Ano ang commercial invoice?
Ang commercial invoice ay ang pangunahing dokumento sa pandaigdigang kalakalan. Ito ay inisyu ng nagbebenta sa mamimili at nagtatala kung ano ang mga kalakal, ilan ang nabenta, magkano ang halaga, at saan ito nagmula. Para sa mga awtoridad sa customs sa bawat bansa, ang commercial invoice ang panimulang punto para sa pagtatasa ng buwis, paglalapat ng mga rate ng kasunduan sa kalakalan, at pagpapasya kung maaaring ma-clear ang mga kalakal.
Kung nagsisimula ka sa pag-coordinate ng pagpapadala, hihilingin sa iyo ng isang customs broker o freight forwarder ang isang commercial invoice sa halos bawat internasyonal na pagpapadala na iyong hahawakan. Ang pagkuha nito ng tama mula sa simula ay makakatipid ng mga pagkaantala, makakaiwas sa maling kalkulasyon ng buwis, at pananatilihing panig mo ang HMRC.
Saklaw ng artikulong ito ang lahat ng kailangan mong malaman: kung ano ang commercial invoice, kung ano ang dapat ilagay dito, at kung saan nagkakamali ang mga tao.
Ang commercial invoice ay isang dokumento sa kalakalan na nagtatala ng isang benta sa pagitan ng isang nagbebenta at mamimili sa isang internasyonal na hangganan. Ito ay inisyu ng exporter at ibinibigay sa importer.
Bawat bansang may sistema ng customs ay nangangailangan ng commercial invoice para sa pag-clear ng mga kalakal. Ginagamit ito ng mga awtoridad sa customs upang itatag ang tatlong bagay: kung ano ang mga kalakal, saan ito nagmula, at magkano ang halaga nito.
Ang mga sagot sa tatlong tanong na iyon ang magtatakda kung gaano karaming import duty at VAT ang ipapataw. Itatakda rin nila kung may anumang trade agreement preference na maaaring i-claim, at kung may anumang import control o lisensya na magti-trigger.
Sa UK, ang HMRC at ang Customs Declaration Service (CDS) ay umaasa sa commercial invoice bilang pangunahing ebidensya na sumusuporta sa isang import entry. Hindi ito ang mismong deklarasyon, na isinusumite nang elektronikong sa pamamagitan ng CDS, ngunit ito ang dokumento na nagpapatibay sa lahat.
Ang commercial invoice ay isa ring legal na dokumento. Lumilikha ito ng talaan ng transaksyon sa pagitan ng mamimili at nagbebenta. Ang impormasyon dito ay kailangang tumpak, konsistent sa kung ano ang talagang naipadala, at konsistent sa halaga na lumalabas sa customs declaration.
Madalas itong dalawang dokumento na naguguluhan, ngunit may iba’t iba silang tungkulin.
Ang proforma invoice ay inisyu bago matapos ang isang benta. Ito ay isang quotation o pagtatantya. Inilalatag nito kung magkano ang halaga ng mga kalakal at sa anong mga tuntunin, ngunit hindi nito kinukumpirma na naganap ang isang natapos na transaksyon. Ang mga proforma invoice ay ginagamit upang pagkasunduan ang presyo bago ang pagpapadala, upang magbukas ng mga letter of credit, at minsan para sa mga pansamantala o sample shipment kung saan walang aktwal na benta na naganap.
Ang commercial invoice ay nagkukumpirma ng isang natapos na transaksyon. Nabenta na ang mga kalakal. Ang invoice ang dokumento ng pagsingil. Ito ang gusto makita ng mga awtoridad sa customs.
Hindi mo maaaring gamitin ang proforma invoice kapalit ng commercial invoice sa isang commercial shipment. Kung nabenta na ang mga kalakal at tumatawid sa hangganan, kailangan mo ng commercial invoice. Ang paggamit ng proforma, na minsan ginagawa upang itago ang halaga, ay hindi katanggap-tanggap sa HMRC at maaaring ituring na isang paglabag sa customs.
