă bunurile sunt articole controlate.
HMRC poate contesta și contestă valorile facturilor care par scăzute în comparație cu statisticile comerciale pentru categoria de produse. Dacă aveți un motiv legitim pentru un preț scăzut, cum ar fi o vânzare reală în pierdere sau bunuri returnate furnizorului, asigurați-vă că puteți documenta acest lucru.
Dacă exportați din Marea Britanie către o țară non-vorbitoare de limbă engleză, unele autorități vamale din țara de destinație ar putea solicita ca factura comercială să fie în limba lor națională sau cel puțin să includă o traducere.
Cerințele variază în funcție de țară. Franța, Germania și alte state membre ale UE acceptă în general facturi comerciale în limba engleză. Dar unele țări din Asia, Orientul Mijlociu și America de Sud ar putea necesita o versiune în limba locală sau o traducere certificată.
Dacă importați în Marea Britanie, factura comercială poate fi în orice limbă. Dar brokerul dvs. vamal trebuie să înțeleagă conținutul acesteia pentru a completa declarația corect. Dacă factura este într-o limbă pe care nu o citesc, oferiți o traducere în limba engleză. Nu există o cerință oficială ca aceasta să fie certificată pentru scopuri de import, dar acuratețea este esențială.
Pentru bunurile reglementate, produsele alimentare, farmaceuticele sau bunurile care necesită certificate specifice, documentația ar putea trebui să îndeplinească cerințe mai stricte, inclusiv limbi specifice sau traduceri autentificate.
Când aveți îndoieli, întrebați ambasada țării de destinație sau expedietorul dvs. ce se așteaptă. Greșirea cerințelor lingvistice poate bloca bunurile la graniță.
Acestea sunt erorile care apar cel mai des atunci când sunteți nou în coordonarea transporturilor. Majoritatea dintre ele pot fi evitate.
Descriere vagă a bunurilor. „Marfă generală”, „piese”, „mostre” sau „conform contractului” nu sunt descrieri. Scrieți ce sunt bunurile în termeni clari cu care un ofițer vamal poate lucra.
Țară de origine greșită sau lipsă. Țara de origine este locul unde bunurile au fost fabricate sau produse, nu unde este stabilit furnizorul, nu unde a fost plasată comanda. O companie din Marea Britanie care achiziționează bunuri din Vietnam și le revinde are bunuri de origine vietnameză, nu de origine britanică.
Valoarea facturii nu corespunde prețului real de vânzare. Fie că discrepanța este prea mare sau prea mică, o nepotrivire între factură și prețul real creează o problemă de conformitate vamală. Folosiți prețul real de tranzacție.
Incotermul lipsește sau este inconsistent cu ceea ce a fost convenit. Dacă factura menționează FOB, dar contractul de transport menționează CIF, brokerul dvs. vamal nu poate calcula valoarea vamală corectă fără o investigație suplimentară. Agreeați incotermul înainte de expediere și asigurați-vă că factura îl reflectă.
Numere EORI lipsă. Atât exportatorul, cât și importatorul au nevoie de numere EORI pentru declarațiile vamale din Marea Britanie și UE. Dacă acestea lipsesc de pe factură, brokerul vamal va trebui să le urmărească, ceea ce cauzează întârzieri.
Moneda nu este specificată. Dacă factura este în USD, EUR sau altă monedă, HMRC o convertește în GBP folosind cursul de schimb lunar al HMRC. Brokerul are nevoie să cunoască moneda pentru a efectua acea conversie. Specificați întotdeauna clar pe factură.
Data facturii este greșită sau lipsește. Data facturii determină luna cursului de schimb folosită pentru conversie. O dată lipsă sau greșită creează o complexitate inutilă la intrare.
Expedieri multiple pe o singură factură fără referințe clare. Acest lucru nu este greșit în mod automat, dar brokerul dvs. vamal trebuie să știe ce linii din factură corespund fiecărei expedieri. Dacă aveți mai multe expediții parțiale pe o singură comandă, faceți clar ce linii sunt acoperite de fiecare mișcare.
Înainte de 31 decembrie 2020, bunurile care circulau între Marea Britanie și statele membre ale UE erau mișcări intra-UE. Nu erau necesare declarații vamale. Un aviz de livrare sau o factură de vânzare era suficient pentru TVA și înregistrările contabile.
De la Brexit, Marea Britanie este o țară terță în raport cu UE, iar UE este o țară terță în raport cu Marea Britanie. Fiecare mișcare de bunuri între Marea Britanie și UE este acum o tranzacție comercială internațională. Aceasta înseamnă:
Pentru afacerile care anterior tranzacționau liber peste granița UK-UE, aceasta este o schimbare operațională semnificativă. Facturile comerciale trebuie acum să includă toate câmpurile din lista de verificare de mai sus, inclusiv numerele EORI pentru ambele părți, o descriere a bunurilor care funcționează în scopuri vamale și incotermul corect.
