Qu’est-ce qu’une facture commerciale ?
Une facture commerciale est le document principal du commerce international. Elle est émise par le vendeur à l’acheteur et enregistre la nature des marchandises, leur quantité, leur coût et leur origine. Pour les autorités douanières de chaque pays, la facture commerciale est le point de départ pour l’évaluation des droits de douane, l’application des taux des accords commerciaux et la décision de savoir si les marchandises peuvent être dédouanées.
Si vous débutez dans la coordination des expéditions, un courtier en douane ou un commissionnaire de transport vous demandera une facture commerciale pour presque toutes les expéditions internationales que vous gérerez. Bien la faire dès le départ permet d’éviter les retards, de prévenir les erreurs de calcul des droits de douane et de maintenir de bonnes relations avec HMRC.
Cet article couvre tout ce que vous devez savoir : ce qu’est une facture commerciale, ce qu’elle doit contenir, et où les gens font des erreurs.
Une facture commerciale est un document commercial qui enregistre une vente entre un vendeur et un acheteur au-delà d’une frontière internationale. Elle est émise par l’exportateur et remise à l’importateur.
Chaque pays doté d’un régime douanier exige une facture commerciale pour le dédouanement des marchandises. Les autorités douanières l’utilisent pour établir trois éléments : la nature des marchandises, leur provenance et leur valeur.
Les réponses à ces trois questions déterminent le montant des droits d’importation et de la TVA applicables. Elles déterminent également si une préférence tarifaire accordée par un accord commercial peut être revendiquée, et si des contrôles ou licences d’importation sont déclenchés.
Au Royaume-Uni, HMRC et le Customs Declaration Service (CDS) s’appuient sur la facture commerciale comme principal document justificatif d’une déclaration d’importation. Ce n’est pas la déclaration elle-même, qui est soumise électroniquement via le CDS, mais c’est le document qui étaye tout.
Une facture commerciale est également un document juridique. Elle crée un enregistrement de la transaction entre l’acheteur et le vendeur. Les informations qu’elle contient doivent être exactes, cohérentes avec ce qui a réellement été expédié, et cohérentes avec la valeur figurant sur la déclaration en douane.
Ces deux documents sont souvent confondus, mais ils servent des objectifs différents.
Une facture proforma est émise avant qu’une vente ne soit finalisée. C’est un devis ou une estimation. Elle indique le coût des marchandises et les conditions, mais ne confirme pas qu’une transaction complète a eu lieu. Les factures proforma sont utilisées pour convenir des prix avant l’expédition, pour ouvrir des lettres de crédit, et parfois pour des expéditions temporaires ou d’échantillons où aucune vente réelle n’a eu lieu.
Une facture commerciale confirme une transaction complétée. Les marchandises ont été vendues. La facture est le document de facturation. C’est celle que les autorités douanières veulent voir.
Vous ne pouvez pas utiliser une facture proforma à la place d’une facture commerciale pour une expédition commerciale. Si des marchandises ont été vendues et traversent une frontière, vous avez besoin d’une facture commerciale. L’utilisation d’une proforma, parfois faite pour masquer la valeur, n’est pas acceptable pour HMRC et peut être traitée comme une infraction douanière.
Il existe une exception légitime : les marchandises en consignation, les échantillons ou les exportations temporaires où aucune vente n’a eu lieu. Dans ces cas, une facture proforma ou une déclaration de valeur en douane peut être appropriée. Mais pour une vente commerciale normale, utilisez toujours une facture commerciale.
Lorsque les marchandises arrivent à la frontière du Royaume-Uni, votre courtier en douane soumet une déclaration d’importation via le CDS. Cette déclaration comprend une valeur en douane, un code de marchandise, un pays d’origine, et des détails sur l’importateur et l’exportateur.
Chacune de ces informations provient, directement ou indirectement, de la facture commerciale. Si la facture est erronée, la déclaration est susceptible de l’être aussi. Si la déclaration est erronée, vous vous exposez à :
La facture commerciale est également le document qu’un agent des douanes examinera si des marchandises sont sélectionnées pour inspection. Elle doit correspondre à l’expédition réelle. Une description vague, inexacte ou incohérente avec ce qui se trouve dans le conteneur est un signal d’alarme.