May isang lehitimong eksepsyon: mga kalakal sa consignment, mga sample, o mga pansamantalang export kung saan walang benta na naganap. Sa mga kasong iyon, ang proforma o isang customs value declaration ay maaaring naaangkop. Ngunit para sa isang normal na commercial sale, laging gumamit ng commercial invoice.
Kapag dumating ang mga kalakal sa hangganan ng UK, ang iyong customs broker ay magsusumite ng isang import declaration sa pamamagitan ng CDS. Kasama sa deklarasyong iyon ang isang customs value, isang commodity code, isang bansa ng pinagmulan, at mga detalye ng importer at exporter.
Ang bawat isa sa mga numerong iyon ay nagmumula, direkta o hindi direkta, mula sa commercial invoice. Kung mali ang invoice, malamang na mali rin ang deklarasyon. Kung mali ang deklarasyon, malalagay ka sa panganib ng:
Ang commercial invoice ay ang dokumento rin na susuriin ng isang customs officer kung ang mga kalakal ay napili para sa inspeksyon. Kailangan itong tumugma sa aktwal na shipment. Ang isang paglalarawan na malabo, hindi tumpak, o hindi konsistent sa kung ano ang nasa container ay isang red flag.
Walang iisang unibersal na template para sa isang commercial invoice. Ngunit ang ilang mga field ay kinakailangan ng HMRC, ng mga awtoridad sa customs ng bansang nag-iimport, at ng mabuting kasanayan.
Nakalista sa talahanayan sa ibaba ang bawat kinakailangan o mataas na inirerekomendang field, kung ano ang ibig sabihin nito, at kung bakit ito mahalaga.
| Field | Ano Ito | Bakit Ito Mahalaga |
|---|---|---|
| Numero ng Invoice | Isang natatanging reference para sa invoice na ito | Kailangan sa customs declaration; nag-uugnay ng mga dokumento |
| Petsa ng Invoice | Ang petsa kung kailan inisyu ang invoice | Nagtatakda ng naaangkop na exchange rate para sa pagtatasa ng buwis |
| Pangalan at address ng exporter | Buong legal na pangalan at address ng nagbebenta | Tinutukoy kung sino ang nagpadala ng mga kalakal |
| Numero ng EORI ng exporter | Economic Operator Registration and Identification number | Kinakailangan para sa mga customs declaration sa UK at EU |
| Pangalan at address ng importer | Buong legal na pangalan at address ng mamimili | Tinutukoy ang declarant na responsable para sa customs entry |
| Numero ng EORI ng importer | EORI ng mamimili (kung naaangkop) | Kinakailangan sa mga UK import declaration; ang importer ang responsable para sa entry |
| Paglalarawan ng mga kalakal | Malinaw, tiyak na paglalarawan ng kung ano ang mga kalakal | Ginagamit upang i-classify ang mga kalakal at tasahin ang buwis — dapat sapat na tiyak para makilala ng customs officer ang produkto |
| HS code / commodity code | Ang Harmonized System code para sa mga kalakal | Hindi legal na kinakailangan sa invoice mismo, ngunit pinakamahusay na kasanayan; sumusuporta sa tumpak na pag-uuri |
| Dami at yunit | Bilang ng mga yunit at uri ng yunit (hal., 500 pares, 200 kg) | Ginagamit upang i-verify ang mga kalakal laban sa deklarasyon at packing list |
| Presyo kada yunit | Presyo kada yunit sa napagkasunduang currency | Pangunahing input para sa customs valuation |
| Kabuuang halaga ng invoice | Kabuuang halaga ng shipment | Pangunahing batayan para sa customs valuation |
| Currency | Ang currency kung saan nakatalaga ang transaksyon | Kino-convert ng HMRC sa GBP gamit ang exchange rate ng HMRC para sa buwan ng pagpasok |
| Bansa ng pinagmulan | Kung saan ang mga kalakal ay ginawa o pinoproseso | Nagtatakda kung naaangkop ang mga preference rate; nakakaapekto sa duty rate |
| Incoterm | Ang napagkasunduang trade term (hal., FOB, CIF, DAP) | Nagtatakda kung anong mga gastos ang kasama sa presyo ng invoice at kung kinakailangan ang mga pagsasaayos para sa customs valuation |
| Mga tuntunin ng paghahatid / port | Kung saan naglilipat ang responsibilidad para sa mga kalakal | Nakaugnay sa incoterm; tumutulong sa broker na kalkulahin nang tama ang customs value |
| Mga tuntunin ng pagbabayad | Paano at kailan gagawin ang pagbabayad (hal., 30 araw net, letter of credit) | Maaaring may kaugnayan sa valuation sa mga transaksyon sa pagitan ng mga kaugnay na partido |
| Pahayag ng pinagmulan (para sa mga claim ng preference) | Isang deklarasyon sa teksto ng exporter na ang mga kalakal ay nakakatugon sa mga patakaran ng pinagmulan | Kinakailangan upang mag-claim ng mga preferential duty rate sa ilalim ng mga kasunduan sa kalakalan tulad ng UK-EU TCA |
Kung ikaw ay nag-e-export mula sa UK, kakailanganin ng iyong freight forwarder ang lahat ng nasa itaas upang makumpleto ang export declaration. Kung ikaw ay nag-i-import sa UK, gagamitin ng iyong customs broker ang parehong impormasyon upang makumpleto ang import entry sa pamamagitan ng CDS.
