Cos’è una fattura commerciale?
Una fattura commerciale è il documento primario nel commercio internazionale. Viene emessa dal venditore all’acquirente e registra quali sono i beni, quanti ne sono stati venduti, quanto costano e da dove provengono. Per le autorità doganali di ogni paese, la fattura commerciale è il punto di partenza per la valutazione dei dazi, l’applicazione delle tariffe degli accordi commerciali e la decisione se le merci possono essere sdoganate.
Se stai iniziando a coordinare spedizioni, un broker doganale o uno spedizioniere ti chiederà una fattura commerciale quasi per ogni spedizione internazionale che gestisci. Farla correttamente fin dall’inizio fa risparmiare ritardi, previene errori di calcolo dei dazi e mantiene l’HMRC dalla tua parte.
Questo articolo copre tutto ciò che devi sapere: cos’è una fattura commerciale, cosa deve contenere e dove le persone commettono errori.
Una fattura commerciale è un documento commerciale che registra una vendita tra un venditore e un acquirente oltre un confine internazionale. Viene emessa dall’esportatore e consegnata all’importatore.
Ogni paese che opera un regime doganale richiede una fattura commerciale per lo sdoganamento delle merci. Le autorità doganali la utilizzano per stabilire tre cose: cosa sono le merci, da dove provengono e quanto valgono.
Le risposte a queste tre domande determinano l’ammontare dei dazi d’importazione e dell’IVA applicabili. Determinano anche se è possibile richiedere una preferenza di accordo commerciale e se vengono attivati controlli o licenze d’importazione.
Nel Regno Unito, l’HMRC e il Customs Declaration Service (CDS) si affidano alla fattura commerciale come prova principale a supporto di una dichiarazione di importazione. Non è la dichiarazione stessa, che viene presentata elettronicamente tramite CDS, ma è il documento che supporta tutto.
Una fattura commerciale è anche un documento legale. Crea una registrazione della transazione tra acquirente e venditore. Le informazioni in essa contenute devono essere accurate, coerenti con ciò che è stato effettivamente spedito e coerenti con il valore che appare sulla dichiarazione doganale.
Questi due documenti sono spesso confusi, ma servono scopi diversi.
Una fattura proforma viene emessa prima che una vendita sia finalizzata. È un preventivo o una stima. Indica quanto costeranno le merci e a quali condizioni, ma non conferma che sia avvenuta una transazione completata. Le fatture proforma sono utilizzate per concordare i prezzi prima della spedizione, per aprire lettere di credito e talvolta per spedizioni temporanee o campioni dove non è avvenuta alcuna vendita reale.
Una fattura commerciale conferma una transazione completata. Le merci sono state vendute. La fattura è il documento di fatturazione. È quella che le autorità doganali vogliono vedere.
Non puoi usare una fattura proforma al posto di una fattura commerciale su una spedizione commerciale. Se le merci sono state vendute e stanno attraversando un confine, è necessaria una fattura commerciale. L’uso di una proforma, talvolta fatto per nascondere il valore, non è accettabile per l’HMRC e può essere trattato come un’infrazione doganale.
C’è un’eccezione legittima: merci in conto deposito, campioni o esportazioni temporanee dove non è avvenuta alcuna vendita. In questi casi, una proforma o una dichiarazione di valore doganale possono essere appropriate. Ma per una normale vendita commerciale, usa sempre una fattura commerciale.
Quando le merci arrivano al confine del Regno Unito, il tuo broker doganale presenta una dichiarazione di importazione tramite CDS. Tale dichiarazione include un valore doganale, un codice merceologico, un paese di origine e i dettagli dell’importatore e dell’esportatore.
Ciascuna di queste cifre proviene, direttamente o indirettamente, dalla fattura commerciale. Se la fattura è errata, anche la dichiarazione sarà probabilmente errata. Se la dichiarazione è errata, sarai esposto a:
La fattura commerciale è anche il documento che un funzionario doganale esaminerà se le merci vengono selezionate per l’ispezione. Deve corrispondere alla spedizione effettiva. Una descrizione vaga, inaccurata o incoerente con ciò che si trova nel container è un segnale di allarme.
Non esiste un unico modello universale per una fattura commerciale. Ma determinati campi sono richiesti dall’HMRC, dalle autorità doganali del paese importatore e da buone pratiche.
