O que é uma fatura comercial?
Uma fatura comercial é o documento principal no comércio internacional. É emitida pelo vendedor ao comprador e registra quais são os bens, quantos foram vendidos, quanto custaram e de onde vieram. Para as autoridades alfandegárias de todos os países, a fatura comercial é o ponto de partida para a avaliação de impostos, a aplicação de taxas de acordos comerciais e a decisão sobre se os bens podem ser liberados.
Se você está começando na coordenação de embarques, um despachante aduaneiro ou agente de cargas solicitará uma fatura comercial em quase todos os embarques internacionais que você gerenciar. Fazer isso corretamente desde o início economiza atrasos, evita cálculos incorretos de impostos e mantém a HMRC do seu lado.
Este artigo cobre tudo o que você precisa saber: o que é uma fatura comercial, o que deve constar nela e onde as pessoas erram.
Uma fatura comercial é um documento comercial que registra uma venda entre um vendedor e um comprador através de uma fronteira internacional. É emitida pelo exportador e entregue ao importador.
Todos os países que operam um regime alfandegário exigem uma fatura comercial para a liberação de mercadorias. As autoridades alfandegárias a utilizam para estabelecer três coisas: o que são os bens, de onde vieram e qual o seu valor.
As respostas a essas três perguntas determinam quanto imposto de importação e IVA se aplica. Elas também determinam se alguma preferência de acordo comercial pode ser reivindicada e se algum controle ou licença de importação é acionado.
No Reino Unido, a HMRC e o Customs Declaration Service (CDS) confiam na fatura comercial como a principal prova de suporte para uma declaração de importação. Não é a declaração em si, que é submetida eletronicamente através do CDS, mas é o documento que respalda tudo.
Uma fatura comercial é também um documento legal. Ela cria um registro da transação entre comprador e vendedor. As informações nela contidas precisam ser precisas, consistentes com o que foi realmente enviado e consistentes com o valor que aparece na declaração alfandegária.
Esses dois documentos são frequentemente confundidos, mas servem a propósitos diferentes.
Uma fatura proforma é emitida antes que uma venda seja finalizada. É uma cotação ou estimativa. Ela estabelece quanto custarão os bens e em quais termos, mas não confirma que uma transação completa ocorreu. Faturas proforma são usadas para acordar preços antes do embarque, para abrir cartas de crédito e, às vezes, para embarques temporários ou de amostras onde nenhuma venda real ocorreu.
Uma fatura comercial confirma uma transação concluída. Os bens foram vendidos. A fatura é o documento de faturamento. É o que as autoridades alfandegárias querem ver.
Você não pode usar uma fatura proforma em vez de uma fatura comercial em um embarque comercial. Se os bens foram vendidos e estão cruzando uma fronteira, você precisa de uma fatura comercial. Usar uma proforma, às vezes feito para obscurecer o valor, não é aceitável para a HMRC e pode ser tratado como um delito aduaneiro.
Há uma exceção legítima: bens em consignação, amostras ou exportações temporárias onde nenhuma venda ocorreu. Nesses casos, uma proforma ou uma declaração de valor aduaneiro pode ser apropriada. Mas para uma venda comercial normal, sempre use uma fatura comercial.
Quando as mercadorias chegam à fronteira do Reino Unido, seu despachante aduaneiro submete uma declaração de importação através do CDS. Essa declaração inclui um valor aduaneiro, um código de mercadoria, um país de origem e detalhes do importador e exportador.
Cada um desses números vem, direta ou indiretamente, da fatura comercial. Se a fatura estiver errada, a declaração provavelmente estará errada também. Se a declaração estiver errada, você estará exposto a:
A fatura comercial é também o documento que um oficial da alfândega examinará se os bens forem selecionados para inspeção. Ela precisa corresponder ao embarque real. Uma descrição vaga, imprecisa ou inconsistente com o que está no contêiner é um sinal de alerta.
Não existe um modelo universal único para uma fatura comercial. Mas certos campos são exigidos pela HMRC, pelas autoridades alfandegárias do país importador e por boas práticas.