Ang paglalarawan ng mga kalakal ay isa sa pinakamahalagang field sa isang commercial invoice, at isa sa pinakamadalas na hindi nagagawa nang maayos.
Ang paglalarawan tulad ng “spare parts,” “machinery,” “clothing,” o “electronics” ay hindi katanggap-tanggap. Ito ay masyadong malabo para ma-classify ng mga awtoridad sa customs ang mga kalakal o matasa kung may mga kontrol na naaangkop.
Ang isang magandang paglalarawan ay nagsasabi sa customs officer nang eksakto kung ano ang produkto. Ibig sabihin nito ay isasama ang:
Halimbawa: “Men’s woven cotton trousers, 100% cotton, new” ay isang magagamit na paglalarawan. “Trousers” ay hindi.
Ang HS code ay hindi kinakailangang lumabas sa commercial invoice sa ilalim ng batas ng UK, ngunit ang pagsasama nito ay lubos na inirerekomenda. Ito ay nagpapahiwatig sa customs broker na natukoy mo na ang tamang pag-uuri, nagpapababa ng tsansa ng maling pag-uuri, at nagpapabilis ng pagproseso. Kung isasama mo ito, siguraduhing tama ito. Ang maling HS code sa invoice na makopya sa deklarasyon ay isang problema, hindi isang shortcut.
Kung hindi ka sigurado sa tamang HS code, iwanang blangko ang field kaysa manghula. Ang iyong customs broker ang mag-uuri ng mga kalakal. Ngunit ang malabong paglalarawan ng kalakal ay nagpapahirap sa kanilang trabaho at nagpapataas ng panganib ng pagkakamali.
Ginagamit ng HMRC ang commercial invoice bilang pangunahing ebidensya ng transaksyon na halaga: ang presyo na aktwal na binayaran o babayaran para sa mga kalakal. Sa ilalim ng WTO Customs Valuation Agreement, ang transaction value ang mas pinipiling paraan para sa pagtatasa ng customs value, at ito ang paraan na default ng HMRC sa halos lahat ng kaso.
Ang customs value ay hindi palaging pareho sa invoice value. Depende ito sa incoterm na napagkasunduan sa pagitan ng mamimili at nagbebenta.
Nangangailangan ang HMRC na ang customs value ay magpakita ng gastos, seguro, at kargada (CIF) hanggang sa hangganan ng UK. Ibig sabihin nito ay ang presyo na binayaran mo sa supplier, kasama ang mga gastos sa internasyonal na kargada, kasama ang seguro hanggang sa UK port of entry. Kung ang iyong invoice ay batay sa FOB o ex-works, kailangang idagdag ng iyong customs broker ang mga gastos sa kargada at seguro upang makamit ang CIF value. Kung ang iyong invoice ay batay na sa CIF o CIP patungo sa isang UK port, ang invoice value ay maaaring direktang magamit.
