Was ist eine kommerzielle Rechnung?
Eine kommerzielle Rechnung ist das wichtigste Dokument im internationalen Handel. Sie wird vom Verkäufer an den Käufer ausgestellt und erfasst, was die Waren sind, wie viele verkauft wurden, was sie kosten und woher sie stammen. Für Zollbehörden in jedem Land ist die kommerzielle Rechnung der Ausgangspunkt für die Ermittlung von Zöllen, die Anwendung von Handelsabkommenssätzen und die Entscheidung, ob Waren freigegeben werden können.
Wenn Sie neu in der Versandkoordination sind, werden Ihnen ein Zollagent oder Spediteur bei fast jeder internationalen Sendung, die Sie abwickeln, eine kommerzielle Rechnung vorlegen. Wenn Sie sie von Anfang an richtig machen, sparen Sie Verzögerungen, vermeiden Fehlkalkulationen bei Zöllen und halten HMRC auf Ihrer Seite.
Dieser Artikel behandelt alles, was Sie wissen müssen: Was eine kommerzielle Rechnung ist, was darauf stehen muss und wo die Leute Fehler machen.
Eine kommerzielle Rechnung ist ein Handelsdokument, das einen Verkauf zwischen einem Verkäufer und einem Käufer über eine internationale Grenze hinweg festhält. Sie wird vom Exporteur ausgestellt und dem Importeur übergeben.
Jedes Land, das ein Zollregime betreibt, verlangt eine kommerzielle Rechnung für die Warenabfertigung. Zollbehörden nutzen sie, um drei Dinge festzustellen: was die Waren sind, woher sie stammen und was sie wert sind.
Die Antworten auf diese drei Fragen bestimmen, wie viel Einfuhrzoll und Mehrwertsteuer anfällt. Sie bestimmen auch, ob Zollpräferenzen aus Handelsabkommen in Anspruch genommen werden können und ob Importkontrollen oder Lizenzen ausgelöst werden.
Im Vereinigten Königreich verlassen sich HMRC und der Customs Declaration Service (CDS) auf die kommerzielle Rechnung als primären Beleg für eine Einfuhranmeldung. Es handelt sich nicht um die Anmeldung selbst, die elektronisch über CDS eingereicht wird, sondern um das Dokument, das alles untermauert.
Eine kommerzielle Rechnung ist auch ein Rechtsdokument. Sie schafft einen Nachweis über die Transaktion zwischen Käufer und Verkäufer. Die darauf enthaltenen Informationen müssen korrekt sein, mit dem tatsächlich versendeten übereinstimmen und mit dem Wert übereinstimmen, der in der Zollanmeldung angegeben ist.
Diese beiden Dokumente werden oft verwechselt, aber sie dienen unterschiedlichen Zwecken.
Eine Proforma-Rechnung wird ausgestellt, bevor ein Verkauf abgeschlossen ist. Sie ist ein Angebot oder ein Kostenvoranschlag. Sie legt fest, was die Waren kosten werden und zu welchen Bedingungen, bestätigt aber nicht, dass eine abgeschlossene Transaktion stattgefunden hat. Proforma-Rechnungen werden verwendet, um Preise vor dem Versand zu vereinbaren, Akkreditive zu eröffnen und manchmal für vorübergehende oder Musterlieferungen, bei denen kein tatsächlicher Verkauf stattgefunden hat.
Eine kommerzielle Rechnung bestätigt eine abgeschlossene Transaktion. Die Waren wurden verkauft. Die Rechnung ist das Rechnungsdokument. Dies ist das Dokument, das die Zollbehörden sehen möchten.
Sie können keine Proforma-Rechnung anstelle einer kommerziellen Rechnung bei einer kommerziellen Lieferung verwenden. Wenn Waren verkauft wurden und eine Grenze überschreiten, benötigen Sie eine kommerzielle Rechnung. Die Verwendung einer Proforma-Rechnung, manchmal um den Wert zu verschleiern, ist für HMRC nicht akzeptabel und kann als Zollvergehen behandelt werden.