Il n’existe pas de modèle universel unique pour une facture commerciale. Mais certains champs sont requis par HMRC, par les autorités douanières du pays importateur, et par les bonnes pratiques.
Le tableau ci-dessous liste chaque champ requis ou fortement recommandé, sa signification et pourquoi il est important.
| Champ | Ce Que C’est | Pourquoi C’est Important |
|---|---|---|
| Numéro de facture | Une référence unique pour cette facture | Requis sur la déclaration en douane ; relie les documents entre eux |
| Date de facture | La date d’émission de la facture | Détermine le taux de change applicable pour l’évaluation des droits |
| Nom et adresse de l’exportateur | Nom légal complet et adresse du vendeur | Identifie qui a expédié les marchandises |
| Numéro EORI de l’exportateur | Numéro d’Enregistrement et d’Identification des Opérateurs Économiques | Requis pour les déclarations en douane au Royaume-Uni et dans l’UE |
| Nom et adresse de l’importateur | Nom légal complet et adresse de l’acheteur | Identifie le déclarant responsable de la saisie douanière |
| Numéro EORI de l’importateur | EORI de l’acheteur (si applicable) | Requis sur les déclarations d’importation au Royaume-Uni ; l’importateur est responsable de la déclaration |
| Description des marchandises | Description claire et spécifique de la nature des marchandises | Utilisé pour classer les marchandises et évaluer les droits — doit être suffisamment spécifique pour qu’un agent des douanes puisse identifier le produit |
| Code SH / Code de marchandise | Le code du Système Harmonisé pour les marchandises | Pas légalement requis sur la facture elle-même, mais c’est une bonne pratique ; soutient une classification précise |
| Quantité et unité | Nombre d’unités et type d’unité (par ex., 500 paires, 200 kg) | Utilisé pour vérifier les marchandises par rapport à la déclaration et à la liste de colisage |
| Prix unitaire | Prix par unité dans la devise convenue | Entrée principale pour l’évaluation douanière |
| Valeur totale de la facture | Valeur totale de l’expédition | Base principale pour l’évaluation douanière |
| Devise | La devise dans laquelle la transaction est libellée | HMRC convertit en GBP en utilisant le taux de change de HMRC pour le mois de déclaration |
| Pays d’origine | Où les marchandises ont été fabriquées ou produites | Détermine si les taux préférentiels s’appliquent ; affecte le taux de droit |
| Incoterm | Le terme commercial convenu (par ex., FOB, CIF, DAP) | Détermine quels coûts sont inclus dans le prix de la facture et si des ajustements sont nécessaires pour l’évaluation douanière |
| Conditions de livraison / port | Où la responsabilité des marchandises est transférée | Lié à l’incoterm ; aide le courtier à calculer correctement la valeur en douane |
| Conditions de paiement | Comment et quand le paiement sera effectué (par ex., 30 jours net, lettre de crédit) | Peut être pertinent pour l’évaluation dans les transactions entre parties liées |
| Déclaration d’origine (pour les demandes de préférence) | Une déclaration textuelle de l’exportateur indiquant que les marchandises respectent les règles d’origine | Requis pour revendiquer des taux de droits préférentiels dans le cadre d’accords commerciaux tels que le TCA Royaume-Uni-UE |
Si vous exportez depuis le Royaume-Uni, votre commissionnaire de transport aura besoin de toutes les informations ci-dessus pour compléter la déclaration d’exportation. Si vous importez au Royaume-Uni, votre courtier en douane utilisera les mêmes informations pour compléter la déclaration d’importation via le CDS.
La description des marchandises est l’un des champs les plus importants sur une facture commerciale, et l’un des plus souvent mal réalisés.
Une description comme « pièces de rechange », « machinerie », « vêtements » ou « électronique » n’est pas acceptable. Elle est trop vague pour que les autorités douanières puissent classer les marchandises ou évaluer si des contrôles s’appliquent.