Ang under-invoicing ay isang seryosong paglabag. Ang under-invoicing ay nangangahulugang pagdeklara ng mas mababang halaga sa commercial invoice kaysa sa aktwal na presyo ng transaksyon. Ito ay nagpapababa ng customs value at kaya naman ang duty at import VAT na babayaran. Alam ng HMRC ang gawaing ito. Ang mga parusa para sa sinadyang under-valuation ay maaaring malubha, kasama na ang:
Pareho rin sa kabilang direksyon. Kung ikaw ay nag-e-export at ang iyong invoice value ay hindi nagpapakita ng tunay na commercial price, lumilikha ka ng compliance risk para sa iyong mamimili. Maaari ka ring magkaroon ng problema sa ilalim ng export controls kung ang mga kalakal ay kontroladong item.
Maaaring at nagtatanong ang HMRC ng mga invoice value na mukhang mababa kumpara sa trade statistics para sa kategorya ng produkto. Kung mayroon kang lehitimong dahilan para sa mababang presyo, tulad ng isang totoong benta na may lugi o mga kalakal na ibinabalik sa supplier, siguraduhing maaari mo itong idokumento.
Kung ikaw ay nag-e-export mula sa UK patungo sa isang bansang hindi nagsasalita ng Ingles, ang ilang mga awtoridad sa customs ng destinasyon ay maaaring mangailangan na ang commercial invoice ay nasa kanilang pambansang wika, o kahit na maglaman ng pagsasalin.
Ang mga kinakailangan ay nag-iiba sa bawat bansa. Ang France, Germany, at iba pang mga miyembrong estado ng EU ay karaniwang tumatanggap ng mga English commercial invoice. Ngunit ang ilang bansa sa Asya, Gitnang Silangan, at Timog Amerika ay maaaring mangailangan ng isang bersyon sa lokal na wika o isang sertipikadong pagsasalin.
Kung ikaw ay nag-i-import sa UK, ang commercial invoice ay maaaring nasa anumang wika. Ngunit kailangan ng iyong customs broker na maunawaan ang nilalaman nito upang makumpleto nang tumpak ang deklarasyon. Kung ang invoice ay nasa isang wika na hindi nila nababasa, magbigay ng pagsasalin sa Ingles. Walang opisyal na kinakailangan para ito ay sertipikado para sa mga layunin ng import, ngunit mahalaga ang katumpakan.
Para sa mga reguladong kalakal, mga produktong pagkain, mga gamot, o mga kalakal na nangangailangan ng mga espesyal na sertipiko, ang dokumentasyon ay maaaring kailangang matugunan ang mas mahigpit na mga kinakailangan, kasama na ang mga tiyak na wika o mga sertipikadong pagsasalin.
Kapag nagdududa, tanungin ang embahada ng bansang destinasyon o ang iyong freight forwarder kung ano ang inaasahan. Ang maling pagkuha sa mga kinakailangan sa wika ay maaaring makapagpaantala ng mga kalakal sa hangganan.
Ito ang mga pagkakamali na madalas lumalabas kapag bago ka sa pag-coordinate ng pagpapadala. Karamihan sa mga ito ay maiiwasan.
Malabong paglalarawan ng mga kalakal. “General merchandise,” “parts,” “samples,” o “as per contract” ay hindi mga paglalarawan. Isulat kung ano talaga ang mga kalakal sa malinaw na mga termino na magagamit ng isang customs officer.
Maling o nawawalang bansa ng pinagmulan. Ang bansa ng pinagmulan ay kung saan ang mga kalakal ay ginawa o pinoproseso, hindi kung saan ang supplier ay nakabase, hindi kung saan inilagay ang order. Ang isang kumpanya sa UK na kumukuha ng mga kalakal mula sa Vietnam at muling ibinebenta ang mga ito ay may mga kalakal na nagmula sa Vietnam, hindi sa UK.
Ang invoice value ay hindi tumutugma sa aktwal na presyo ng benta. Kung ang pagkakaiba ay masyadong mataas o masyadong mababa, ang hindi pagtutugma sa pagitan ng invoice at ng tunay na presyo ay lumilikha ng isyu sa customs compliance. Gamitin ang totoong presyo ng transaksyon.