La tabella sottostante elenca ogni campo richiesto o fortemente raccomandato, cosa significa e perché è importante.
| Campo | Cos’è | Perché è Importante |
|---|---|---|
| Numero fattura | Un riferimento univoco per questa fattura | Necessario sulla dichiarazione doganale; collega la documentazione |
| Data fattura | La data di emissione della fattura | Determina il tasso di cambio applicabile per la valutazione dei dazi |
| Nome e indirizzo esportatore | Nome legale completo e indirizzo del venditore | Identifica chi ha spedito le merci |
| Numero EORI esportatore | Numero di Registrazione e Identificazione degli Operatori Economici | Richiesto per le dichiarazioni doganali nel Regno Unito e nell’UE |
| Nome e indirizzo importatore | Nome legale completo e indirizzo dell’acquirente | Identifica il dichiarante responsabile dell’immissione doganale |
| Numero EORI importatore | L’EORI dell’acquirente (se applicabile) | Richiesto sulle dichiarazioni di importazione del Regno Unito; l’importatore è responsabile dell’immissione |
| Descrizione delle merci | Descrizione chiara e specifica di cosa sono le merci | Utilizzata per classificare le merci e valutare i dazi — deve essere sufficientemente specifica affinché un funzionario doganale possa identificare il prodotto |
| Codice HS / Codice merceologico | Il codice del Sistema Armonizzato per le merci | Non legalmente richiesto sulla fattura stessa, ma buona pratica; supporta una classificazione accurata |
| Quantità e unità | Numero di unità e tipo di unità (es. 500 paia, 200 kg) | Utilizzato per verificare le merci rispetto alla dichiarazione e alla lista di imballaggio |
| Prezzo unitario | Prezzo per unità nella valuta concordata | Input fondamentale per la valutazione doganale |
| Valore totale fattura | Valore totale della spedizione | Base principale per la valutazione doganale |
| Valuta | La valuta in cui è denominata la transazione | L’HMRC converte in GBP utilizzando il tasso di cambio dell’HMRC per il mese di immissione |
| Paese di origine | Dove le merci sono state fabbricate o prodotte | Determina se si applicano tariffe preferenziali; influisce sul tasso di dazio |
| Incoterm | Il termine commerciale concordato (es. FOB, CIF, DAP) | Determina quali costi sono inclusi nel prezzo della fattura e se sono necessari aggiustamenti per la valutazione doganale |
| Termini di consegna / porto | Dove avviene il trasferimento della responsabilità per le merci | Collegato all’incoterm; aiuta il broker a calcolare correttamente il valore doganale |
| Termini di pagamento | Come e quando avverrà il pagamento (es. 30 giorni netti, lettera di credito) | Può essere rilevante per la valutazione in transazioni tra parti correlate |
| Dichiarazione di origine (per rivendicazioni di preferenza) | Una dichiarazione scritta dall’esportatore che le merci soddisfano le regole di origine | Richiesta per richiedere tariffe doganali preferenziali ai sensi di accordi commerciali come il TCA UK-UE |
Se stai esportando dal Regno Unito, il tuo spedizioniere avrà bisogno di tutte queste informazioni per completare la dichiarazione di esportazione. Se stai importando nel Regno Unito, il tuo broker doganale utilizzerà le stesse informazioni per completare la dichiarazione di importazione tramite CDS.
La descrizione delle merci è uno dei campi più importanti di una fattura commerciale e uno dei più spesso eseguiti male.
Una descrizione come “parti di ricambio”, “macchinari”, “abbigliamento” o “elettronica” non è accettabile. È troppo vaga affinché le autorità doganali possano classificare le merci o valutare se si applicano controlli.
Una buona descrizione dice al funzionario doganale esattamente cos’è il prodotto. Ciò significa includere:
Ad esempio: “Pantaloni da uomo in cotone tessuti, 100% cotone, nuovi” è una descrizione utilizzabile. “Pantaloni” non lo è.
Il codice HS non deve comparire sulla fattura commerciale secondo la legge del Regno Unito, ma includerlo è fortemente raccomandato. Segnala al broker doganale che hai già identificato la corretta classificazione, riduce la possibilità di errata classificazione e accelera l’elaborazione. Se lo includi, assicurati che sia corretto. Un codice HS errato sulla fattura che viene copiato sulla dichiarazione è un problema, non una scorciatoia.
Se non sei sicuro del corretto codice HS, lascia il campo vuoto piuttosto che indovinare. Il tuo broker doganale classificherà le merci. Ma una descrizione vaga delle merci rende il suo lavoro più difficile e aumenta il rischio di errori.
L’HMRC utilizza la fattura commerciale come prova primaria del valore della transazione: il prezzo effettivamente pagato o pagabile per le merci. Ai sensi dell’Accordo di Valutazione Doganale dell’OMC, il valore della transazione è il metodo preferito per valutare il valore doganale ed è il metodo a cui l’HMRC ricorre nella quasi totalità dei casi.
Il valore doganale non è sempre uguale al valore della fattura. Dipende dall’incoterm concordato tra acquirente e venditore.