A tabela abaixo lista cada campo exigido ou fortemente recomendado, o que ele significa e por que é importante.
| Campo | O que é | Por que é Importante |
|---|---|---|
| Número da fatura | Uma referência única para esta fatura | Necessário na declaração alfandegária; liga a papelada |
| Data da fatura | A data em que a fatura foi emitida | Determina a taxa de câmbio aplicável para avaliação de impostos |
| Nome e endereço do exportador | Nome legal completo e endereço do vendedor | Identifica quem enviou os bens |
| Número EORI do exportador | Registro e Identificação do Operador Econômico | Necessário para declarações alfandegárias no Reino Unido e na UE |
| Nome e endereço do importador | Nome legal completo e endereço do comprador | Identifica o declarante responsável pela entrada alfandegária |
| Número EORI do importador | O EORI do comprador (se aplicável) | Necessário nas declarações de importação do Reino Unido; o importador é responsável pela entrada |
| Descrição dos bens | Descrição clara e específica do que são os bens | Usado para classificar os bens e avaliar impostos — deve ser específico o suficiente para um oficial da alfândega identificar o produto |
| Código HS / Código de mercadoria | O código do Sistema Harmonizado para os bens | Não legalmente exigido na fatura em si, mas é uma boa prática; suporta classificação precisa |
| Quantidade e unidade | Número de unidades e o tipo de unidade (ex: 500 pares, 200 kg) | Usado para verificar os bens contra a declaração e a lista de embalagem |
| Preço unitário | Preço por unidade na moeda acordada | Entrada principal para valoração aduaneira |
| Valor total da fatura | Valor total do embarque | Base principal para valoração aduaneira |
| Moeda | A moeda em que a transação é denominada | A HMRC converte para GBP usando a taxa de câmbio da HMRC para o mês de entrada |
| País de origem | Onde os bens foram fabricados ou produzidos | Determina se as taxas de preferência se aplicam; afeta a taxa de imposto |
| Incoterm | O termo comercial acordado (ex: FOB, CIF, DAP) | Determina quais custos estão incluídos no preço da fatura e se são necessários ajustes para valoração aduaneira |
| Termos de entrega / porto | Onde a responsabilidade pelos bens é transferida | Vinculado ao incoterm; ajuda o despachante a calcular o valor aduaneiro corretamente |
| Termos de pagamento | Como e quando o pagamento será feito (ex: 30 dias líquido, carta de crédito) | Pode ser relevante para a valoração em transações entre partes relacionadas |
| Declaração de origem (para reivindicações de preferência) | Uma declaração em texto do exportador de que os bens atendem às regras de origem | Necessário para reivindicar taxas de impostos preferenciais sob acordos comerciais como o UK-EU TCA |
Se você está exportando do Reino Unido, seu agente de cargas precisará de todas as informações acima para completar a declaração de exportação. Se você está importando para o Reino Unido, seu despachante aduaneiro usará as mesmas informações para completar a entrada de importação através do CDS.
A descrição dos bens é um dos campos mais importantes em uma fatura comercial e um dos que mais frequentemente são feitos de forma inadequada.
Uma descrição como “peças de reposição”, “máquinas”, “roupas” ou “eletrônicos” não é aceitável. É muito vaga para que as autoridades alfandegárias classifiquem os bens ou avaliem se algum controle se aplica.
Uma boa descrição informa ao oficial da alfândega exatamente o que o produto é. Isso significa incluir:
Por exemplo: “Calças masculinas de sarja de algodão, 100% algodão, novas” é uma descrição utilizável. “Calças” não é.
O código HS não precisa constar na fatura comercial sob a lei do Reino Unido, mas incluí-lo é fortemente recomendado. Ele sinaliza ao despachante aduaneiro que você já identificou a classificação correta, reduz a chance de classificação incorreta e acelera o processamento. Se você o incluir, certifique-se de que esteja correto. Um código HS incorreto na fatura que é copiado para a declaração é um problema, não um atalho.
Se você não tem certeza do código HS correto, deixe o campo em branco em vez de adivinhar. Seu despachante aduaneiro classificará os bens. Mas uma descrição vaga dos bens torna o trabalho dele mais difícil e aumenta o risco de erros.
A HMRC usa a fatura comercial como a principal evidência do valor da transação: o preço efetivamente pago ou a pagar pelos bens. Sob o Acordo de Valoração Aduaneira da OMC, o valor da transação é o método preferido para avaliar o valor aduaneiro, e é o método que a HMRC usa por padrão em quase todos os casos.
O valor aduaneiro nem sempre é o mesmo que o valor da fatura. Depende do Incoterm acordado entre comprador e vendedor.
