Qu’est-ce qu’une liste de colisage ? Une liste de colisage est un document d’expédition qui décrit comment les marchandises sont physiquement emballées, paquet par paquet, article par article. Elle indique le contenu, le poids et les dimensions de chaque paquet dans une expédition, mais elle n’indique pas la valeur ou le prix des marchandises.
Si vous débutez dans l’expédition, la liste de colisage est l’un des premiers documents que vous rencontrerez. Elle voyage avec les marchandises de l’origine à la destination. Les agents des douanes, les transitaires et les importateurs s’y fient tous.
Considérez-la comme une ventilation détaillée de ce qui se trouve dans chaque boîte, caisse ou palette. Sans elle, personne ne sait ce qu’il y a dans un conteneur, ni où trouver un article spécifique si un paquet doit être ouvert et inspecté.
La liste de colisage est parfois appelée « bon de livraison », « feuille de conditionnement » ou « liste d’expédition ». Ces termes signifient la même chose en pratique.
Les nouveaux coordinateurs d’expédition confondent souvent la liste de colisage avec la facture commerciale. Ce sont des documents distincts qui servent à des fins différentes. Les deux sont requis pour la plupart des expéditions internationales.
| Liste de colisage | Facture commerciale | |
|---|---|---|
| Objectif | Décrit l’emballage physique | Déclare la valeur et les conditions de vente |
| Indique le prix ? | Non | Oui |
| Indique le poids ? | Oui | Parfois |
| Indique les dimensions ? | Oui | Non |
| Utilisée par les douanes pour ? | L’examen physique | Le calcul des droits de douane et de la TVA |
| Requis pour une LC ? | Oui | Oui |
La facture commerciale indique aux douanes la valeur des marchandises. La liste de colisage leur indique où trouver chaque article à l’intérieur de l’expédition. Les deux documents doivent faire référence au même numéro de facture, et les descriptions doivent être cohérentes entre eux.
Si les deux documents se contredisent : par exemple, des quantités ou des descriptions différentes, les douanes signaleront l’expédition. Cela entraîne des retards et peut conduire à un examen physique.
La liste de colisage fait plus que ce que la plupart des gens pensent. Voici pourquoi elle est importante pour chaque partie impliquée dans l’expédition.
Pour les autorités douanières
Lorsque le HMRC ou toute agence frontalière sélectionne une expédition pour un examen physique, les agents ouvrent le conteneur et vérifient les marchandises. La liste de colisage est leur carte. Elle leur indique quel paquet contient quels articles, combien il y en a et quel est leur poids. Sans une liste de colisage précise, un examen prend beaucoup plus de temps, et ce temps représente un coût pour vous.
Pour les transitaires
Votre transitaire utilise la liste de colisage pour planifier la manutention de la cargaison. Il doit connaître le nombre de paquets, leurs dimensions et leur poids total pour organiser le chargement, l’empilage et l’espace sur le navire ou l’avion. Des dimensions inexactes entraînent le refus de la cargaison ou sa reprogrammation à la dernière minute.
Pour les importateurs
Lorsque les marchandises arrivent, l’importateur utilise la liste de colisage pour vérifier ce qui a été reçu. Il compte les paquets, vérifie le contenu et identifie les éventuelles pénuries ou dommages. Une liste de colisage claire rend ce processus rapide et donne à l’importateur un enregistrement pour déposer une réclamation si quelque chose manque.
Pour les lettres de crédit
Si l’expédition est financée sous une lettre de crédit (LC), la liste de colisage est généralement l’un des documents requis figurant dans la LC. Elle doit correspondre exactement aux autres documents de la LC, avec les mêmes quantités, les mêmes descriptions, les mêmes références. Toute divergence peut amener la banque à rejeter l’ensemble documentaire et à retarder le paiement.
Une liste de colisage complète couvre à la fois l’en-tête de l’expédition et le détail paquet par paquet. Utilisez la checklist ci-dessous lors de la préparation ou de la révision d’une liste.
| Champ | Ce qu’il faut inclure |
|---|---|
| Titre du document | « Liste de colisage » |
| Nom et adresse de l’exportateur | Nom légal complet et adresse |
| Nom et adresse de l’importateur | Nom légal complet et adresse |
| Numéro de référence de la facture | Doit correspondre à la facture commerciale |
| Date d’émission | Date à laquelle la liste de colisage a été préparée |
| Pays d’origine | Lieu de fabrication des marchandises |
| Port de chargement | Lieu d’où les marchandises sont expédiées |
| Port de déchargement | Lieu d’arrivée des marchandises |
| Numéro de navire / vol | Si connu au moment de l’émission |
| Champ | Ce qu’il faut inclure |
|---|---|
| Numéro / marque du paquet | Marque ou numéro unique sur chaque paquet (par exemple, 1/10, 2/10) |
| Type de paquet | Carton, palette, fût, caisse, etc. |
| Contenu | Description des marchandises à l’intérieur de ce paquet |
| Quantité par paquet | Nombre d’unités ou de pièces |
| Poids net par paquet | Poids des marchandises uniquement, hors emballage |
| Poids brut par paquet | Poids total, emballage compris |
| Dimensions par paquet | Longueur x largeur x hauteur en cm ou mm |
| m³ par paquet | Mètres cubes, calculés à partir des dimensions |
| Champ | Ce qu’il faut inclure |
|---|---|
| Nombre total de paquets | Somme de tous les paquets de l’expédition |
| Poids net total | Somme de tous les poids nets |
| Poids brut total | Somme de tous les poids bruts |
| m³ totaux | Somme de tous les volumes des paquets |
Chaque paquet de l’expédition doit figurer sur la liste de colisage. Si un paquet est manquant sur la liste, il ne peut pas être comptabilisé par les douanes, ce qui crée un problème.