Une bonne description indique à l’agent des douanes exactement ce qu’est le produit. Cela signifie inclure :
Par exemple : « Pantalon pour homme en coton tissé, 100 % coton, neuf » est une description utilisable. « Pantalons » ne l’est pas.
Le code SH ne doit pas figurer sur la facture commerciale en vertu de la loi britannique, mais son inclusion est fortement recommandée. Il signale au courtier en douane que vous avez déjà identifié la classification correcte, réduit le risque de mauvaise classification et accélère le traitement. Si vous l’incluez, assurez-vous qu’il est correct. Un code SH erroné sur la facture qui est copié sur la déclaration pose un problème, pas un raccourci.
Si vous n’êtes pas sûr du code SH correct, laissez le champ vide plutôt que de deviner. Votre courtier en douane classera les marchandises. Mais une description vague des marchandises lui complique la tâche et augmente le risque d’erreur.
HMRC utilise la facture commerciale comme preuve principale de la valeur transactionnelle : le prix réellement payé ou payable pour les marchandises. Conformément à l’Accord de l’OMC sur la Valeur en Douane, la valeur transactionnelle est la méthode privilégiée pour évaluer la valeur en douane, et c’est la méthode à laquelle HMRC a recours dans presque tous les cas.
La valeur en douane n’est pas toujours la même que la valeur facturée. Elle dépend de l’incoterm convenu entre l’acheteur et le vendeur.
HMRC exige que la valeur en douane reflète le coût, l’assurance et le fret (CIF) jusqu’à la frontière britannique. Cela signifie le prix que vous avez payé au fournisseur, plus les frais de fret international, plus l’assurance jusqu’au port d’entrée britannique. Si votre facture est sur une base FOB ou ex-works, votre courtier en douane doit ajouter les coûts de fret et d’assurance pour obtenir la valeur CIF. Si votre facture est déjà sur une base CIF ou CIP jusqu’à un port britannique, la valeur facturée peut être directement utilisable.
La sous-facturation est une infraction grave. La sous-facturation signifie déclarer une valeur inférieure sur la facture commerciale par rapport au prix de transaction réel. Cela réduit la valeur en douane et donc les droits et la TVA à l’importation payables. HMRC est conscient de cette pratique. Les sanctions pour sous-évaluation délibérée peuvent être sévères, notamment :
Il en va de même dans l’autre sens. Si vous exportez et que la valeur de votre facture ne reflète pas le prix commercial réel, vous créez un risque de conformité pour votre acheteur. Vous pourriez également avoir un problème au titre des contrôles à l’exportation si les marchandises sont des articles réglementés.
HMRC peut et vérifie les valeurs facturées qui semblent basses par rapport aux statistiques commerciales de la catégorie de produits. Si vous avez une raison légitime pour un prix bas, comme une vente réelle à perte ou des marchandises retournées au fournisseur, assurez-vous de pouvoir le justifier par des documents.
Si vous exportez depuis le Royaume-Uni vers un pays non anglophone, certaines autorités douanières de destination peuvent exiger que la facture commerciale soit dans leur langue nationale, ou au moins qu’elle inclue une traduction.
Les exigences varient selon les pays. La France, l’Allemagne et d’autres États membres de l’UE acceptent généralement les factures commerciales en anglais. Mais certains pays d’Asie, du Moyen-Orient et d’Amérique du Sud peuvent exiger une version dans la langue locale ou une traduction certifiée.
Si vous importez au Royaume-Uni, la facture commerciale peut être dans n’importe quelle langue. Mais votre courtier en douane doit en comprendre le contenu pour compléter la déclaration avec précision. Si la facture est dans une langue qu’il ne lit pas, fournissez une traduction en anglais. Il n’y a pas d’exigence officielle de certification pour les besoins d’importation, mais l’exactitude est essentielle.
Pour les marchandises réglementées, les produits alimentaires, les produits pharmaceutiques ou les marchandises nécessitant des certificats spécifiques, la documentation peut devoir répondre à des exigences plus strictes, y compris des langues spécifiques ou des traductions authentifiées.