A HMRC exige que o valor aduaneiro reflita o custo, seguro e frete (CIF) até a fronteira do Reino Unido. Isso significa o preço que você pagou ao fornecedor, mais os custos de frete internacional, mais o seguro até o porto de entrada no Reino Unido. Se sua fatura estiver em base FOB ou ex-works, seu despachante aduaneiro precisará adicionar os custos de frete e seguro para chegar ao valor CIF. Se sua fatura já estiver em base CIF ou CIP para um porto do Reino Unido, o valor da fatura poderá ser usado diretamente.
A subfaturação é uma infração grave. Subfaturação significa declarar um valor inferior na fatura comercial do que o preço real da transação. Isso reduz o valor aduaneiro e, portanto, os impostos e o IVA de importação devidos. A HMRC está ciente dessa prática. Penalidades por subvaloração deliberada podem ser severas, incluindo:
O mesmo se aplica na outra direção. Se você está exportando e o valor da sua fatura não reflete o preço comercial real, você está criando um risco de conformidade para o seu comprador. Você também pode ter um problema sob os controles de exportação se os bens forem itens controlados.
A HMRC pode e questiona valores de faturas que parecem baixos em comparação com as estatísticas comerciais para a categoria do produto. Se você tiver um motivo legítimo para um preço baixo, como uma venda genuína com prejuízo ou bens sendo devolvidos ao fornecedor, certifique-se de que possa documentá-lo.
Se você está exportando do Reino Unido para um país não falante de inglês, algumas autoridades alfandegárias de destino podem exigir que a fatura comercial esteja em seu idioma nacional, ou pelo menos que inclua uma tradução.
Os requisitos variam por país. França, Alemanha e outros estados membros da UE geralmente aceitam faturas comerciais em inglês. Mas alguns países na Ásia, Oriente Médio e América do Sul podem exigir uma versão no idioma local ou uma tradução certificada.
Se você está importando para o Reino Unido, a fatura comercial pode ser em qualquer idioma. Mas seu despachante aduaneiro precisa entender seu conteúdo para preencher a declaração com precisão. Se a fatura estiver em um idioma que eles não leem, forneça uma tradução em inglês. Não há exigência oficial de que seja certificada para fins de importação, mas a precisão é essencial.
Para bens regulamentados, produtos alimentícios, produtos farmacêuticos ou bens que requerem certificados específicos, a documentação pode precisar atender a requisitos mais rigorosos, incluindo idiomas específicos ou traduções autenticadas.
Em caso de dúvida, pergunte à embaixada do país de destino ou ao seu agente de cargas o que é esperado. Errar nos requisitos de idioma pode reter mercadorias na fronteira.
Estes são os erros que surgem com mais frequência quando você é novo na coordenação de embarques. A maioria deles é evitável.
Descrição vaga dos bens. “Mercadorias em geral”, “peças”, “amostras” ou “conforme contrato” não são descrições. Escreva o que os bens realmente são em termos claros com os quais um oficial da alfândega possa trabalhar.
País de origem incorreto ou ausente. O país de origem é onde os bens foram fabricados ou produzidos, não onde o fornecedor está sediado, não onde o pedido foi feito. Uma empresa do Reino Unido que adquire bens do Vietnã e os revende tem bens de origem vietnamita, não de origem do Reino Unido.
Valor da fatura não corresponde ao preço de venda real. Seja a discrepância muito alta ou muito baixa, uma inconsistência entre a fatura e o preço real cria um problema de conformidade aduaneira. Use o preço real da transação.
Incoterm ausente ou inconsistente com o que foi acordado. Se a fatura diz FOB, mas o contrato de frete diz CIF, seu despachante aduaneiro não poderá calcular o valor aduaneiro correto sem mais investigações. Concorde com o Incoterm antes do embarque e certifique-se de que a fatura o reflita.
Falta de números EORI. Tanto o exportador quanto o importador precisam de números EORI para declarações alfandegárias do Reino Unido e da UE. Se eles estiverem ausentes na fatura, o despachante aduaneiro terá que procurá-los, o que causa atrasos.
Moeda não declarada. Se a fatura estiver em USD, EUR ou outra moeda, a HMRC converte para GBP usando a taxa de câmbio mensal da HMRC. O despachante precisa saber a moeda para fazer essa conversão. Sempre declare-a claramente na fatura.
Data da fatura incorreta ou ausente. A data da fatura determina o mês da taxa de câmbio usada para a conversão. Uma data ausente ou incorreta cria complexidade desnecessária na entrada.