Revendicarea preferinței în cadrul Acordului de Comerț și Cooperare UK-UE (TCA)
TCA UK-UE prevede tarife zero pentru bunurile care respectă regulile de origine relevante. Pentru a revendica acel tarif zero, exportatorul trebuie să includă o declarație de origine pe factura comercială (sau pe un alt document comercial care însoțește expedierea).
Textul declarației de origine pentru exportatorii din Marea Britanie este:
„Exportatorul produselor acoperite de acest document declară că, cu excepția cazului în care se indică altfel, aceste produse sunt de origine preferențială din Marea Britanie.”
Pentru exportatorii din UE care declară bunuri destinate Marii Britanii ca având origine preferențială UE, se aplică textul echivalent din UE.
Această declarație nu apare pe factură automat. Trebuie să o adăugați deliberat. Dacă lipsește, importatorul dvs. nu poate revendica tariful preferențial și ar putea plăti taxe pe care nu trebuia să le plătească.
Pentru expedierile de valoare mai mare peste anumite praguri, exportatorul ar putea avea nevoie să fie un Exportator Înregistrat (REX) în sistemul UE pentru a face declarația. Exportatorii din Marea Britanie care vând către UE ar trebui să verifice pragul curent și cerințele de înregistrare cu expedietorul lor sau cu autoritatea vamală relevantă din UE.
Factura comercială trebuie să fie pe un formular sau șablon specific?
Nu. Nu există un șablon mandat. O factură comercială poate fi produsă pe antetul companiei dvs., în sistemul dvs. contabil sau pe un șablon comercial standard, atâta timp cât conține toate câmpurile necesare. Multe companii folosesc aspectul facturii lor standard de vânzare cu câmpuri specifice comerțului adăugate.
Cine emite factura comercială?
Exportatorul, vânzătorul, emite factura comercială. Este documentul lor care confirmă vânzarea. Importatorul o primește și o transmite brokerului său vamal pentru declarația de import.
Factura comercială trebuie semnată?
În Marea Britanie, nu este necesară nicio semnătură legală pe o factură comercială standard în scopuri vamale. Dar unele țări de destinație necesită o factură semnată sau ștampilată. Unele bănci și scrisori de credit necesită, de asemenea, un original semnat. Verificați cerințele pentru țara de destinație și orice metodă de plată pe care o utilizați.
Factura comercială și lista de ambalare pot fi combinate într-un singur document?
În principiu, da, unele companii le combină. Dar brokerii vamali găsesc, în general, mai ușor să lucreze cu documente separate. O factură-listă de ambalare combinată poate funcționa pentru expedieri simple, cu o singură linie. Pentru orice mai complex, păstrați-le separat, cu excepția cazului în care expedietorul dvs. vă sfătuiește altfel.
În ce monedă ar trebui să fie factura comercială?
Folosiți moneda convenită între cumpărător și vânzător, de obicei USD, EUR sau GBP în comerțul din Marea Britanie. HMRC convertește sumele non-GBP în GBP pentru evaluarea taxelor vamale folosind cursul de schimb lunar al HMRC. Specificați întotdeauna clar moneda pe factură.
Cât timp ar trebui să păstrez facturile comerciale?
HMRC vă cere să păstrați înregistrările vamale, inclusiv facturile comerciale care susțin declarațiile de import, timp de cel puțin patru ani de la data intrării. Multe companii le păstrează timp de șase ani pentru a se alinia cu politica lor generală de retenție a documentelor conform legii societăților comerciale din Marea Britanie. Copiile digitale sunt acceptate.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Dacă sunteți nou în domeniul expedierii și tocmai ați descoperit că bunurile dumneavoastră ar putea fi clasificate ca periculoase, nu vă panicați. Acest articol explică
Ce sunt regulile de origine? Regulile de origine sunt criteriile utilizate în comerțul internațional pentru a determina „naționalitatea economică” a mărfurilor, cu alte cuvinte, din
Ce este DAP? DAP, Delivered at Place (Livrat la Locul Indicat), este un Incoterm conform căruia vânzătorul livrează bunurile la un loc de destinație numit,
Transport Maritim LCL Explicat: Ghidul Complet pentru Încărcături Mai Mici decât un Container Ce este LCL? LCL (Less than Container Load) este un tip de
Ce este certificarea AEO? AEO, Operator Economic Autorizat, este un statut de „comerciant de încredere” acordat de HMRC. Arată că afacerea dvs. a fost auditată
Ce este o factură comercială? O factură comercială este documentul principal în comerțul internațional. Este emisă de vânzător către cumpărător și înregistrează ce sunt bunurile,