En cas de doute, demandez à l’ambassade du pays de destination ou à votre commissionnaire de transport ce qui est attendu. Ne pas respecter les exigences linguistiques peut entraîner le blocage des marchandises à la frontière.
Voici les erreurs qui surviennent le plus souvent lorsque l’on débute dans la coordination des expéditions. La plupart d’entre elles sont évitables.
Description vague des marchandises. « Marchandises diverses », « pièces », « échantillons » ou « conformément au contrat » ne sont pas des descriptions. Indiquez ce que sont réellement les marchandises en termes clairs qu’un agent des douanes peut utiliser.
Pays d’origine erroné ou manquant. Le pays d’origine est l’endroit où les marchandises ont été fabriquées ou produites, pas où le fournisseur est basé, ni où la commande a été passée. Une entreprise britannique qui s’approvisionne en marchandises au Vietnam et les revend a des marchandises d’origine vietnamienne, pas d’origine britannique.
La valeur facturée ne correspond pas au prix de vente réel. Que la divergence soit trop élevée ou trop basse, une divergence entre la facture et le prix réel crée un problème de conformité douanière. Utilisez le prix de transaction réel.
Incoterm manquant ou incohérent avec ce qui a été convenu. Si la facture indique FOB mais que le contrat de fret indique CIF, votre courtier en douane ne peut pas calculer la bonne valeur en douane sans investigation supplémentaire. Convenez de l’incoterm avant l’expédition et assurez-vous que la facture le reflète.
Absence de numéros EORI. L’exportateur et l’importateur ont tous deux besoin de numéros EORI pour les déclarations en douane britanniques et européennes. S’ils sont manquants sur la facture, le courtier en douane devra les rechercher, ce qui cause des retards.
Devise non indiquée. Si la facture est en USD, EUR ou une autre devise, HMRC convertit en GBP en utilisant le taux de change mensuel de HMRC. Le courtier a besoin de connaître la devise pour effectuer cette conversion. Indiquez-la toujours clairement sur la facture.
Date de facture erronée ou manquante. La date de la facture détermine le mois du taux de change utilisé pour la conversion. Une date manquante ou erronée crée une complexité inutile sur la déclaration.
Expéditions multiples sur une seule facture sans référencement clair. Ce n’est pas automatiquement incorrect, mais votre courtier en douane doit savoir quelles lignes de facture correspondent à quelle expédition. Si vous avez plusieurs expéditions partielles pour une seule commande, précisez quelles lignes sont couvertes par chaque mouvement.
Avant le 31 décembre 2020, les marchandises circulant entre le Royaume-Uni et les États membres de l’UE étaient des mouvements intra-UE. Aucune déclaration en douane n’était requise. Un bon de livraison ou une facture de vente suffisait pour la TVA et les registres comptables.
Depuis le Brexit, le Royaume-Uni est un pays tiers par rapport à l’UE, et l’UE est un pays tiers par rapport au Royaume-Uni. Chaque mouvement de marchandises entre le Royaume-Uni et l’UE est désormais une transaction commerciale internationale. Cela signifie que :
Pour les entreprises qui commerçaient auparavant librement à travers la frontière Royaume-Uni-UE, il s’agit d’un changement opérationnel important. Les factures commerciales doivent désormais inclure tous les champs de la liste de contrôle ci-dessus, y compris les numéros EORI des deux parties, une description des marchandises qui fonctionne à des fins douanières, et le bon Incoterm.
Revendiquer la préférence dans le cadre de l’Accord de Commerce et de Coopération (TCA) Royaume-Uni-UE
Le TCA Royaume-Uni-UE prévoit l’absence de droits de douane sur les marchandises qui respectent les règles d’origine pertinentes. Pour bénéficier de ce taux zéro, l’exportateur doit inclure une déclaration d’origine sur la facture commerciale (ou sur un autre document commercial accompagnant l’expédition).
La formulation de la déclaration d’origine pour les exportateurs britanniques est la suivante :
« L’exportateur des produits couverts par le présent document déclare que, sauf indication contraire claire, ces produits sont d’origine préférentielle britannique. »
Pour les exportateurs de l’UE déclarant des marchandises à destination du Royaume-Uni comme étant d’origine préférentielle de l’UE, la formulation européenne équivalente s’applique.