Es gibt eine legitime Ausnahme: Waren im Konsignationslager, Muster oder vorübergehende Ausfuhren, bei denen kein Verkauf stattgefunden hat. In diesen Fällen kann eine Proforma-Rechnung oder eine Zollwerterklärung angemessen sein. Aber bei einem normalen kommerziellen Verkauf verwenden Sie immer eine kommerzielle Rechnung.
Wenn Waren an der britischen Grenze ankommen, reicht Ihr Zollagent eine Einfuhranmeldung über CDS ein. Diese Anmeldung enthält einen Zollwert, einen Zolltarifcode, ein Ursprungsland sowie Angaben zum Importeur und Exporteur.
Jede dieser Zahlen stammt direkt oder indirekt aus der kommerziellen Rechnung. Wenn die Rechnung falsch ist, ist die Anmeldung wahrscheinlich auch falsch. Wenn die Anmeldung falsch ist, sind Sie folgenden Risiken ausgesetzt:
Die kommerzielle Rechnung ist auch das Dokument, das ein Zöllner prüft, wenn Waren zur Inspektion ausgewählt werden. Sie muss mit der tatsächlichen Sendung übereinstimmen. Eine vage, ungenaue oder inkonsistente Beschreibung mit dem Inhalt des Containers ist ein Warnsignal.
Es gibt keine einheitliche universelle Vorlage für eine kommerzielle Rechnung. Aber bestimmte Felder sind für HMRC, für die Zollbehörden des Einfuhrlandes und für bewährte Praktiken erforderlich.
Die folgende Tabelle listet jedes erforderliche oder dringend empfohlene Feld, seine Bedeutung und seine Relevanz auf.
| Feld | Was es ist | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | Eine eindeutige Referenz für diese Rechnung | Benötigt für die Zollanmeldung; verknüpft die Unterlagen miteinander |
| Rechnungsdatum | Das Ausstellungsdatum der Rechnung | Bestimmt den anwendbaren Wechselkurs für die Zollbewertung |
| Name und Adresse des Exporteurs | Vollständiger rechtlicher Name und Adresse des Verkäufers | Identifiziert, wer die Ware versendet hat |
| EORI-Nummer des Exporteurs | Registrierungs- und Identifikationsnummer des Wirtschaftsbeteiligten | Erforderlich für Zollanmeldungen im Vereinigten Königreich und in der EU |
| Name und Adresse des Importeurs | Vollständiger rechtlicher Name und Adresse des Käufers | Identifiziert den Anmelder, der für die Zollanmeldung verantwortlich ist |
| EORI-Nummer des Importeurs | Die EORI-Nummer des Käufers (falls zutreffend) | Erforderlich für britische Einfuhranmeldungen; der Importeur ist für die Anmeldung verantwortlich |
| Warenbeschreibung | Klare, spezifische Beschreibung der Waren | Wird zur Klassifizierung der Waren und zur Zollbemessung verwendet – muss spezifisch genug sein, damit ein Zöllner das Produkt identifizieren kann |
| HS-Code / Zolltarifcode | Der Code des Harmonisierten Systems für die Waren | Nach britischem Recht nicht rechtlich auf der Rechnung vorgeschrieben, aber Best Practice; unterstützt eine genaue Klassifizierung |
| Menge und Einheit | Anzahl der Einheiten und die Einheit (z. B. 500 Paar, 200 kg) | Wird zur Überprüfung der Waren anhand der Anmeldung und des Packzettels verwendet |
| Einzelpreis | Preis pro Einheit in der vereinbarten Währung | Kernwert für die Zollbewertung |
| Gesamtrechnungswert | Gesamtwert der Sendung | Primäre Grundlage für die Zollbewertung |
| Währung | Die Währung, in der die Transaktion denominiert ist | HMRC rechnet zum GBP-Kurs des HMRC-Wechselkurses für den Anmeldemonat um |
| Ursprungsland | Wo die Waren hergestellt oder produziert wurden | Bestimmt, ob Präferenzsätze gelten; beeinflusst den Zollsatz |
| Incoterm | Die vereinbarte Handelsbedingung (z. B. FOB, CIF, DAP) | Bestimmt, welche Kosten im Rechnungspreis enthalten sind und ob Anpassungen für die Zollbewertung erforderlich sind |
| Lieferbedingungen / Hafen | Wo die Verantwortung für die Waren übergeht | Verbunden mit dem Incoterm; hilft dem Broker, den Zollwert korrekt zu berechnen |
| Zahlungsbedingungen | Wie und wann die Zahlung erfolgt (z. B. 30 Tage netto, Akkreditiv) | Kann für die Bewertung bei Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen relevant sein |
| Ursprungserklärung (für Präferenzansprüche) | Eine schriftliche Erklärung des Exporteurs, dass die Waren die Ursprungsregeln erfüllen | Erforderlich, um präferenzielle Zollsätze im Rahmen von Handelsabkommen wie dem UK-EU TCA in Anspruch zu nehmen |
Wenn Sie aus dem Vereinigten Königreich exportieren, benötigt Ihr Spediteur alle oben genannten Informationen, um die Exportanmeldung abzuschließen. Wenn Sie in das Vereinigte Königreich importieren, verwendet Ihr Zollagent dieselben Informationen, um die Einfuhranmeldung über CDS abzuschließen.
