Czym jest faktura handlowa?
Faktura handlowa jest podstawowym dokumentem w handlu międzynarodowym. Wystawiana jest przez sprzedającego dla kupującego i zawiera informacje o tym, co zostało sprzedane, ile sztuk, jaka jest cena i skąd pochodzi towar. Dla władz celnych każdego kraju faktura handlowa jest punktem wyjścia do oceny cła, stosowania stawek z umów handlowych i podejmowania decyzji o zwolnieniu towaru.
Jeśli dopiero zaczynasz koordynację wysyłek, broker celny lub spedytor poprosi Cię o fakturę handlową przy prawie każdej międzynarodowej przesyłce, którą obsługujesz. Poprawne jej sporządzenie od początku oszczędza opóźnień, zapobiega błędnym obliczeniom cła i utrzymuje dobre relacje z HMRC.
Ten artykuł obejmuje wszystko, co musisz wiedzieć: czym jest faktura handlowa, co musi zawierać i gdzie ludzie popełniają błędy.
Faktura handlowa to dokument handlowy dokumentujący sprzedaż między sprzedającym a kupującym przekraczającą granicę międzynarodową. Jest wystawiana przez eksportera i przekazywana importerowi.
Każdy kraj posiadający reżim celny wymaga faktury handlowej do odprawy towarów. Władze celne wykorzystują ją do ustalenia trzech rzeczy: czym są towary, skąd pochodzą i jaką mają wartość.
Odpowiedzi na te trzy pytania determinują, ile cła importowego i VAT jest należne. Określają również, czy można ubiegać się o preferencyjne stawki wynikające z umów handlowych, oraz czy zostaną uruchomione jakiekolwiek kontrole importowe lub licencje.
W Wielkiej Brytanii HMRC i Customs Declaration Service (CDS) opierają się na fakturze handlowej jako podstawowym dokumencie potwierdzającym zgłoszenie importowe. Nie jest to samo zgłoszenie, które jest składane elektronicznie przez CDS, ale jest to dokument, który wszystko potwierdza.
Faktura handlowa jest również dokumentem prawnym. Tworzy zapis transakcji między kupującym a sprzedającym. Informacje w niej zawarte muszą być dokładne, zgodne z tym, co faktycznie zostało wysłane, i zgodne z wartością podaną w zgłoszeniu celnym.
Te dwa dokumenty są często mylone, ale służą różnym celom.
Faktura proforma jest wystawiana przed finalizacją sprzedaży. Jest to oferta lub szacunek. Określa ona koszty towarów i warunki, ale nie potwierdza, że transakcja została zakończona. Faktury proforma są używane do uzgodnienia cen przed wysyłką, otwarcia akredytyw i czasami do wysyłek tymczasowych lub próbek, gdzie nie doszło do faktycznej sprzedaży.
Faktura handlowa potwierdza zakończoną transakcję. Towary zostały sprzedane. Faktura jest dokumentem rozliczeniowym. Jest to dokument, który chcą widzieć władze celne.
Nie można użyć faktury proforma zamiast faktury handlowej przy przesyłce handlowej. Jeśli towary zostały sprzedane i przekraczają granicę, potrzebna jest faktura handlowa. Użycie faktury proforma, czasami w celu ukrycia wartości, nie jest akceptowane przez HMRC i może być traktowane jako przestępstwo celne.
Istnieje jedno uzasadnione wyjątek: towary wysyłane w komis, próbki lub eksport tymczasowy, gdzie nie doszło do sprzedaży. W takich przypadkach faktura proforma lub deklaracja wartości celnej może być odpowiednia. Ale przy normalnej sprzedaży handlowej zawsze używaj faktury handlowej.
Gdy towary docierają do granicy Wielkiej Brytanii, Twój broker celny składa zgłoszenie importowe przez CDS. Zgłoszenie to zawiera wartość celną, kod taryfy celnej, kraj pochodzenia oraz dane importera i eksportera.
Każda z tych liczb pochodzi, bezpośrednio lub pośrednio, z faktury handlowej. Jeśli faktura jest błędna, zgłoszenie również prawdopodobnie będzie błędne. Jeśli zgłoszenie jest błędne, jesteś narażony na:
Faktura handlowa jest również dokumentem, który funkcjonariusz celny będzie badał, jeśli towary zostaną wybrane do kontroli. Musi ona odpowiadać faktycznej przesyłce. Opis, który jest niejasny, niedokładny lub niezgodny z zawartością kontenera, jest sygnałem ostrzegawczym.
Nie ma jednego uniwersalnego szablonu faktury handlowej. Jednak pewne pola są wymagane przez HMRC, przez władze celne kraju importującego oraz zgodnie z dobrą praktyką.
