Apa itu faktur komersial?
Faktur komersial adalah dokumen utama dalam perdagangan internasional. Dokumen ini diterbitkan oleh penjual kepada pembeli dan mencatat apa saja barangnya, berapa banyak yang terjual, berapa harganya, dan dari mana asalnya. Bagi otoritas bea cukai di setiap negara, faktur komersial adalah titik awal untuk menilai bea, menerapkan tarif perjanjian perdagangan, dan memutuskan apakah barang dapat dibebaskan.
Jika Anda baru memulai koordinasi pengiriman, broker bea cukai atau agen pengiriman barang akan meminta Anda faktur komersial untuk hampir setiap pengiriman internasional yang Anda tangani. Memperbaikinya sejak awal akan menghemat penundaan, mencegah salah perhitungan bea, dan menjaga hubungan baik dengan HMRC.
Artikel ini mencakup semua yang perlu Anda ketahui: apa itu faktur komersial, apa saja yang harus ada di dalamnya, dan di mana orang sering melakukan kesalahan.
Faktur komersial adalah dokumen perdagangan yang mencatat penjualan antara penjual dan pembeli lintas batas internasional. Dokumen ini diterbitkan oleh eksportir dan diberikan kepada importir.
Setiap negara yang memiliki rezim bea cukai memerlukan faktur komersial untuk penyelesaian barang. Otoritas bea cukai menggunakannya untuk menetapkan tiga hal: apa saja barangnya, dari mana asalnya, dan berapa nilainya.
Jawaban atas ketiga pertanyaan tersebut menentukan berapa banyak bea masuk dan PPN yang berlaku. Hal ini juga menentukan apakah preferensi perjanjian perdagangan dapat diklaim, dan apakah ada kontrol impor atau lisensi yang terpicu.
Di Inggris, HMRC dan Layanan Deklarasi Bea Cukai (CDS) mengandalkan faktur komersial sebagai bukti pendukung utama untuk entri impor. Ini bukanlah deklarasi itu sendiri, yang diajukan secara elektronik melalui CDS, tetapi merupakan dokumen yang mendukung segalanya.
Faktur komersial juga merupakan dokumen hukum. Dokumen ini mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Informasi di dalamnya harus akurat, konsisten dengan apa yang sebenarnya dikirim, dan konsisten dengan nilai yang tertera pada deklarasi bea cukai.
Kedua dokumen ini seringkali tertukar, namun fungsinya berbeda.
Faktur proforma diterbitkan sebelum penjualan selesai. Ini adalah kutipan harga atau perkiraan. Dokumen ini memaparkan biaya barang dan syarat-syaratnya, tetapi tidak mengonfirmasi bahwa transaksi yang selesai telah terjadi. Faktur proforma digunakan untuk menyepakati harga sebelum pengiriman, untuk membuka surat kredit, dan terkadang untuk pengiriman sementara atau sampel di mana tidak ada penjualan aktual yang terjadi.
Faktur komersial mengonfirmasi transaksi yang telah selesai. Barang telah terjual. Faktur adalah dokumen penagihan. Ini adalah dokumen yang ingin dilihat oleh otoritas bea cukai.
Anda tidak dapat menggunakan faktur proforma sebagai pengganti faktur komersial untuk pengiriman komersial. Jika barang telah terjual dan melintasi batas negara, Anda memerlukan faktur komersial. Menggunakan faktur proforma, terkadang dilakukan untuk menyamarkan nilai, tidak dapat diterima oleh HMRC dan dapat dianggap sebagai pelanggaran bea cukai.
Ada satu pengecualian yang sah: barang konsinyasi, sampel, atau ekspor sementara di mana tidak ada penjualan yang terjadi. Dalam kasus tersebut, faktur proforma atau deklarasi nilai bea cukai mungkin sesuai. Namun untuk penjualan komersial biasa, selalu gunakan faktur komersial.
Ketika barang tiba di perbatasan Inggris, broker bea cukai Anda mengajukan deklarasi impor melalui CDS. Deklarasi tersebut mencakup nilai pabean, kode komoditas, negara asal, dan rincian importir dan eksportir.
Setiap angka tersebut berasal, secara langsung atau tidak langsung, dari faktur komersial. Jika faktur salah, deklarasi kemungkinan besar juga akan salah. Jika deklarasi salah, Anda berisiko mengalami:
Faktur komersial juga merupakan dokumen yang akan diperiksa oleh petugas bea cukai jika barang dipilih untuk inspeksi. Dokumen ini harus sesuai dengan pengiriman aktual. Deskripsi yang samar, tidak akurat, atau tidak konsisten dengan isi kontainer adalah tanda bahaya.