Die Warenbeschreibung ist eines der wichtigsten Felder auf einer kommerziellen Rechnung und eines der am häufigsten schlecht ausgeführten.
Eine Beschreibung wie „Ersatzteile“, „Maschinen“, „Kleidung“ oder „Elektronik“ ist nicht akzeptabel. Sie ist zu vage, als dass Zollbehörden die Waren klassifizieren oder feststellen könnten, ob Kontrollen gelten.
Eine gute Beschreibung sagt dem Zöllner genau, um welches Produkt es sich handelt. Das bedeutet, dass Folgendes enthalten sein muss:
Zum Beispiel: „Gewebte Baumwollhosen für Herren, 100 % Baumwolle, neu“ ist eine brauchbare Beschreibung. „Hosen“ ist es nicht.
Der HS-Code muss nach britischem Recht nicht auf der kommerziellen Rechnung erscheinen, aber die Angabe wird dringend empfohlen. Sie signalisiert dem Zollbroker, dass Sie die korrekte Klassifizierung bereits vorgenommen haben, verringert die Wahrscheinlichkeit einer Fehlklassifizierung und beschleunigt die Bearbeitung. Wenn Sie ihn angeben, stellen Sie sicher, dass er korrekt ist. Ein falscher HS-Code auf der Rechnung, der auf die Anmeldung kopiert wird, ist ein Problem, kein Abkürzung.
Wenn Sie sich über den korrekten HS-Code nicht sicher sind, lassen Sie das Feld leer, anstatt zu raten. Ihr Zollbroker wird die Waren klassifizieren. Eine vage Warenbeschreibung erschwert ihm jedoch die Arbeit und erhöht das Fehlerrisiko.
HMRC verwendet die kommerzielle Rechnung als primären Nachweis des Transaktionswerts: des tatsächlich gezahlten oder zu zahlenden Preises für die Waren. Gemäß dem WTO-Abkommen über die Zollbewertung ist der Transaktionswert die bevorzugte Methode zur Ermittlung des Zollwerts, und dies ist die Methode, die HMRC in fast allen Fällen standardmäßig anwendet.
Der Zollwert ist nicht immer derselbe wie der Rechnungswert. Er hängt vom zwischen Käufer und Verkäufer vereinbarten Incoterm ab.
HMRC verlangt, dass der Zollwert die Kosten, Versicherung und Fracht (CIF) bis zur Grenze des Vereinigten Königreichs widerspiegelt. Das bedeutet den Preis, den Sie an den Lieferanten gezahlt haben, zuzüglich der internationalen Frachtkosten und zuzüglich der Versicherung bis zum britischen Einfuhrhafen. Wenn Ihre Rechnung auf FOB- oder EXW-Basis gestellt ist, muss Ihr Zollbroker Fracht- und Versicherungskosten hinzufügen, um den CIF-Wert zu ermitteln. Wenn Ihre Rechnung bereits auf CIF- oder CIP-Basis bis zu einem britischen Hafen gestellt ist, kann der Rechnungswert direkt verwendet werden.