Poniższa tabela zawiera listę każdego wymaganego lub zalecanego pola, co ono oznacza i dlaczego jest ważne.
| Pole | Co to jest | Dlaczego jest ważne |
|---|---|---|
| Numer faktury | Unikalny numer referencyjny tej faktury | Wymagany w zgłoszeniu celnym; łączy dokumenty |
| Data faktury | Data wystawienia faktury | Określa obowiązujący kurs wymiany do celów oceny cła |
| Nazwa i adres eksportera | Pełna nazwa prawna i adres sprzedającego | Identyfikuje, kto wysłał towar |
| Numer EORI eksportera | Numer rejestracji i identyfikacji podmiotu gospodarczego | Wymagany do zgłoszeń celnych w Wielkiej Brytanii i UE |
| Nazwa i adres importera | Pełna nazwa prawna i adres kupującego | Identyfikuje zgłaszającego odpowiedzialnego za zgłoszenie celne |
| Numer EORI importera | Numer EORI kupującego (jeśli dotyczy) | Wymagany w zgłoszeniach importowych do Wielkiej Brytanii; importer jest odpowiedzialny za zgłoszenie |
| Opis towarów | Jasny, szczegółowy opis tego, czym są towary | Używany do klasyfikacji towarów i oceny cła – musi być wystarczająco szczegółowy, aby funkcjonariusz celny mógł zidentyfikować produkt |
| Kod HS / kod taryfy celnej | Kod Zharmonizowanego Systemu dla towarów | Nie jest prawnie wymagany na samej fakturze, ale jest dobrą praktyką; wspiera dokładną klasyfikację |
| Ilość i jednostka | Liczba jednostek i rodzaj jednostki (np. 500 par, 200 kg) | Używany do weryfikacji towarów w stosunku do zgłoszenia i listy pakowej |
| Cena jednostkowa | Cena za jednostkę w uzgodnionej walucie | Podstawowy wskaźnik do wyceny celnej |
| Całkowita wartość faktury | Całkowita wartość przesyłki | Podstawowa podstawa do wyceny celnej |
| Waluta | Waluta, w której denominowana jest transakcja | HMRC przelicza na GBP, używając kursu wymiany HMRC z miesiąca zgłoszenia |
| Kraj pochodzenia | Gdzie towary zostały wyprodukowane lub wytworzone | Określa, czy mają zastosowanie stawki preferencyjne; wpływa na stawkę cła |
| Incoterm | Uzgodniony termin handlowy (np. FOB, CIF, DAP) | Określa, jakie koszty są wliczone w cenę faktury i czy potrzebne są korekty do wyceny celnej |
| Warunki dostawy / port | Gdzie przechodzi odpowiedzialność za towary | Powiązane z Incoterm; pomaga brokerowi prawidłowo obliczyć wartość celną |
| Warunki płatności | Jak i kiedy płatność zostanie dokonana (np. 30 dni netto, akredytywa) | Może być istotne dla wyceny w transakcjach między podmiotami powiązanymi |
| Deklaracja pochodzenia (dla wniosków o preferencje) | Deklaracja tekstowa od eksportera, że towary spełniają zasady pochodzenia | Wymagana do ubiegania się o preferencyjne stawki celne na mocy umów handlowych, takich jak UK-EU TCA |
Jeśli eksportujesz z Wielkiej Brytanii, Twój spedytor będzie potrzebował wszystkich powyższych informacji do sporządzenia zgłoszenia eksportowego. Jeśli importujesz do Wielkiej Brytanii, Twój broker celny użyje tych samych informacji do sporządzenia zgłoszenia importowego przez CDS.
Opis towarów jest jednym z najważniejszych pól na fakturze handlowej i jednym z najczęściej błędnie wykonywanych.
Opis typu „części zamienne”, „maszyny”, „odzież” lub „elektronika” nie jest akceptowalny. Jest zbyt ogólny, aby władze celne mogły sklasyfikować towary lub ocenić, czy obowiązują jakieś kontrole.
Dobry opis mówi funkcjonariuszowi celnemu dokładnie, czym jest produkt. Oznacza to uwzględnienie:
Na przykład: „Męskie spodnie bawełniane tkane, 100% bawełna, nowe” jest użytecznym opisem. „Spodnie” nie jest.
Kod HS nie musi znajdować się na fakturze handlowej zgodnie z prawem Wielkiej Brytanii, ale jego uwzględnienie jest zdecydowanie zalecane. Sygnalizuje brokerowi celnemu, że poprawna klasyfikacja została już dokonana, zmniejsza ryzyko błędnej klasyfikacji i przyspiesza proces. Jeśli go uwzględniasz, upewnij się, że jest poprawny. Błędny kod HS na fakturze, który zostanie przepisany do zgłoszenia, jest problemem, a nie skrótem.