Tidak ada satu templat universal untuk faktur komersial. Namun, beberapa kolom diperlukan oleh HMRC, oleh otoritas bea cukai negara pengimpor, dan demi praktik yang baik.
Tabel di bawah ini mencantumkan setiap kolom yang diperlukan atau sangat direkomendasikan, apa artinya, dan mengapa penting.
| Kolom | Apa Itu | Mengapa Penting |
|---|---|---|
| Nomor Faktur | Referensi unik untuk faktur ini | Diperlukan pada deklarasi bea cukai; menghubungkan dokumen-dokumen |
| Tanggal Faktur | Tanggal faktur diterbitkan | Menentukan kurs yang berlaku untuk penilaian bea |
| Nama dan alamat eksportir | Nama lengkap dan alamat hukum penjual | Mengidentifikasi siapa yang mengirim barang |
| Nomor EORI eksportir | Nomor Registrasi dan Identifikasi Operator Ekonomi | Diperlukan untuk deklarasi bea cukai di Inggris dan UE |
| Nama dan alamat importir | Nama lengkap dan alamat hukum pembeli | Mengidentifikasi pihak yang mendeklarasikan yang bertanggung jawab atas entri bea cukai |
| Nomor EORI importir | EORI pembeli (jika berlaku) | Diperlukan pada deklarasi impor Inggris; importir bertanggung jawab atas entri |
| Deskripsi barang | Deskripsi yang jelas dan spesifik tentang apa saja barang tersebut | Digunakan untuk mengklasifikasikan barang dan menilai bea — harus cukup spesifik agar petugas bea cukai dapat mengidentifikasi produk |
| Kode HS / kode komoditas | Kode Harmonized System untuk barang | Tidak wajib secara hukum pada faktur itu sendiri, tetapi merupakan praktik terbaik; mendukung klasifikasi yang akurat |
| Kuantitas dan satuan | Jumlah unit dan jenis satuan (misalnya, 500 pasang, 200 kg) | Digunakan untuk memverifikasi barang terhadap deklarasi dan daftar pengepakan |
| Harga satuan | Harga per unit dalam mata uang yang disepakati | Input inti untuk penilaian bea cukai |
| Nilai total faktur | Total nilai pengiriman | Dasar utama untuk penilaian bea cukai |
| Mata uang | Mata uang di mana transaksi didenominasi | HMRC mengonversi ke GBP menggunakan kurs HMRC untuk bulan entri |
| Negara asal | Tempat barang diproduksi atau dihasilkan | Menentukan apakah tarif preferensi berlaku; memengaruhi tarif bea |
| Incoterm | Syarat perdagangan yang disepakati (misalnya, FOB, CIF, DAP) | Menentukan biaya apa saja yang termasuk dalam harga faktur dan apakah penyesuaian diperlukan untuk penilaian bea cukai |
| Syarat pengiriman / pelabuhan | Tempat pertanggungjawaban atas barang beralih | Terkait dengan incoterm; membantu broker menghitung nilai bea cukai dengan benar |
| Syarat pembayaran | Bagaimana dan kapan pembayaran akan dilakukan (misalnya, 30 hari net, surat kredit) | Dapat relevan dengan penilaian dalam transaksi antar pihak yang memiliki hubungan |
| Pernyataan asal (untuk klaim preferensi) | Deklarasi tertulis dari eksportir bahwa barang memenuhi aturan asal | Diperlukan untuk mengklaim tarif bea preferensial berdasarkan perjanjian perdagangan seperti UK-EU TCA |
Jika Anda mengekspor dari Inggris, agen pengiriman barang Anda akan memerlukan semua informasi di atas untuk menyelesaikan deklarasi ekspor. Jika Anda mengimpor ke Inggris, broker bea cukai Anda akan menggunakan informasi yang sama untuk menyelesaikan entri impor melalui CDS.
Deskripsi barang adalah salah satu kolom terpenting pada faktur komersial, dan salah satu yang paling sering dilakukan dengan buruk.
Deskripsi seperti “suku cadang”, “mesin”, “pakaian”, atau “elektronik” tidak dapat diterima. Terlalu samar bagi otoritas bea cukai untuk mengklasifikasikan barang atau menilai apakah ada kontrol yang berlaku.
Deskripsi yang baik memberi tahu petugas bea cukai persis apa produknya. Artinya, termasuk:
Misalnya: “Celana panjang katun tenun pria, 100% katun, baru” adalah deskripsi yang dapat digunakan. “Celana” tidak.