L’HMRC richiede che il valore doganale rifletta il costo, l’assicurazione e il trasporto (CIF) fino al confine del Regno Unito. Ciò significa il prezzo pagato al fornitore, più i costi di trasporto internazionale, più l’assicurazione fino al porto di ingresso del Regno Unito. Se la tua fattura è su base FOB o ex-works, il tuo broker doganale deve aggiungere i costi di trasporto e assicurazione per arrivare al valore CIF. Se la tua fattura è già su base CIF o CIP verso un porto del Regno Unito, il valore della fattura può essere direttamente utilizzabile.
La sottovalutazione è un reato grave. La sottovalutazione significa dichiarare un valore inferiore sulla fattura commerciale rispetto al prezzo di transazione effettivo. Ciò riduce il valore doganale e quindi i dazi e l’IVA all’importazione dovuti. L’HMRC è consapevole di questa pratica. Le sanzioni per la sottovalutazione deliberata possono essere severe, tra cui:
Lo stesso vale nella direzione opposta. Se stai esportando e il valore della tua fattura non riflette il prezzo commerciale reale, stai creando un rischio di conformità per il tuo acquirente. Potresti anche avere problemi ai sensi dei controlli all’esportazione se le merci sono articoli controllati.
L’HMRC può e contesta i valori delle fatture che appaiono bassi rispetto alle statistiche commerciali per la categoria di prodotto. Se hai una ragione legittima per un prezzo basso, come una vendita genuina in perdita o merci restituite al fornitore, assicurati di poterlo documentare.
Se stai esportando dal Regno Unito verso un paese non anglofono, alcune autorità doganali di destinazione potrebbero richiedere che la fattura commerciale sia nella loro lingua nazionale, o almeno che includa una traduzione.
I requisiti variano da paese a paese. Francia, Germania e altri stati membri dell’UE generalmente accettano fatture commerciali in inglese. Ma alcuni paesi in Asia, Medio Oriente e Sud America potrebbero richiedere una versione in lingua locale o una traduzione certificata.
Se stai importando nel Regno Unito, la fattura commerciale può essere in qualsiasi lingua. Ma il tuo broker doganale deve comprenderne il contenuto per completare accuratamente la dichiarazione. Se la fattura è in una lingua che non leggono, fornisci una traduzione in inglese. Non vi è alcun requisito ufficiale che debba essere certificata per scopi di importazione, ma l’accuratezza è essenziale.
Per merci regolamentate, prodotti alimentari, prodotti farmaceutici o merci che richiedono certificati specifici, la documentazione potrebbe dover soddisfare requisiti più rigorosi, comprese lingue specifiche o traduzioni autenticate.
In caso di dubbio, chiedi all’ambasciata del paese di destinazione o al tuo spedizioniere cosa è previsto. Errare sui requisiti linguistici può bloccare le merci al confine.
Questi sono gli errori che si verificano più spesso quando si è alle prime armi nel coordinamento delle spedizioni. La maggior parte di essi sono evitabili.
Descrizione vaga delle merci. “Merci generiche”, “pezzi”, “campioni” o “come da contratto” non sono descrizioni. Scrivi cosa sono effettivamente le merci in termini chiari con cui un funzionario doganale possa lavorare.
Paese di origine errato o mancante. Il paese di origine è dove le merci sono state prodotte o fabbricate, non dove ha sede il fornitore, non dove è stato effettuato l’ordine. Un’azienda britannica che si procura merci dal Vietnam e le rivende ha merci di origine vietnamita, non di origine britannica.
Il valore della fattura non corrisponde al prezzo di vendita effettivo. Sia che la discrepanza sia troppo alta o troppo bassa, una mancata corrispondenza tra la fattura e il prezzo reale crea un problema di conformità doganale. Utilizza il prezzo di transazione reale.
Incoterm mancante o incoerente con quanto concordato. Se la fattura indica FOB ma il contratto di trasporto indica CIF, il tuo broker doganale non può calcolare il corretto valore doganale senza ulteriori indagini. Concorda l’incoterm prima della spedizione e assicurati che la fattura lo rifletta.
Mancanza di numeri EORI. Sia l’esportatore che l’importatore necessitano di numeri EORI per le dichiarazioni doganali del Regno Unito e dell’UE. Se sono mancanti dalla fattura, il broker doganale dovrà inseguirli, causando ritardi.
Valuta non indicata. Se la fattura è in USD, EUR o altra valuta, l’HMRC converte in GBP utilizzando il tasso di cambio mensile dell’HMRC. Il broker ha bisogno di conoscere la valuta per effettuare questa conversione. Indicala sempre chiaramente sulla fattura.
Data fattura errata o mancante. La data fattura determina il mese del tasso di cambio utilizzato per la conversione. Una data mancante o errata crea inutili complessità nell’immissione.