Si votre expédition contient des marchandises dangereuses (MD), la liste de colisage a des exigences supplémentaires. Les informations standard de la liste de colisage ne suffisent pas.
Pour chaque article de MD, la liste de colisage doit indiquer :
Ces détails lient la liste de colisage à la Déclaration de marchandises dangereuses. Les douanes et les autorités portuaires les utilisent pour vérifier que la cargaison dangereuse est correctement déclarée et emballée. Si les informations sur les MD sont manquantes ou incorrectes, l’expédition sera retenue.
Votre transitaire ou spécialiste des MD devrait toujours examiner la liste de colisage pour toute expédition contenant des matières dangereuses avant sa soumission.
Ce sont les erreurs qui provoquent le plus de retards en pratique.
Marques de paquet incorrectes ou manquantes. Les marques sur vos paquets physiques doivent correspondre aux marques sur la liste de colisage. Si elles ne correspondent pas, les douanes ne peuvent pas vérifier l’expédition.
Totaux qui ne correspondent pas. Si les poids individuels des paquets ou les chiffres en m³ ne correspondent pas aux totaux indiqués, le document est incohérent. Les erreurs logicielles et les erreurs de copie manuelle en sont les causes fréquentes.
Description non conforme à la facture commerciale. Utiliser une formulation différente sur la liste de colisage et la facture, même si elles signifient la même chose, déclenche des requêtes auprès des douanes. Gardez les descriptions identiques sur tous les documents.
Numéros de paquet manquants. Les paquets qui ne sont pas numérotés ou marqués rendent l’examen physique très difficile. Numérotez chaque paquet et incluez ces numéros sur la liste de colisage.
Dimensions incorrectes. Des dimensions qui sous-estiment la taille réelle des paquets posent des problèmes lors du chargement. Votre transitaire aura planifié l’espace en fonction de ce que vous avez déclaré.
Aucune référence au numéro de facture. La liste de colisage doit clairement faire référence au numéro de facture commerciale associé. Sans ce lien, l’ensemble documentaire ne peut pas être réconcilié.
Avant le Brexit, les marchandises circulant entre le Royaume-Uni et l’UE ne nécessitaient pas de documentation douanière. Les expéditions traversaient la frontière comme des échanges internes à l’UE. Cela a changé le 1er janvier 2021.
Depuis le Brexit, toutes les expéditions entre la Grande-Bretagne et l’UE sont des exportations et des importations internationales. Cela signifie qu’un ensemble complet de documents douaniers est désormais requis, y compris la liste de colisage.
Ce que cela signifie pour les exportateurs britanniques envoyant vers l’UE :
Ce que cela signifie pour les importateurs britanniques recevant de l’UE :
Si vous traitez avec le commerce de l’UE pour la première fois, ne présumez pas que votre fournisseur de l’UE connaît les exigences britanniques. Vérifiez que sa liste de colisage répond aux normes énumérées dans cet article avant le départ de l’expédition.
L’Irlande du Nord a un arrangement différent en vertu du Cadre de Windsor et n’est pas abordée ici, parlez-en à votre courtier en douane si vous expédiez vers ou depuis l’Irlande du Nord.
Une liste de colisage est-elle légalement requise pour chaque expédition internationale ?
Pour la plupart des expéditions commerciales, oui. Bien qu’il n’y ait pas de loi mondiale unique qui impose une liste de colisage, les autorités douanières de la plupart des pays, y compris le HMRC au Royaume-Uni, en exigent une dans le cadre de l’ensemble documentaire standard. Sans elle, le dédouanement risque d’être retardé ou refusé.
Une liste de colisage doit-elle être signée ?
Il n’y a pas d’exigence universelle de signature, mais de nombreux acheteurs et banques en attendent une. Si votre expédition est sous une lettre de crédit, vérifiez les conditions de la LC, elle peut spécifier que la liste de colisage doit être signée ou tamponnée par une partie spécifique.
La liste de colisage et la facture commerciale peuvent-elles être combinées en un seul document ?
Parfois, oui. Une liste de colisage et une facture combinées indiquent à la fois les détails de l’emballage physique et la valeur sur un seul document. Ceci est acceptable pour de nombreuses autorités douanières et est courant pour les petites expéditions. Cependant, certaines lettres de crédit les exigent comme documents séparés : vérifiez toujours d’abord les conditions de la LC.
Que se passe-t-il si le poids réel diffère légèrement de ce qui est indiqué sur la liste de colisage ?
Des variations mineures peuvent survenir, en particulier pour les marchandises en vrac. Une petite tolérance est généralement acceptée. Cependant, une différence majeure, en particulier en poids brut, peut déclencher un examen ou une requête du transporteur. Utilisez toujours des poids précis lors de la préparation de la liste de colisage.
Qui est responsable de la préparation de la liste de colisage ?
L’exportateur (vendeur) en est normalement responsable. C’est logique car l’exportateur emballe les marchandises et sait ce qu’il y a dans chaque paquet. L’importateur la vérifie à réception pour valider la livraison.
Une liste de colisage indique-t-elle le prix des marchandises ?
Non. La liste de colisage indique uniquement les détails physiques : contenu, quantités, poids et dimensions. Les informations de prix et de valeur appartiennent à la facture commerciale. Si votre liste de colisage indique des prix, elle agit comme un document combiné, vérifiez si cela est approprié pour votre expédition.
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