Kode HS tidak harus muncul pada faktur komersial berdasarkan hukum Inggris, tetapi memasukkannya sangat direkomendasikan. Ini menandakan kepada broker bea cukai bahwa Anda telah mengidentifikasi klasifikasi yang benar, mengurangi kemungkinan salah klasifikasi, dan mempercepat pemrosesan. Jika Anda memasukkannya, pastikan itu benar. Kode HS yang salah pada faktur yang disalin ke deklarasi adalah masalah, bukan jalan pintas.
Jika Anda tidak yakin dengan kode HS yang benar, biarkan kolom kosong daripada menebak. Broker bea cukai Anda akan mengklasifikasikan barangnya. Namun, deskripsi barang yang samar membuat pekerjaan mereka lebih sulit dan meningkatkan risiko kesalahan.
HMRC menggunakan faktur komersial sebagai bukti utama nilai transaksi: harga yang sebenarnya dibayar atau harus dibayar untuk barang tersebut. Berdasarkan Perjanjian Penilaian Bea Cukai WTO, nilai transaksi adalah metode yang disukai untuk menilai nilai bea cukai, dan ini adalah metode yang digunakan HMRC secara default dalam hampir semua kasus.
Nilai bea cukai tidak selalu sama dengan nilai faktur. Hal ini bergantung pada incoterm yang disepakati antara pembeli dan penjual.
HMRC mengharuskan nilai bea cukai mencerminkan biaya, asuransi, dan ongkos kirim (CIF) hingga perbatasan Inggris. Artinya, harga yang Anda bayar kepada pemasok, ditambah biaya pengiriman internasional, ditambah asuransi ke pelabuhan masuk Inggris. Jika faktur Anda berdasarkan basis FOB atau ex-works, broker bea cukai Anda perlu menambahkan biaya pengiriman dan asuransi untuk mencapai nilai CIF. Jika faktur Anda sudah berdasarkan basis CIF atau CIP ke pelabuhan Inggris, nilai faktur mungkin dapat langsung digunakan.
Under-invoicing adalah pelanggaran serius. Under-invoicing berarti mendeklarasikan nilai yang lebih rendah pada faktur komersial daripada harga transaksi sebenarnya. Ini mengurangi nilai bea cukai dan sehingga bea masuk dan PPN yang harus dibayar. HMRC menyadari praktik ini. Sanksi untuk undervaluation yang disengaja bisa berat, termasuk:
Hal yang sama berlaku sebaliknya. Jika Anda mengekspor dan nilai faktur Anda tidak mencerminkan harga komersial yang sebenarnya, Anda menciptakan risiko kepatuhan bagi pembeli Anda. Anda juga mungkin memiliki masalah di bawah kontrol ekspor jika barang tersebut adalah barang yang dikontrol.
HMRC dapat dan memang mempertanyakan nilai faktur yang tampak rendah dibandingkan dengan statistik perdagangan untuk kategori produk tersebut. Jika Anda memiliki alasan yang sah untuk harga rendah, seperti penjualan yang sah dengan kerugian atau barang yang dikembalikan kepada pemasok, pastikan Anda dapat mendokumentasikannya.
Jika Anda mengekspor dari Inggris ke negara yang tidak berbahasa Inggris, beberapa otoritas bea cukai tujuan mungkin memerlukan faktur komersial dalam bahasa nasional mereka, atau setidaknya menyertakan terjemahannya.
Persyaratan bervariasi berdasarkan negara. Prancis, Jerman, dan negara-negara anggota UE lainnya umumnya menerima faktur komersial berbahasa Inggris. Namun, beberapa negara di Asia, Timur Tengah, dan Amerika Selatan mungkin memerlukan versi bahasa lokal atau terjemahan bersertifikat.
Jika Anda mengimpor ke Inggris, faktur komersial dapat dalam bahasa apa pun. Namun, broker bea cukai Anda perlu memahami isinya untuk menyelesaikan deklarasi secara akurat. Jika faktur dalam bahasa yang tidak mereka baca, sediakan terjemahan bahasa Inggris. Tidak ada persyaratan resmi untuk disertifikasi untuk tujuan impor, tetapi akurasi sangat penting.
Untuk barang yang diatur, produk makanan, farmasi, atau barang yang memerlukan sertifikat khusus, dokumentasi mungkin harus memenuhi persyaratan yang lebih ketat, termasuk bahasa tertentu atau terjemahan yang diautentikasi.
Jika ragu, tanyakan kedutaan negara tujuan atau agen pengiriman barang Anda tentang apa yang diharapkan. Kesalahan dalam persyaratan bahasa dapat menyebabkan penahanan barang di perbatasan.