Incoterm ay nawawala o hindi konsistent sa napagkasunduan. Kung ang invoice ay nagsasabing FOB ngunit ang kontrata sa kargada ay nagsasabing CIF, hindi matatantya ng iyong customs broker ang tamang customs value nang walang karagdagang pagsisiyasat. Pagkasunduan ang incoterm bago ang pagpapadala at siguraduhing nakarepresenta ito sa invoice.
Walang mga EORI number. Parehong kailangan ng exporter at importer ang EORI numbers para sa UK at EU customs declarations. Kung ang mga ito ay nawawala sa invoice, kailangang habulin ng customs broker, na nagiging sanhi ng mga pagkaantala.
Hindi nakasaad ang currency. Kung ang invoice ay nasa USD, EUR, o ibang currency, kino-convert ng HMRC sa GBP gamit ang buwanang exchange rate ng HMRC. Kailangan malaman ng broker ang currency upang gawin ang conversion na iyon. Laging malinaw na isulat ito sa invoice.
Mali o nawawalang petsa ng invoice. Ang petsa ng invoice ang nagtatakda ng buwan ng exchange rate na ginagamit para sa conversion. Ang nawawala o maling petsa ay lumilikha ng hindi kinakailangang pagiging kumplikado sa entry.
Maramihang mga pagpapadala sa isang invoice nang walang malinaw na pagtukoy. Hindi ito awtomatikong mali, ngunit kailangang malaman ng iyong customs broker kung aling mga linya ng invoice ang nauugnay sa bawat pagpapadala. Kung mayroon kang maraming bahagyang pagpapadala laban sa isang order, gawin itong malinaw kung aling mga linya ang sakop ng bawat paggalaw.
Bago ang Disyembre 31, 2020, ang mga kalakal na dumadaan sa pagitan ng UK at mga miyembrong estado ng EU ay mga intra-EU na paggalaw. Hindi kinakailangan ang mga customs declaration. Sapat na ang isang delivery note o sales invoice para sa VAT at accounting records.
Mula noong Brexit, ang UK ay isang third country na kaugnay sa EU, at ang EU ay isang third country na kaugnay sa UK. Ang bawat paggalaw ng mga kalakal sa pagitan ng UK at EU ay ngayon ay isang internasyonal na transaksyon sa kalakalan. Ibig sabihin nito:
Para sa mga negosyong dati ay malayang nakikipagkalakalan sa hangganan ng UK-EU, ito ay isang malaking pagbabago sa operasyon. Ang mga commercial invoice ngayon ay kailangang maglaman ng lahat ng field sa checklist sa itaas, kasama ang mga EORI number para sa parehong partido, isang paglalarawan ng mga kalakal na gumagana para sa mga layunin ng customs, at ang tamang Incoterm.
Pag-claim ng preference sa ilalim ng UK-EU Trade and Cooperation Agreement (TCA)
Ang UK-EU TCA ay nagbibigay ng zero tariffs sa mga kalakal na nakakatugon sa naaangkop na rules of origin. Upang ma-claim ang zero rate na iyon, ang exporter ay dapat magsama ng statement of origin sa commercial invoice (o sa ibang komersyal na dokumento na kasama ng shipment).
Ang salita ng statement of origin para sa mga UK exporter ay:
“The exporter of the products covered by this document declares that, except where otherwise clearly showed, these products are of UK preferential origin.”
Para sa mga EU exporter na nagdedeklara ng mga kalakal na papuntang UK bilang may EU preferential origin, ang katumbas na EU wording ang naaangkop.
Ang pahayag na ito ay hindi lumalabas sa invoice nang awtomatiko. Kailangan mong idagdag ito nang sadyang. Kung ito ay nawawala, ang iyong importer ay hindi maaaring mag-claim ng preferential duty rate at maaaring magbayad ng buwis na hindi nila kailangang bayaran.
Para sa mga mas mataas na halaga ng mga shipment na higit sa ilang threshold, maaaring kailanganin ng exporter na maging isang Registered Exporter (REX) sa sistema ng EU upang gawin ang deklarasyon. Ang mga UK exporter na nagbebenta sa EU ay dapat i-verify ang kasalukuyang threshold at mga kinakailangan sa registration sa kanilang freight forwarder o sa naaangkop na awtoridad sa customs ng EU.