Unterfakturierung ist ein schweres Vergehen. Unterfakturierung bedeutet, auf der kommerziellen Rechnung einen niedrigeren Wert anzugeben als den tatsächlichen Transaktionspreis. Dies reduziert den Zollwert und damit die zu zahlenden Zölle und die Einfuhrumsatzsteuer. HMRC ist sich dieser Praxis bewusst. Strafen für vorsätzliche Unterfakturierung können schwerwiegend sein, einschließlich:
Dasselbe gilt in die andere Richtung. Wenn Sie exportieren und Ihr Rechnungswert nicht dem tatsächlichen kommerziellen Preis entspricht, schaffen Sie ein Compliance-Risiko für Ihren Käufer. Sie können auch ein Problem unter Exportkontrollen haben, wenn es sich um kontrollierte Güter handelt.
HMRC kann und wird Rechnungswerte hinterfragen, die im Vergleich zu Handelsstatistiken für die Produktkategorie niedrig erscheinen. Wenn Sie einen legitimen Grund für einen niedrigen Preis haben, wie z. B. einen echten Verkauf mit Verlust oder die Rücksendung von Waren an den Lieferanten, stellen Sie sicher, dass Sie dies dokumentieren können.
Wenn Sie aus dem Vereinigten Königreich in ein nicht-englischsprachiges Land exportieren, verlangen einige Zollbehörden des Bestimmungslandes möglicherweise, dass die kommerzielle Rechnung in ihrer Landessprache ausgestellt wird oder zumindest eine Übersetzung enthält.
Die Anforderungen variieren je nach Land. Frankreich, Deutschland und andere EU-Mitgliedstaaten akzeptieren im Allgemeinen englische kommerzielle Rechnungen. Einige Länder in Asien, dem Nahen Osten und Südamerika können jedoch eine Version in Landessprache oder eine beglaubigte Übersetzung verlangen.
Wenn Sie in das Vereinigte Königreich importieren, kann die kommerzielle Rechnung in jeder Sprache ausgestellt werden. Ihr Zollbroker muss jedoch den Inhalt verstehen, um die Anmeldung korrekt abzuschließen. Wenn die Rechnung in einer Sprache verfasst ist, die er nicht liest, stellen Sie eine englische Übersetzung zur Verfügung. Es gibt keine offizielle Anforderung, dass diese für Zollzwecke beglaubigt ist, aber Genauigkeit ist unerlässlich.
Für regulierte Waren, Lebensmittel, Pharmazeutika oder Waren, die spezifische Zertifikate erfordern, müssen die Dokumente möglicherweise strengere Anforderungen erfüllen, einschließlich spezifischer Sprachen oder beglaubigter Übersetzungen.
Im Zweifelsfall fragen Sie die Botschaft des Bestimmungslandes oder Ihren Spediteur, was erwartet wird. Wenn Sie die Sprachanforderungen falsch einschätzen, können die Waren an der Grenze festgehalten werden.
Dies sind die Fehler, die am häufigsten auftreten, wenn Sie neu in der Versandkoordination sind. Die meisten von ihnen sind vermeidbar.
Vage Warenbeschreibung. „Allgemeine Ware“, „Teile“, „Muster“ oder „gemäß Vertrag“ sind keine Beschreibungen. Schreiben Sie auf, was die Waren tatsächlich sind, in klaren Begriffen, mit denen ein Zöllner arbeiten kann.
Falsches oder fehlendes Ursprungsland. Das Ursprungsland ist der Ort, an dem die Waren hergestellt oder produziert wurden, nicht der Sitz des Lieferanten oder der Ort, an dem die Bestellung aufgegeben wurde. Ein britisches Unternehmen, das Waren aus Vietnam bezieht und diese weiterverkauft, hat Waren vietnamesischen Ursprungs, nicht britischen Ursprungs.
Rechnungswert stimmt nicht mit dem tatsächlichen Verkaufspreis überein. Ob die Diskrepanz zu hoch oder zu niedrig ist, eine Abweichung zwischen der Rechnung und dem tatsächlichen Preis führt zu einem Zoll-Compliance-Problem. Verwenden Sie den tatsächlichen Transaktionspreis.
Incoterm fehlt oder stimmt nicht mit dem Vereinbarten überein. Wenn auf der Rechnung FOB steht, aber der Frachtvertrag CIF lautet, kann Ihr Zollbroker den korrekten Zollwert nicht ohne weitere Untersuchung ermitteln. Vereinbaren Sie den Incoterm vor dem Versand und stellen Sie sicher, dass die Rechnung ihn widerspiegelt.