Berikut adalah kesalahan yang paling sering muncul saat Anda baru dalam koordinasi pengiriman. Sebagian besar dapat dihindari.
Deskripsi barang yang samar. “Barang umum”, “suku cadang”, “sampel”, atau “sesuai kontrak” bukanlah deskripsi. Tulis apa sebenarnya barang tersebut dalam istilah yang jelas yang dapat digunakan oleh petugas bea cukai.
Negara asal yang salah atau hilang. Negara asal adalah tempat barang diproduksi atau dihasilkan, bukan tempat pemasok berada, bukan tempat pesanan dibuat. Perusahaan Inggris yang mencari barang dari Vietnam dan menjualnya kembali memiliki barang asal Vietnam, bukan asal Inggris.
Nilai faktur tidak sesuai dengan harga jual sebenarnya. Baik perbedaan itu terlalu tinggi atau terlalu rendah, ketidaksesuaian antara faktur dan harga sebenarnya menciptakan masalah kepatuhan bea cukai. Gunakan harga transaksi yang sebenarnya.
Incoterm hilang atau tidak konsisten dengan yang disepakati. Jika faktur menyatakan FOB tetapi kontrak pengiriman menyatakan CIF, broker bea cukai Anda tidak dapat menghitung nilai bea cukai yang benar tanpa penyelidikan lebih lanjut. Sepakati incoterm sebelum pengiriman dan pastikan faktur mencerminkannya.
Tidak ada nomor EORI. Baik eksportir maupun importir memerlukan nomor EORI untuk deklarasi bea cukai Inggris dan UE. Jika nomor tersebut hilang dari faktur, broker bea cukai harus mencarinya, yang menyebabkan penundaan.
Mata uang tidak disebutkan. Jika faktur dalam USD, EUR, atau mata uang lain, HMRC mengonversi ke GBP menggunakan kurs bulanan HMRC. Broker perlu mengetahui mata uang untuk melakukan konversi tersebut. Selalu sebutkan dengan jelas pada faktur.
Tanggal faktur salah atau hilang. Tanggal faktur menentukan bulan kurs yang digunakan untuk konversi. Tanggal yang hilang atau salah menciptakan kerumitan yang tidak perlu pada entri.
Beberapa pengiriman pada satu faktur tanpa referensi yang jelas. Ini tidak otomatis salah, tetapi broker bea cukai Anda perlu mengetahui baris faktur mana yang terkait dengan setiap pengiriman. Jika Anda memiliki beberapa pengiriman sebagian terhadap satu pesanan, buatlah jelas baris mana yang dicakup oleh setiap pergerakan.
Sebelum 31 Desember 2020, barang yang bergerak antara Inggris dan negara-negara anggota UE adalah pergerakan intra-UE. Tidak ada deklarasi bea cukai yang diperlukan. Nota pengiriman atau faktur penjualan sudah cukup untuk PPN dan catatan akuntansi.
Sejak Brexit, Inggris adalah negara ketiga relatif terhadap UE, dan UE adalah negara ketiga relatif terhadap Inggris. Setiap pergerakan barang antara Inggris dan UE sekarang menjadi transaksi perdagangan internasional. Artinya:
Bagi bisnis yang sebelumnya berdagang secara bebas melintasi perbatasan Inggris-UE, ini adalah perubahan operasional yang signifikan. Faktur komersial sekarang harus menyertakan semua kolom dalam daftar periksa di atas, termasuk nomor EORI untuk kedua pihak, deskripsi barang yang berfungsi untuk tujuan bea cukai, dan Incoterm yang benar.
Mengajukan preferensi berdasarkan Perjanjian Perdagangan dan Kerjasama Inggris-UE (TCA)
TCA Inggris-UE menyediakan tarif nol untuk barang yang memenuhi aturan asal yang relevan. Untuk mengklaim tarif nol tersebut, eksportir harus menyertakan pernyataan asal pada faktur komersial (atau pada dokumen komersial lain yang menyertai pengiriman).
Kata-kata pernyataan asal untuk eksportir Inggris adalah:
“Eksportir produk yang tercakup dalam dokumen ini menyatakan bahwa, kecuali jika dinyatakan lain dengan jelas, produk-produk ini berasal dari asal preferensial Inggris.”
Untuk eksportir UE yang mendeklarasikan barang yang menuju Inggris sebagai berasal dari asal preferensial UE, berlaku kata-kata UE yang setara.