Kailangan ba ang commercial invoice na nasa isang espesyal na anyo o template?
Hindi. Walang ipinag-uutos na template. Ang isang commercial invoice ay maaaring i-produce sa letterhead ng iyong kumpanya, sa iyong accounting system, o sa isang standard trade template, basta’t naglalaman ito ng lahat ng kinakailangang field. Maraming negosyo ang gumagamit ng kanilang standard sales invoice layout na may dagdag na mga trade-specific field.
Sino ang nag-iisyu ng commercial invoice?
Ang exporter, ang nagbebenta, ang nag-iisyu ng commercial invoice. Ito ang kanilang dokumento na nagkukumpirma ng benta. Natatanggap ito ng importer at ipapasa sa kanilang customs broker para sa import entry.
Kailangan ba ang commercial invoice na pirmahan?
Sa UK, walang pirma ang legal na kinakailangan sa isang standard commercial invoice para sa mga layunin ng customs. Ngunit ang ilang mga bansang destinasyon ay nangangailangan ng isang pirmahan o stamped invoice. Ang ilang mga bangko at letter of credit ay nangangailangan din ng isang pirmahan na orihinal. Suriin ang mga kinakailangan para sa bansang destinasyon at anumang paraan ng pagbabayad na iyong ginagamit.
Maaari bang pagsamahin ang commercial invoice at packing list sa isang dokumento?
Sa prinsipyo, oo, pinagsasama ito ng ilang negosyo. Ngunit ang mga customs broker ay karaniwang nahihirapang gumana sa mga magkakahiwalay na dokumento. Ang isang pinagsamang invoice-packing list ay maaaring gumana para sa mga simple, single-line shipment. Para sa anumang mas kumplikado, panatilihin itong hiwalay maliban kung ang iyong freight forwarder ay magpayo ng iba.
Anong currency dapat ang commercial invoice?
Gamitin ang currency na napagkasunduan sa pagitan ng mamimili at nagbebenta, karaniwan ay USD, EUR, o GBP sa UK trade. Kino-convert ng HMRC ang mga non-GBP na halaga sa GBP para sa duty assessment gamit ang buwanang exchange rate ng HMRC. Laging malinaw na isulat ang currency sa invoice.
Gaano katagal ko dapat itago ang mga commercial invoice?
Nangangailangan ang HMRC na panatilihin mo ang mga customs record, kasama ang mga commercial invoice na sumusuporta sa mga import declaration, sa loob ng hindi bababa sa apat na taon mula sa petsa ng entry. Maraming negosyo ang nagtatago nito ng anim na taon upang tumugma sa kanilang pangkalahatang patakaran sa pagpapanatili ng dokumento sa ilalim ng batas ng kumpanya ng UK. Ang mga digital na kopya ay katanggap-tanggap.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
AEO Certification: Ano Ito, Sino ang Kwalipikado, at Paano Mag-apply Ano ang AEO certification? Ang AEO, Authorised Economic Operator, ay isang “trusted trader” status na
Inward Processing Relief (IPR) na Ipinaliwanag: Paano Isuspinde ang Import Duty sa mga Kalakal na Iyong Pini-proseso at Muling Ipinaglu-luwas Ano ang IPR? Ang Inward
DAP Incoterm (Delivered at Place) Ipinaliwanag: Gabay sa UK Ano ang DAP? Ang DAP, Delivered at Place, ay isang Incoterm kung saan inihahatid ng nagbebenta
Shipping Bills of Lading (BOL): Isang Praktikal na Gabay para sa mga Tao na Baguhan sa Pandaigdigang Kalakalan Kung bago ka sa pagpapadala, logistics, o
Paliwanag sa Commercial Invoice: Ano Ito, Ano ang Dapat Isama, at Bakit Ito Mahalaga para sa Kalakal ng UK Ano ang commercial invoice? Ang commercial
Paliwanag sa Packing List: Kung Ano Ito, Ano ang Dapat Isama, at Bakit Ito Kailangan ng Customs Talaan ng mga Nilalaman Ano ang Packing List?