Cos’è una lista di imballaggio? Una lista di imballaggio è un documento di spedizione che descrive come le merci sono fisicamente imballate, pacco per pacco, articolo per articolo. Mostra il contenuto, il peso e le dimensioni di ciascun pacco in una spedizione, ma non mostra il valore o il prezzo delle merci.
Se sei nuovo nel settore delle spedizioni, la lista di imballaggio è uno dei primi documenti che incontrerai. Viaggia con le merci dall’origine alla destinazione. Funzionari doganali, spedizionieri e importatori si basano su di essa.
Pensala come una ripartizione dettagliata di ciò che c’è in ogni scatola, cassa o pallet. Senza di essa, nessuno sa cosa c’è all’interno di un container, né dove trovare un articolo specifico se un pacco deve essere aperto e controllato.
La lista di imballaggio è a volte chiamata packing slip, packing sheet o shipping list. Questi termini significano la stessa cosa in pratica.
I nuovi coordinatori delle spedizioni spesso confondono la lista di imballaggio con la fattura commerciale. Sono documenti separati che servono a scopi diversi. Entrambi sono richiesti per la maggior parte delle spedizioni internazionali.
| Lista di imballaggio | Fattura commerciale | |
|---|---|---|
| Scopo | Descrive l’imballaggio fisico | Dichiara il valore e i termini di vendita |
| Mostra il prezzo? | No | Sì |
| Mostra il peso? | Sì | A volte |
| Mostra le dimensioni? | Sì | No |
| Utilizzata dalle dogane per? | Esame fisico | Calcolo di dazi e IVA |
| Richiesto per LC? | Sì | Sì |
La fattura commerciale dice alle dogane quanto valgono le merci. La lista di imballaggio dice loro dove trovare ogni articolo all’interno della spedizione. Entrambi i documenti devono fare riferimento allo stesso numero di fattura e le descrizioni devono essere coerenti tra di loro.
Se i due documenti si contraddicono: ad esempio, quantità o descrizioni diverse, le dogane segnaleranno la spedizione. Ciò causa ritardi e può portare a un esame fisico.
La lista di imballaggio svolge più lavoro di quanto la maggior parte delle persone realizzi. Ecco perché è importante per ogni parte coinvolta nella spedizione.
Per le autorità doganali
Quando HMRC o qualsiasi agenzia di frontiera seleziona una spedizione per un esame fisico, gli ufficiali aprono il container e controllano le merci. La lista di imballaggio è la loro mappa. Dice loro quale pacco contiene quali articoli, quanti ce ne sono e quanto pesano. Senza una lista di imballaggio accurata, un esame richiede molto più tempo, e quel tempo è a tuo carico.
Per gli spedizionieri
Il tuo spedizioniere utilizza la lista di imballaggio per pianificare la gestione del carico. Hanno bisogno di conoscere il numero di pacchi, le loro dimensioni e il loro peso totale per organizzare il carico, lo stoccaggio e lo spazio sulla nave o sull’aereo. Dimensioni imprecise portano al rifiuto del carico o alla sua riprogrammazione all’ultimo minuto.
Per gli importatori
Quando arrivano le merci, l’importatore utilizza la lista di imballaggio per verificare ciò che è stato ricevuto. Contano i pacchi, verificano il contenuto e identificano eventuali mancanze o danni. Una lista di imballaggio chiara rende questo processo rapido e fornisce all’importatore una registrazione per presentare un reclamo in caso di smarrimento.
Per le lettere di credito
Se la spedizione è finanziata tramite una lettera di credito (LC), la lista di imballaggio è tipicamente uno dei documenti richiesti elencati nell’LC. Deve corrispondere esattamente agli altri documenti LC, stesse quantità, stesse descrizioni, stessi riferimenti. Qualsiasi discrepanza può portare la banca a rifiutare il set di documenti e ritardare il pagamento.
Una lista di imballaggio completa copre sia l’intestazione della spedizione sia il dettaglio pacco per pacco. Utilizza la checklist qui sotto quando ne prepari o ne rivedi una.
| Campo | Cosa includere |
|---|---|
| Titolo del documento | “Packing List” |
| Nome e indirizzo dell’esportatore | Nome legale completo e indirizzo |
| Nome e indirizzo dell’importatore | Nome legale completo e indirizzo |
| Numero di riferimento fattura | Deve corrispondere alla fattura commerciale |
| Data di emissione | Data di preparazione della lista di imballaggio |
| Paese di origine | Dove sono state fabbricate le merci |
| Porto di carico | Da dove vengono spedite le merci |
| Porto di scarico | Dove arrivano le merci |
| Numero di nave / volo | Se noto al momento dell’emissione |
| Campo | Cosa includere |
|---|---|
| Numero / marchio del pacco | Marchio o numero univoco su ogni pacco (es. 1/10, 2/10) |
| Tipo di pacco | Cartone, pallet, fusto, cassa, ecc. |
| Contenuto | Descrizione delle merci all’interno di quel pacco |
| Quantità per pacco | Numero di unità o pezzi |
| Peso netto per pacco | Peso delle sole merci, escluso l’imballaggio |
| Peso lordo per pacco | Peso totale compreso l’imballaggio |
| Dimensioni per pacco | Lunghezza x larghezza x altezza in cm o mm |
| CBM per pacco | Metri cubi, calcolati dalle dimensioni |
| Campo | Cosa includere |
|---|---|
| Numero totale di pacchi | Somma di tutti i pacchi nella spedizione |
| Peso netto totale | Somma di tutti i pesi netti |
| Peso lordo totale | Somma di tutti i pesi lordi |
| CBM totale | Somma di tutti i volumi dei pacchi |
Ogni pacco nella spedizione deve essere presente nella lista di imballaggio. Se un pacco manca dall’elenco, non può essere contabilizzato alla dogana, e ciò crea un problema.
