Nếu bạn mới bắt đầu với vận chuyển, logistics hoặc thương mại quốc tế, Bill of Lading có thể nhanh chóng trở nên khó hiểu. Nó thường xuyên được mô tả là một trong những chứng từ vận chuyển quan trọng nhất, tuy nhiên nhiều lời giải thích lại giả định kiến thức trước đó hoặc đi thẳng vào ngôn ngữ pháp lý.
Hướng dẫn này được viết dành riêng cho những người mới bắt đầu với vận chuyển.
Đến cuối bài viết này, bạn sẽ hiểu Bill of Lading (BOL) là gì và tại sao nó tồn tại, cách thức hoạt động của BOL trong thực tế từ người gửi hàng đến người mua, thông tin bạn cần cung cấp cho hãng vận chuyển, tại sao có các loại BOL khác nhau và khi nào chúng được sử dụng, cũng như cách các lỗi với BOL có thể ảnh hưởng đến việc giải phóng hàng hóa và thanh toán.
Bill of Lading (BOL) là một chứng từ vận chuyển chính thức do hãng vận chuyển cấp khi họ đã nhận hàng để vận chuyển.
Ở mức cơ bản, BOL xác nhận rằng hàng hóa đã được giao cho hãng vận chuyển, nêu rõ các điều khoản theo đó hàng hóa đó sẽ được vận chuyển và có thể đại diện cho quyền sở hữu hàng hóa.
BOL nằm ở trung tâm của việc vận chuyển, thương mại, thanh toán và giải phóng hàng hóa. Nó được sử dụng bởi các hãng vận chuyển, giao nhận vận tải, cơ quan hải quan, ngân hàng và người mua.
Người bán vận chuyển hàng hóa cho người mua ở nước ngoài. Hãng vận chuyển cấp một Bill of Lading sau khi nhận được hàng. Chứng từ đó cho phép hàng hóa di chuyển, hỗ trợ thanh toán giữa người bán và người mua, và xác định ai có thể nhận hàng tại điểm đến.
Từ “lading” xuất phát từ một thuật ngữ tiếng Anh cổ có nghĩa là bốc hàng hóa. Theo lịch sử, Bill of Lading là một bản ghi bằng văn bản xác nhận rằng hàng hóa đã được bốc lên tàu. Mặc dù vận chuyển hiện nay đã rất kỹ thuật số, tên gọi và mục đích cốt lõi của chứng từ này phần lớn vẫn không thay đổi trong nhiều thế kỷ.
Bill of Lading được cấp bởi bên chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa. Đây có thể là hãng vận tải biển hoặc tuyến vận tải biển, giao nhận vận tải, hoặc Nhà vận tải chung không sở hữu tàu (NVOCC).
Bên cấp xác nhận rằng họ đã nhận hàng hóa theo mô tả và đồng ý vận chuyển chúng theo các điều khoản cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, nhiều bản gốc Bill of Lading được cấp. Việc kiểm soát các bản gốc này là rất quan trọng, vì nó thường xác định ai có thể nhận hàng.
BOL xác nhận rằng hãng vận chuyển đã nhận hàng hóa với số lượng và tình trạng bên ngoài được nêu rõ. Điều này đóng vai trò là bằng chứng cho thấy hàng hóa đã được giao để vận chuyển. Nếu có hư hỏng hoặc thiếu hàng hóa rõ ràng, điều này nên được ghi nhận tại thời điểm BOL được cấp.
BOL là một phần của hợp đồng pháp lý giữa người gửi hàng và hãng vận chuyển. Nó nêu rõ các điều khoản theo đó hàng hóa được vận chuyển và phác thảo trách nhiệm và nghĩa vụ. Ngay cả khi các điều khoản chi tiết được công bố ở nơi khác, BOL vẫn là một tài liệu hợp đồng quan trọng.
Trong nhiều trường hợp, BOL đại diện cho quyền sở hữu hàng hóa. Bất kỳ ai giữ bản gốc Bill of Lading chính xác đều có quyền yêu cầu nhận hàng hóa tại điểm đến. Chức năng này đặc biệt quan trọng trong thương mại quốc tế và tài chính thương mại.
Một quy trình điển hình như sau. Người gửi hàng đặt dịch vụ vận chuyển với một hãng vận chuyển, trực tiếp hoặc thông qua một giao nhận vận tải. Người gửi hàng cung cấp chi tiết lô hàng được sử dụng để chuẩn bị Bill of Lading. Hãng vận chuyển nhận hàng và sau khi hàng hóa được giao, cấp một Bill of Lading. Người gửi hàng nhận Bill of Lading, có thể ở dạng giấy hoặc điện tử. Người gửi hàng gửi Bill of Lading cho người mua, người cần chứng từ này để nhận hàng tại điểm đến hoặc để đáp ứng các yêu cầu của ngân hàng hoặc thanh toán. Người mua xuất trình Bill of Lading tại điểm đến và sau khi đáp ứng các điều kiện thích hợp, hàng hóa sẽ được giải phóng.
Mặc dù bố cục có thể khác nhau, hầu hết các Bill of Lading đều chứa cùng thông tin cốt lõi: tên và địa chỉ người gửi hàng, tên và địa chỉ người nhận hàng, bên thông báo, mô tả hàng hóa, số lượng kiện, trọng lượng và thể tích, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, điều khoản thanh toán cước phí, các hướng dẫn hoặc điều khoản đặc biệt, và chữ ký của hãng vận chuyển hoặc đại lý của họ.
Tất cả thông tin trên BOL nên khớp với hóa đơn thương mại và danh sách đóng gói. Sự không nhất quán là nguyên nhân phổ biến gây ra sự chậm trễ và tranh chấp.