Cette déclaration n’apparaît pas automatiquement sur la facture. Vous devez l’ajouter délibérément. Si elle est manquante, votre importateur ne pourra pas bénéficier du taux de droit préférentiel et pourrait payer des droits qu’il n’aurait pas dû payer.
Pour les expéditions de valeur plus élevée dépassant certains seuils, l’exportateur peut avoir besoin d’être un Exportateur Enregistré (REX) dans le système de l’UE pour faire la déclaration. Les exportateurs britanniques vendant dans l’UE devraient vérifier le seuil actuel et les exigences d’enregistrement auprès de leur commissionnaire de transport ou de l’autorité douanière européenne compétente.
La facture commerciale doit-elle être sur un formulaire ou un modèle spécifique ?
Non. Il n’y a pas de modèle imposé. Une facture commerciale peut être produite sur le papier à en-tête de votre entreprise, dans votre système comptable, ou sur un modèle commercial standard, à condition qu’elle contienne tous les champs requis. De nombreuses entreprises utilisent leur disposition de facture de vente standard avec des champs spécifiques au commerce ajoutés.
Qui émet la facture commerciale ?
L’exportateur, le vendeur, émet la facture commerciale. C’est son document qui confirme la vente. L’importateur le reçoit et le transmet à son courtier en douane pour la déclaration d’importation.
La facture commerciale doit-elle être signée ?
Au Royaume-Uni, aucune signature n’est légalement requise sur une facture commerciale standard à des fins douanières. Mais certains pays de destination exigent une facture signée ou tamponnée. Certaines banques et lettres de crédit exigent également un original signé. Vérifiez les exigences du pays de destination et de la méthode de paiement que vous utilisez.
La facture commerciale et la liste de colisage peuvent-elles être combinées en un seul document ?
En principe, oui, certaines entreprises les combinent. Mais les courtiers en douane trouvent généralement plus facile de travailler avec des documents séparés. Une facture-liste de colisage combinée peut fonctionner pour des expéditions simples, à ligne unique. Pour tout ce qui est plus complexe, gardez-les séparés, sauf avis contraire de votre commissionnaire de transport.
Dans quelle devise la facture commerciale doit-elle être libellée ?
Utilisez la devise convenue entre l’acheteur et le vendeur, généralement USD, EUR ou GBP dans le commerce britannique. HMRC convertit les montants non GBP en GBP pour l’évaluation des droits en utilisant le taux de change mensuel de HMRC. Indiquez toujours clairement la devise sur la facture.
Combien de temps dois-je conserver les factures commerciales ?
HMRC exige que vous conserviez les documents douaniers, y compris les factures commerciales justifiant les déclarations d’importation, pendant au moins quatre ans à compter de la date de la déclaration. De nombreuses entreprises les conservent pendant six ans pour s’aligner sur leur politique générale de conservation des documents en vertu du droit des sociétés britannique. Les copies numériques sont acceptables.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Qu’est-ce que le dédouanement ? Le dédouanement est le processus officiel de déclaration des marchandises auprès du HMRC lors du franchissement de la frontière britannique,
Qu’est-ce que DDU ? DDU, Delivered Duty Unpaid, était un Incoterm sous les règles Incoterms 2000. Le vendeur livrait les marchandises à une destination nommée
Certificat d’origine expliqué : qu’est-ce que c’est, pourquoi c’est important et quand en avoir besoin Un certificat d’origine est l’un des documents les plus importants
Qu’est-ce que l’évaluation douanière ? L’évaluation douanière est le processus utilisé par l’HMRC pour déterminer la valeur monétaire des marchandises importées. Cette valeur est utilisée
Qu’est-ce que le FOB ? Le FOB, Free on Board, est un Incoterm selon lequel le vendeur livre les marchandises à bord d’un navire désigné
Qu’est-ce qu’une lettre de crédit ? Une lettre de crédit (LC) est une garantie écrite émise par une banque au nom de l’acheteur. Elle promet