Se la tua spedizione contiene merci pericolose (DG), la lista di imballaggio ha requisiti aggiuntivi. Le informazioni standard della lista di imballaggio non sono sufficienti.
Per ogni articolo DG, la lista di imballaggio deve mostrare:
Questi dettagli collegano la lista di imballaggio alla Dichiarazione di Merci Pericolose. Le dogane e le autorità portuali li utilizzano per verificare che il carico pericoloso sia correttamente dichiarato e imballato. Se le informazioni DG sono mancanti o errate, la spedizione verrà bloccata.
Il tuo spedizioniere o specialista DG dovrebbe sempre revisionare la lista di imballaggio per qualsiasi spedizione contenente materiali pericolosi prima che venga presentata.
Questi sono gli errori che causano più ritardi in pratica.
Marchi di pacco errati o mancanti. I marchi sui tuoi pacchi fisici devono corrispondere ai marchi sulla lista di imballaggio. Se non corrispondono, le dogane non possono verificare la spedizione.
Totali che non corrispondono. Se i pesi individuali dei pacchi o le cifre CBM non sommano ai totali mostrati, il documento è incoerente. Errori software e errori di copia manuale sono cause comuni.
Descrizione non corrispondente alla fattura commerciale. Utilizzare formulazioni diverse sulla lista di imballaggio e sulla fattura, anche se hanno lo stesso significato, innesca interrogazioni alla dogana. Mantieni le descrizioni identiche su tutti i documenti.
Numeri di pacco mancanti. Pacchi non numerati o contrassegnati rendono l’esame fisico molto difficile. Numerare ogni pacco e includere tali numeri nella lista di imballaggio.
Dimensioni errate. Dimensioni che sottostimano le dimensioni effettive dei pacchi causano problemi al carico. Il tuo spedizioniere avrà pianificato lo spazio in base a quanto hai dichiarato.
Nessun riferimento al numero di fattura. La lista di imballaggio deve fare chiaramente riferimento al numero della fattura commerciale associata. Senza questo collegamento, il set di documenti non può essere riconciliato.
Prima della Brexit, le merci che viaggiavano tra il Regno Unito e l’UE non richiedevano documentazione doganale. Le spedizioni attraversavano il confine come commercio interno all’UE. Ciò è cambiato il 1° gennaio 2021.
Dopo la Brexit, tutte le spedizioni tra la Gran Bretagna e l’UE sono esportazioni e importazioni internazionali. Ciò significa che ora è richiesto un set completo di documenti doganali, inclusa la lista di imballaggio.
Cosa significa questo per gli esportatori del Regno Unito che inviano nell’UE:
Cosa significa questo per gli importatori del Regno Unito che ricevono dall’UE:
Se hai a che fare con il commercio con l’UE per la prima volta, non dare per scontato che il tuo fornitore UE conosca i requisiti del Regno Unito. Verifica che la loro lista di imballaggio soddisfi gli standard elencati in questo articolo prima che la spedizione parta.
L’Irlanda del Nord ha un accordo diverso ai sensi del Quadro di Windsor e non è trattata qui; parla con il tuo spedizioniere doganale se stai spedendo da o verso l’Irlanda del Nord.
È legalmente richiesta una lista di imballaggio per ogni spedizione internazionale?
Per la maggior parte delle spedizioni commerciali, sì. Sebbene non esista una singola legge globale che imponga una lista di imballaggio, le autorità doganali nella maggior parte dei paesi, inclusa HMRC nel Regno Unito, ne richiedono una come parte del set di documenti standard. Senza di essa, lo sdoganamento è probabile che venga ritardato o rifiutato.
Una lista di imballaggio necessita di una firma?
Non esiste un requisito universale di firma, ma molti acquirenti e banche se ne aspettano una. Se la tua spedizione è soggetta a una lettera di credito, controlla i termini dell’LC, potrebbe specificare che la lista di imballaggio deve essere firmata o timbrata da una parte specifica.
La lista di imballaggio e la fattura commerciale possono essere combinate in un unico documento?
A volte, sì. Una lista di imballaggio e fattura combinata mostra sia i dettagli dell’imballaggio fisico sia il valore su un singolo documento. Questo è accettabile per molte autorità doganali ed è comune per spedizioni più piccole. Tuttavia, alcune lettere di credito richiedono documenti separati: controlla sempre prima i termini dell’LC.
Cosa succede se il peso effettivo differisce leggermente da quello indicato sulla lista di imballaggio?
Possono verificarsi lievi variazioni, specialmente per le merci sfuse. Una piccola tolleranza è generalmente accettata. Tuttavia, una differenza significativa, in particolare nel peso lordo, può innescare un controllo o un’interrogazione da parte del vettore. Utilizzare sempre pesi accurati quando si prepara la lista di imballaggio.
Chi è responsabile della preparazione della lista di imballaggio?
L’esportatore (venditore) è normalmente responsabile. Questo ha senso perché l’esportatore imballa le merci e sa cosa c’è in ogni pacco. L’importatore la esamina al ricevimento per verificare la consegna.
Una lista di imballaggio mostra il prezzo delle merci?
No. La lista di imballaggio mostra solo i dettagli fisici: contenuto, quantità, pesi e dimensioni. Le informazioni sui prezzi e sul valore appartengono alla fattura commerciale. Se la tua lista di imballaggio mostra i prezzi, sta agendo come un documento combinato; verifica se questo è appropriato per la tua spedizione.
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