Với tư cách là người gửi hàng, bạn thường không tự điền Bill of Lading. Thay vào đó, bạn cung cấp thông tin cho hãng vận chuyển, người sẽ chuẩn bị chứng từ. Thông thường, bạn sẽ cần cung cấp thông tin người gửi hàng, người nhận hàng và bên thông báo, mô tả hàng hóa chính xác, số lượng kiện, trọng lượng và kích thước, cảng bốc và dỡ hàng, và bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào.
Sau khi hãng vận chuyển chuẩn bị chứng từ, họ thường sẽ gửi cho bạn bản nháp Bill of Lading. Bạn có trách nhiệm xem xét kỹ bản nháp, kiểm tra tất cả tên, địa chỉ và chi tiết hàng hóa, và xác nhận mọi thứ khớp với chứng từ thương mại của bạn. Chỉ sau khi phê duyệt, Bill of Lading cuối cùng mới được cấp. Các lỗi phát hiện sau này sẽ khó và tốn kém hơn để sửa chữa.
Vận đơn Trực tiếp chỉ định một người nhận hàng cụ thể. Chỉ bên đó mới có thể nhận hàng. Nó không thể chuyển nhượng và thường được sử dụng khi thanh toán đã được thực hiện hoặc rủi ro tín dụng thấp.
Vận đơn Theo Lệnh cho phép chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa bằng cách ký hậu. Nó có thể chuyển nhượng và được sử dụng rộng rãi trong thương mại quốc tế. Kiểm soát chứng từ đồng nghĩa với kiểm soát hàng hóa.
Vận đơn Người cầm giữ cho phép bất kỳ ai giữ chứng từ đều có quyền nhận hàng.
Vận đơn Sạch nêu rõ hàng hóa được nhận trong tình trạng bên ngoài tốt. Vận đơn Có ghi chú ghi nhận hư hỏng hoặc sai lệch rõ ràng, có thể ảnh hưởng đến việc thanh toán theo thư tín dụng.
Vận đơn Chính (MBL) được hãng vận chuyển cấp cho giao nhận vận tải, và cho phép nhận hàng từ hãng vận chuyển tại điểm đến. Vận đơn Phụ (HBL) được giao nhận vận tải cấp cho người gửi hàng và cho phép giải phóng hàng từ đại lý tại điểm đến.
Cả hai đều phục vụ các mục đích hợp đồng khác nhau, và MBL luôn có trong một lô hàng. Việc bao gồm HBL chỉ có nghĩa là đại lý có thể sắp xếp giải phóng hàng từ hãng vận chuyển mà không làm xáo trộn cơ chế giữa người gửi hàng và người mua.
Vận đơn Đường biển cho phép giải phóng hàng mà không cần xuất trình chứng từ gốc tại điểm đến, với bản gốc được trả lại cho hãng vận chuyển tại cảng đi. Điều này có thể đẩy nhanh việc giao hàng nhưng loại bỏ chức năng chứng từ sở hữu.
Các vấn đề phổ biến bao gồm chi tiết người nhận hàng không chính xác, mô tả hàng hóa không khớp, thiếu ký hậu, và làm mất bản gốc Bill of Lading. Những lỗi này có thể làm chậm việc giải phóng hàng, tăng chi phí lưu kho, hoặc ngăn cản việc giao hàng hoàn toàn cho đến khi được giải quyết.
Bill of Lading hoạt động cùng với các chứng từ khác nhưng phục vụ một vai trò riêng biệt. Hóa đơn thương mại được sử dụng để định giá hải quan và thanh toán. Danh sách đóng gói mô tả cách hàng hóa được đóng gói. Vận đơn Đường biển xác nhận việc vận chuyển nhưng không phải quyền sở hữu. Chỉ Bill of Lading mới có thể hoạt động như một chứng từ sở hữu.
Bill of Lading Điện tử (eBOL) thực hiện vai trò tương tự như BOL giấy nhưng ở dạng kỹ thuật số. Lợi ích bao gồm chuyển giao nhanh hơn, giảm rủi ro mất mát và cải thiện khả năng hiển thị. Việc chấp nhận và áp dụng pháp lý thay đổi tùy theo quốc gia và nền tảng, do đó Bill of Lading giấy vẫn phổ biến.
Mặc dù đã số hóa, Bill of Lading gốc vẫn rất cần thiết. Nó liên kết hàng hóa vật chất với quyền pháp lý, thanh toán và giải phóng hàng hóa. Đối với bất kỳ ai mới bắt đầu với vận chuyển, hiểu cách BOL hoạt động là một kỹ năng nền tảng.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Bảo hiểm Hàng hóa Đường biển: Phạm vi Bảo hiểm, Chi phí và Sự cần thiết Bảo hiểm hàng hóa đường biển là gì? Bảo
Người giao nhận vận tải làm gì? Hướng dẫn hoàn chỉnh tại Vương quốc Anh Người giao nhận vận tải là gì? Theo FIATA (Liên
Giải thích Phí Môi giới Hải quan: Môi giới Hải quan Chi phí Bao nhiêu ở Vương quốc Anh? Mục lục Môi giới Hải quan
Giải thích Thư tín dụng: Cách thanh toán L/C hoạt động trong thương mại quốc tế Thư tín dụng là gì? Thư tín dụng (LC)
Giấy Chứng nhận EUR1: Giải thích, Cách xin và Những điều Cần Biết đối với Thương mại Anh-EU Giấy chứng nhận EUR1 là gì? Giấy
IPR là gì? Miễn thuế Nhập khẩu Tạm nhập (IPR) là một thủ tục hải quan đặc biệt của Vương quốc Anh cho phép bạn