Jeśli nie jesteś pewien poprawnego kodu HS, pozostaw pole puste zamiast zgadywać. Twój broker celny sklasyfikuje towary. Ale niejasny opis towarów utrudnia mu pracę i zwiększa ryzyko błędu.
HMRC wykorzystuje fakturę handlową jako podstawowy dowód wartości transakcyjnej: ceny faktycznie zapłaconej lub należnej za towary. Zgodnie z Umową o Wycenie Celnej WTO, wartość transakcyjna jest preferowaną metodą oceny wartości celnej i jest to metoda, którą HMRC domyślnie stosuje w prawie wszystkich przypadkach.
Wartość celna nie zawsze jest taka sama jak wartość faktury. Zależy to od Incoterm uzgodnionego między kupującym a sprzedającym.
HMRC wymaga, aby wartość celna odzwierciedlała koszt, ubezpieczenie i fracht (CIF) do granicy Wielkiej Brytanii. Oznacza to cenę zapłaconą dostawcy, plus koszty frachtu międzynarodowego, plus ubezpieczenie do portu w Wielkiej Brytanii. Jeśli Twoja faktura jest na zasadzie FOB lub ex-works, Twój broker celny musi dodać koszty frachtu i ubezpieczenia, aby uzyskać wartość CIF. Jeśli Twoja faktura jest już na zasadzie CIF lub CIP do portu w Wielkiej Brytanii, wartość faktury może być bezpośrednio użyta.
Zaniżanie wartości faktury jest poważnym przestępstwem. Zaniżanie wartości faktury oznacza zadeklarowanie niższej wartości na fakturze handlowej niż faktyczna cena transakcji. Zmniejsza to wartość celną, a tym samym należne cło i VAT importowy. HMRC jest świadome tej praktyki. Kary za świadome zaniżanie wartości mogą być surowe, w tym:
To samo dotyczy drugiej strony. Jeśli eksportujesz, a wartość Twojej faktury nie odzwierciedla rzeczywistej ceny handlowej, tworzysz ryzyko zgodności dla swojego kupującego. Możesz również mieć problemy z kontrolami eksportowymi, jeśli towary są objęte kontrolą.
HMRC może i kwestionuje wartości faktur, które wydają się niskie w porównaniu ze statystykami handlowymi dla danej kategorii produktu. Jeśli masz uzasadniony powód do niskiej ceny, takiej jak rzeczywista sprzedaż ze stratą lub zwrot towarów do dostawcy, upewnij się, że możesz to udokumentować.
Jeśli eksportujesz z Wielkiej Brytanii do kraju spoza angielskiego, niektóre urzędy celne kraju docelowego mogą wymagać, aby faktura handlowa była w ich języku narodowym, lub przynajmniej zawierała tłumaczenie.
Wymagania różnią się w zależności od kraju. Francja, Niemcy i inne kraje członkowskie UE generalnie akceptują angielskie faktury handlowe. Jednak niektóre kraje w Azji, na Bliskim Wschodzie i w Ameryce Południowej mogą wymagać wersji w języku lokalnym lub uwierzytelnionego tłumaczenia.
Jeśli importujesz do Wielkiej Brytanii, faktura handlowa może być w dowolnym języku. Ale Twój broker celny musi rozumieć jej treść, aby dokładnie sporządzić zgłoszenie. Jeśli faktura jest w języku, którego nie czyta, dostarcz tłumaczenie na język angielski. Nie ma oficjalnego wymogu jej uwierzytelnienia do celów importowych, ale dokładność jest kluczowa.
W przypadku towarów regulowanych, produktów spożywczych, farmaceutyków lub towarów wymagających specjalnych certyfikatów, dokumentacja może wymagać spełnienia bardziej rygorystycznych wymogów, w tym określonych języków lub uwierzytelnionych tłumaczeń.
W razie wątpliwości zapytaj ambasadę kraju docelowego lub swojego spedytora, czego oczekują. Błędne spełnienie wymagań językowych może spowodować zatrzymanie towarów na granicy.
Oto błędy, które pojawiają się najczęściej, gdy jesteś nowy w koordynacji wysyłek. Większość z nich można uniknąć.
Niejasny opis towarów. „Towar ogólny”, „części”, „próbki” lub „zgodnie z umową” nie są opisami. Napisz, czym faktycznie są towary, w prostych terminach, z którymi funkcjonariusz celny może pracować.
Błędny lub brakujący kraj pochodzenia. Kraj pochodzenia to miejsce, gdzie towary zostały wyprodukowane lub wytworzone, a nie gdzie znajduje się siedziba sprzedającego ani gdzie złożono zamówienie. Brytyjska firma, która zamawia towary z Wietnamu i odsprzedaje je, ma towary pochodzenia wietnamskiego, a nie brytyjskiego.