Spedizioni multiple su una fattura senza riferimenti chiari. Questo non è automaticamente sbagliato, ma il tuo broker doganale deve sapere quali righe della fattura si riferiscono a quale spedizione. Se hai più spedizioni parziali rispetto a un ordine, rendi chiaro quali righe sono coperte da ciascun movimento.
Prima del 31 dicembre 2020, le merci che si muovevano tra il Regno Unito e gli stati membri dell’UE erano movimenti intra-UE. Non erano richieste dichiarazioni doganali. Una bolla di consegna o una fattura di vendita erano sufficienti per l’IVA e la contabilità.
Dopo la Brexit, il Regno Unito è un paese terzo rispetto all’UE e l’UE è un paese terzo rispetto al Regno Unito. Ogni movimento di merci tra il Regno Unito e l’UE è ora una transazione commerciale internazionale. Ciò significa:
Per le aziende che in precedenza commerciavano liberamente attraverso il confine UK-UE, questo è un cambiamento operativo significativo. Le fatture commerciali ora devono includere tutti i campi nella checklist sopra, inclusi i numeri EORI per entrambe le parti, una descrizione delle merci valida ai fini doganali e l’Incoterm corretto.
Richiesta di preferenza ai sensi dell’Accordo di Cooperazione Commerciale (TCA) UK-UE
Il TCA UK-UE prevede dazi zero sulle merci che soddisfano le pertinenti regole di origine. Per richiedere tale tariffa zero, l’esportatore deve includere una dichiarazione di origine sulla fattura commerciale (o su un altro documento commerciale che accompagna la spedizione).
La formulazione della dichiarazione di origine per gli esportatori del Regno Unito è:
“L’esportatore dei prodotti coperti da questo documento dichiara che, salvo diversa indicazione, questi prodotti sono di origine preferenziale britannica.”
Per gli esportatori dell’UE che dichiarano merci destinate al Regno Unito come di origine preferenziale UE, si applica la formulazione UE equivalente.
Questa dichiarazione non compare automaticamente sulla fattura. Devi aggiungerla deliberatamente. Se manca, il tuo importatore non potrà richiedere la tariffa doganale preferenziale e potrebbe pagare dazi che non avrebbe dovuto pagare.
Per spedizioni di valore più elevato al di sopra di determinate soglie, l’esportatore potrebbe dover essere un Esportatore Registrato (REX) nel sistema UE per fare la dichiarazione. Gli esportatori del Regno Unito che vendono nell’UE dovrebbero verificare la soglia attuale e i requisiti di registrazione con il loro spedizioniere o con l’autorità doganale UE pertinente.
La fattura commerciale deve essere su un modulo o un modello specifico?
No. Non esiste un modello obbligatorio. Una fattura commerciale può essere prodotta sulla carta intestata della tua azienda, nel tuo sistema contabile o su un modello commerciale standard, purché contenga tutti i campi richiesti. Molte aziende utilizzano il loro layout di fattura di vendita standard con campi specifici per il commercio aggiunti.
Chi emette la fattura commerciale?
L’esportatore, il venditore, emette la fattura commerciale. È il loro documento che conferma la vendita. L’importatore la riceve e la passa al proprio broker doganale per l’immissione doganale.
La fattura commerciale deve essere firmata?
Nel Regno Unito, non è richiesta alcuna firma legalmente sulla fattura commerciale standard ai fini doganali. Ma alcuni paesi di destinazione richiedono una fattura firmata o timbrata. Anche alcune banche e lettere di credito richiedono un originale firmato. Verifica i requisiti per il paese di destinazione e il metodo di pagamento che stai utilizzando.
La fattura commerciale e la lista di imballaggio possono essere combinate in un unico documento?
In linea di principio, sì, alcune aziende le combinano. Ma i broker doganali generalmente trovano più facile lavorare con documenti separati. Una fattura-lista di imballaggio combinata può funzionare per spedizioni semplici a riga singola. Per qualsiasi cosa di più complesso, tienile separate a meno che il tuo spedizioniere non ti dia indicazioni diverse.
In quale valuta dovrebbe essere la fattura commerciale?
Utilizza la valuta concordata tra acquirente e venditore, tipicamente USD, EUR o GBP nel commercio del Regno Unito. L’HMRC converte gli importi non GBP in GBP per la valutazione dei dazi utilizzando il tasso di cambio mensile dell’HMRC. Indica sempre chiaramente la valuta sulla fattura.
Per quanto tempo devo conservare le fatture commerciali?
L’HMRC richiede di conservare i registri doganali, comprese le fatture commerciali a supporto delle dichiarazioni di importazione, per almeno quattro anni dalla data di immissione. Molte aziende le conservano per sei anni per allinearsi alla loro politica generale di conservazione dei documenti ai sensi della legge societaria del Regno Unito. Le copie digitali sono accettabili.
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