Pernyataan ini tidak muncul di faktur secara otomatis. Anda perlu menambahkannya dengan sengaja. Jika hilang, importir Anda tidak dapat mengklaim tarif bea preferensial dan mungkin membayar bea yang seharusnya tidak perlu dibayar.
Untuk pengiriman bernilai lebih tinggi di atas ambang batas tertentu, eksportir mungkin perlu menjadi Eksportir Terdaftar (REX) dalam sistem UE untuk membuat deklarasi. Eksportir Inggris yang menjual ke UE harus memverifikasi ambang batas saat ini dan persyaratan pendaftaran dengan agen pengiriman barang mereka atau otoritas bea cukai UE yang relevan.
Apakah faktur komersial harus menggunakan formulir atau templat tertentu?
Tidak. Tidak ada templat yang diwajibkan. Faktur komersial dapat dibuat di kop surat perusahaan Anda, di sistem akuntansi Anda, atau pada templat perdagangan standar, asalkan berisi semua kolom yang diperlukan. Banyak bisnis menggunakan tata letak faktur penjualan standar mereka dengan kolom spesifik perdagangan yang ditambahkan.
Siapa yang menerbitkan faktur komersial?
Eksportir, penjual, menerbitkan faktur komersial. Ini adalah dokumen mereka yang mengonfirmasi penjualan. Importir menerimanya dan memberikannya kepada broker bea cukai mereka untuk entri bea cukai.
Apakah faktur komersial perlu ditandatangani?
Di Inggris, tidak ada tanda tangan yang wajib secara hukum pada faktur komersial standar untuk tujuan bea cukai. Namun, beberapa negara tujuan memerlukan faktur yang ditandatangani atau dicap. Beberapa bank dan surat kredit juga memerlukan salinan asli yang ditandatangani. Periksa persyaratan untuk negara tujuan dan metode pembayaran apa pun yang Anda gunakan.
Bisakah faktur komersial dan daftar pengepakan digabung menjadi satu dokumen?
Pada prinsipnya, ya, beberapa bisnis menggabungkannya. Namun, broker bea cukai umumnya merasa lebih mudah bekerja dengan dokumen terpisah. Faktur-daftar pengepakan gabungan dapat berfungsi untuk pengiriman sederhana satu baris. Untuk sesuatu yang lebih kompleks, biarkan terpisah kecuali agen pengiriman barang Anda menyarankan sebaliknya.
Dalam mata uang apa faktur komersial harus dibuat?
Gunakan mata uang yang disepakati antara pembeli dan penjual, biasanya USD, EUR, atau GBP dalam perdagangan Inggris. HMRC mengonversi jumlah non-GBP ke GBP untuk penilaian bea menggunakan kurs bulanan HMRC. Selalu sebutkan mata uang dengan jelas pada faktur.
Berapa lama saya harus menyimpan faktur komersial?
HMRC mewajibkan Anda menyimpan catatan bea cukai, termasuk faktur komersial yang mendukung deklarasi impor, selama minimal empat tahun sejak tanggal entri. Banyak bisnis menyimpannya selama enam tahun agar sesuai dengan kebijakan retensi dokumen umum mereka berdasarkan hukum perusahaan Inggris. Salinan digital dapat diterima.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Pengiriman Barang Berbahaya Dijelaskan: Kelas, Regulasi, dan yang Perlu Diketahui Pengirim UK Jika Anda baru dalam pengiriman dan baru saja menemukan bahwa barang Anda mungkin
Apa yang Dilakukan Freight Forwarder? Panduan Lengkap UK Apa itu freight forwarder? Menurut FIATA (Federasi Internasional Asosiasi Freight Forwarder), freight forwarder adalah “perusahaan yang mengatur
Glosarium Pengiriman Internasional: 100+ Istilah, Singkatan, dan Definisi Pengiriman Dijelaskan Perdagangan internasional berjalan dengan bahasa. Faktur pengiriman barang, deklarasi pabean, instruksi pengiriman, dan kontrak pengangkut
Cost, Insurance and Freight (CIF) Dijelaskan: Panduan Inggris Raya Apa itu CIF? Cost, Insurance and Freight (CIF) adalah Incoterm di mana penjual membayar ongkos kirim
Incoterm FCA (Free Carrier) Dijelaskan: Panduan UK Apa itu FCA? FCA, Free Carrier, adalah Incoterm di mana penjual menyerahkan barang kepada pengangkut yang ditunjuk oleh
DPU Incoterm (Delivered at Place Unloaded) Dijelaskan: Panduan UK Apa itu DPU? DPU, Delivered at Place Unloaded, adalah satu-satunya Incoterm di mana penjual bertanggung jawab