Keine EORI-Nummern. Sowohl der Exporteur als auch der Importeur benötigen EORI-Nummern für Zollanmeldungen im Vereinigten Königreich und in der EU. Wenn diese auf der Rechnung fehlen, muss der Zollbroker sie nachreichen, was zu Verzögerungen führt.
Währung nicht angegeben. Wenn die Rechnung in USD, EUR oder einer anderen Währung ausgestellt ist, rechnet HMRC sie anhand des monatlichen HMRC-Wechselkurses in GBP um. Der Broker muss die Währung kennen, um diese Umrechnung durchzuführen. Geben Sie sie immer klar auf der Rechnung an.
Falsches oder fehlendes Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum bestimmt den Monat des Wechselkurses, der für die Umrechnung verwendet wird. Ein fehlendes oder falsches Datum führt zu unnötiger Komplexität bei der Anmeldung.
Mehrere Sendungen auf einer Rechnung ohne klare Referenzierung. Dies ist nicht automatisch falsch, aber Ihr Zollbroker muss wissen, welche Rechnungsposten zu welcher Sendung gehören. Wenn Sie mehrere Teilsendungen zu einer Bestellung haben, machen Sie deutlich, welche Posten von jeder Bewegung abgedeckt sind.
Vor dem 31. Dezember 2020 waren Waren, die zwischen dem Vereinigten Königreich und EU-Mitgliedstaaten bewegt wurden, innergemeinschaftliche Warenbewegungen. Es waren keine Zollanmeldungen erforderlich. Ein Lieferschein oder eine Verkaufsrechnung reichte für Mehrwertsteuer- und Buchhaltungszwecke aus.
Seit dem Brexit ist das Vereinigte Königreich ein Drittland im Verhältnis zur EU und die EU ein Drittland im Verhältnis zum Vereinigten Königreich. Jede Warenbewegung zwischen dem Vereinigten Königreich und der EU ist nun eine internationale Handelstransaktion. Das bedeutet:
Für Unternehmen, die zuvor frei über die britisch-europäische Grenze gehandelt haben, ist dies eine erhebliche operative Änderung. Kommerzielle Rechnungen müssen nun alle Felder der obigen Checkliste enthalten, einschließlich EORI-Nummern für beide Parteien, einer Warenbeschreibung, die für Zollzwecke funktioniert, und des korrekten Incoterms.
Inanspruchnahme von Präferenzen im Rahmen des Handels- und Kooperationsabkommens (TCA) zwischen dem Vereinigten Königreich und der EU
Das TCA zwischen dem Vereinigten Königreich und der EU sieht Nullzölle für Waren vor, die die einschlägigen Ursprungsregeln erfüllen. Um diesen Nullzollsatz in Anspruch zu nehmen, muss der Exporteur eine Ursprungserklärung auf der kommerziellen Rechnung (oder einem anderen kommerziellen Dokument, das die Sendung begleitet) anbringen.
Die Formulierung der Ursprungserklärung für britische Exporteure lautet:
„Der Exporteur der von diesem Dokument abgedeckten Produkte erklärt, dass diese Produkte, sofern nicht anders deutlich angegeben, britischen Präferenzursprungs sind.“
Für EU-Exporteure, die Waren in Richtung Großbritannien als von der EU stammend deklarieren, gilt die entsprechende EU-Formulierung.
Diese Erklärung erscheint nicht automatisch auf der Rechnung. Sie müssen sie bewusst hinzufügen. Wenn sie fehlt, kann Ihr Importeur den präferenziellen Zollsatz nicht in Anspruch nehmen und zahlt möglicherweise Zölle, die er nicht hätte zahlen müssen.
Bei höherwertigen Sendungen über bestimmten Schwellenwerten muss der Exporteur möglicherweise ein registrierter Exporteur (REX) im EU-System sein, um die Erklärung abzugeben. Britische Exporteure, die in die EU verkaufen, sollten die aktuelle Schwelle und die Registrierungsanforderungen bei ihrem Spediteur oder der zuständigen EU-Zollbehörde überprüfen.