Múltiplos embarques em uma fatura sem referência clara. Isso não está automaticamente errado, mas seu despachante aduaneiro precisa saber a quais linhas da fatura se referem a cada embarque. Se você tiver múltiplos embarques parciais contra um único pedido, deixe claro quais linhas são cobertas por cada movimento.
Antes de 31 de dezembro de 2020, as mercadorias que transitavam entre o Reino Unido e os estados membros da UE eram movimentos intra-UE. Nenhuma declaração alfandegária era exigida. Uma nota de entrega ou fatura de venda era suficiente para fins de IVA e contabilidade.
Desde o Brexit, o Reino Unido é um país terceiro em relação à UE, e a UE é um país terceiro em relação ao Reino Unido. Cada movimento de mercadorias entre o Reino Unido e a UE é agora uma transação de comércio internacional. Isso significa que:
Para empresas que anteriormente negociavam livremente através da fronteira Reino Unido-UE, esta é uma mudança operacional significativa. As faturas comerciais agora precisam incluir todos os campos da lista de verificação acima, incluindo os números EORI de ambas as partes, uma descrição dos bens que funcione para fins alfandegários e o Incoterm correto.
Reivindicando preferência sob o Acordo de Comércio e Cooperação Reino Unido-UE (TCA)
O TCA Reino Unido-UE prevê tarifa zero para mercadorias que atendem às regras de origem relevantes. Para reivindicar essa taxa zero, o exportador deve incluir uma declaração de origem na fatura comercial (ou em outro documento comercial que acompanhe o embarque).
A redação da declaração de origem para exportadores do Reino Unido é:
“O exportador dos produtos cobertos por este documento declara que, exceto onde de outra forma claramente indicado, estes produtos são de origem preferencial do Reino Unido.”
Para exportadores da UE declarando mercadorias para o Reino Unido como sendo de origem preferencial da UE, a redação equivalente da UE se aplica.
Esta declaração não aparece na fatura automaticamente. Você precisa adicioná-la deliberadamente. Se ela estiver ausente, seu importador não poderá reivindicar a taxa de imposto preferencial e poderá pagar impostos que não precisava pagar.
Para remessas de maior valor acima de determinados limites, o exportador pode precisar ser um Exportador Registrado (REX) no sistema da UE para fazer a declaração. Exportadores do Reino Unido que vendem para a UE devem verificar o limite atual e os requisitos de registro com seu agente de cargas ou a autoridade alfandegária da UE relevante.
A fatura comercial tem que ser em um formulário ou modelo específico?
Não. Não há um modelo obrigatório. Uma fatura comercial pode ser produzida no papel timbrado de sua empresa, em seu sistema de contabilidade ou em um modelo comercial padrão, desde que contenha todos os campos exigidos. Muitas empresas usam o layout de sua fatura de vendas padrão com campos específicos para comércio adicionados.
Quem emite a fatura comercial?
O exportador, o vendedor, emite a fatura comercial. É o documento dele confirmando a venda. O importador o recebe e o repassa ao seu despachante aduaneiro para a entrada alfandegária.
A fatura comercial precisa ser assinada?
No Reino Unido, nenhuma assinatura é legalmente exigida em uma fatura comercial padrão para fins alfandegários. Mas alguns países de destino exigem uma fatura assinada ou carimbada. Alguns bancos e cartas de crédito também exigem um original assinado. Verifique os requisitos para o país de destino e qualquer método de pagamento que você esteja usando.
A fatura comercial e a lista de embalagem podem ser combinadas em um único documento?
Em princípio, sim, algumas empresas as combinam. Mas despachantes aduaneiros geralmente acham mais fácil trabalhar com documentos separados. Uma fatura-lista de embalagem combinada pode funcionar para remessas simples, de linha única. Para algo mais complexo, mantenha-as separadas, a menos que seu agente de cargas aconselhe o contrário.
Em que moeda a fatura comercial deve estar?
Use a moeda acordada entre comprador e vendedor, tipicamente USD, EUR ou GBP no comércio do Reino Unido. A HMRC converte valores não-GBP para GBP para avaliação de impostos usando a taxa de câmbio mensal da HMRC. Sempre declare a moeda claramente na fatura.
Por quanto tempo devo manter as faturas comerciais?
A HMRC exige que você mantenha registros alfandegários, incluindo faturas comerciais que suportam declarações de importação, por pelo menos quatro anos a partir da data da entrada. Muitas empresas as mantêm por seis anos para alinhar com sua política geral de retenção de documentos sob a lei de empresas do Reino Unido. Cópias digitais são aceitáveis.
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