Muss die kommerzielle Rechnung auf einem bestimmten Formular oder einer bestimmten Vorlage sein?
Nein. Es gibt keine vorgeschriebene Vorlage. Eine kommerzielle Rechnung kann auf Ihrem Firmenbriefkopf, in Ihrem Buchhaltungssystem oder auf einer Standard-Handelsvorlage erstellt werden, solange sie alle erforderlichen Felder enthält. Viele Unternehmen verwenden ihr Standard-Verkaufsrechnungsformat und fügen handelsbezogene Felder hinzu.
Wer stellt die kommerzielle Rechnung aus?
Der Exporteur, der Verkäufer, stellt die kommerzielle Rechnung aus. Es ist sein Dokument, das den Verkauf bestätigt. Der Importeur erhält sie und gibt sie an seinen Zollbroker für die Einfuhranmeldung weiter.
Muss die kommerzielle Rechnung unterschrieben sein?
Im Vereinigten Königreich ist für Zollzwecke keine Unterschrift auf einer Standard-kommerziellen Rechnung gesetzlich vorgeschrieben. Einige Zielländer verlangen jedoch eine unterschriebene oder gestempelte Rechnung. Einige Banken und Akkreditive verlangen ebenfalls ein unterschriebenes Original. Prüfen Sie die Anforderungen des Ziellandes und die von Ihnen verwendete Zahlungsmethode.
Können die kommerzielle Rechnung und der Packzettel zu einem Dokument zusammengefasst werden?
Grundsätzlich ja, einige Unternehmen fassen sie zusammen. Zollagenten finden es jedoch im Allgemeinen einfacher, mit getrennten Dokumenten zu arbeiten. Eine kombinierte Rechnungs-Packliste kann für einfache Sendungen mit einer einzigen Position funktionieren. Halten Sie sie für komplexere Sendungen getrennt, es sei denn, Ihr Spediteur rät etwas anderes.
In welcher Währung sollte die kommerzielle Rechnung ausgestellt sein?
Verwenden Sie die zwischen Käufer und Verkäufer vereinbarte Währung, typischerweise USD, EUR oder GBP im britischen Handel. HMRC rechnet Nicht-GBP-Beträge anhand des monatlichen HMRC-Wechselkurses in GBP für die Zollbemessung um. Geben Sie die Währung immer klar auf der Rechnung an.
Wie lange sollte ich kommerzielle Rechnungen aufbewahren?
HMRC verlangt von Ihnen, Zollunterlagen, einschließlich kommerzieller Rechnungen zur Unterstützung von Einfuhranmeldungen, mindestens vier Jahre ab dem Anmeldedatum aufzubewahren. Viele Unternehmen bewahren sie sechs Jahre lang auf, um sie an ihre allgemeine Aufbewahrungsrichtlinie gemäß dem britischen Gesellschaftsrecht anzupassen. Digitale Kopien sind zulässig.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Delivered Duty Paid (DDP) erklärt: Ein Leitfaden für das Vereinigte Königreich Was ist DDP? Delivered Duty Paid (DDP) ist eine Incoterms 2020-Regel, bei der der
Was ist das vereinfachte Zollanmeldeverfahren? Das SCDP ist ein vom HMRC genehmigtes Schema, das regelmäßigen Importeuren gestattet, Waren mit einer minimalen vereinfachten Anmeldung von der
Was ist IPR? Inward Processing Relief (IPR) ist ein britisches Sonderverfahren im Zollwesen, das es Ihnen ermöglicht, Waren von außerhalb des Vereinigten Königreichs zu importieren,
Was sind Ursprungsregeln? Ursprungsregeln sind die Kriterien, die im internationalen Handel verwendet werden, um die „wirtschaftliche Nationalität“ von Waren zu bestimmen, anders ausgedrückt, woher ein
Betrug im Frachtverkehr erklärt: Wie man Frachtbetrug erkennt und vermeidet Betrug im Frachtverkehr kostet britische Unternehmen jedes Jahr Millionen Pfund. Die Internationale Handelskammer schätzt, dass
Wenn Sie neu im Versandgeschäft sind und gerade entdeckt haben, dass Ihre Waren als gefährlich eingestuft werden könnten, geraten Sie nicht in Panik. Dieser Artikel