Wartość faktury nie odpowiada rzeczywistej cenie sprzedaży. Niezależnie od tego, czy rozbieżność jest zbyt wysoka, czy zbyt niska, niezgodność między fakturą a rzeczywistą ceną stanowi problem z zgodnością celną. Użyj rzeczywistej ceny transakcji.
Incoterm brakujący lub niezgodny z tym, co zostało uzgodnione. Jeśli na fakturze widnieje FOB, a umowa frachtowa mówi CIF, Twój broker celny nie będzie w stanie obliczyć prawidłowej wartości celnej bez dalszego dochodzenia. Uzgodnij Incoterm przed wysyłką i upewnij się, że faktura go odzwierciedla.
Brak numerów EORI. Zarówno eksporter, jak i importer potrzebują numerów EORI do zgłoszeń celnych w Wielkiej Brytanii i UE. Jeśli są one brakujące na fakturze, broker celny będzie musiał je zdobyć, co powoduje opóźnienia.
Waluta nie podana. Jeśli faktura jest w USD, EUR lub innej walucie, HMRC przelicza na GBP, używając miesięcznego kursu wymiany HMRC. Broker potrzebuje znać walutę, aby dokonać tego przeliczenia. Zawsze podawaj ją jasno na fakturze.
Data faktury błędna lub brakująca. Data faktury określa miesiąc, dla którego stosuje się kurs wymiany do przeliczenia. Brakująca lub błędna data powoduje niepotrzebne komplikacje przy zgłoszeniu.
Wiele przesyłek na jednej fakturze bez jasnego odniesienia. Nie jest to automatycznie błędne, ale Twój broker celny musi wiedzieć, które pozycje faktury odnoszą się do której przesyłki. Jeśli masz wiele częściowych przesyłek w ramach jednego zamówienia, jasno określ, które pozycje są objęte każdym ruchem.
Przed 31 grudnia 2020 r. towary przemieszczające się między Wielką Brytanią a krajami członkowskimi UE były traktowane jako ruchy wewnątrzunijne. Nie były wymagane żadne zgłoszenia celne. Dokument dostawy lub faktura sprzedaży wystarczały do celów VAT i księgowych.
Od Brexitu Wielka Brytania jest krajem trzecim w stosunku do UE, a UE jest krajem trzecim w stosunku do Wielkiej Brytanii. Każde przemieszczenie towarów między Wielką Brytanią a UE jest teraz transakcją handlu międzynarodowego. Oznacza to:
Dla firm, które wcześniej handlowały swobodnie przez granicę Wielkiej Brytanii i UE, jest to znacząca zmiana operacyjna. Faktury handlowe muszą teraz zawierać wszystkie pola z powyższej listy kontrolnej, w tym numery EORI dla obu stron, opis towarów działający do celów celnych i prawidłowy Incoterm.
Ubieganie się o preferencje na mocy Umowy o Handlu i Współpracy między Wielką Brytanią a UE (TCA)
Umowa TCA między Wielką Brytanią a UE przewiduje zerowe cła na towary spełniające odpowiednie zasady pochodzenia. Aby ubiegać się o tę zerową stawkę, eksporter musi dołączyć deklarację pochodzenia na fakturze handlowej (lub na innym dokumencie handlowym towarzyszącym przesyłce).
Formuła deklaracji pochodzenia dla eksporterów z Wielkiej Brytanii brzmi:
„Eksporter produktów objętych niniejszym dokumentem deklaruje, że z wyjątkiem przypadków, gdy jest to wyraźnie wskazane, produkty te mają preferencyjne pochodzenie z Wielkiej Brytanii.”
W przypadku eksporterów z UE deklarujących towary wysyłane do Wielkiej Brytanii jako mające preferencyjne pochodzenie z UE, obowiązuje równoważna formuła unijna.
Ta deklaracja nie pojawia się na fakturze automatycznie. Musisz ją świadomie dodać. Jeśli jej brakuje, Twój importer nie będzie mógł ubiegać się o preferencyjną stawkę celną i może zapłacić cło, którego nie musiał płacić.
W przypadku przesyłek o wyższej wartości powyżej określonych progów, eksporter może potrzebować być zarejestrowanym eksporterem (REX) w systemie UE, aby złożyć deklarację. Eksporterzy z Wielkiej Brytanii sprzedający do UE powinni zweryfikować aktualny próg i wymogi rejestracyjne ze swoim spedytorem lub odpowiednim organem celnym UE.
Czy faktura handlowa musi być na konkretnym formularzu lub szablonie?
Nie. Nie ma obowiązkowego szablonu. Faktura handlowa może być sporządzona na papierze firmowym, w systemie księgowym lub na standardowym szablonie handlowym, pod warunkiem że zawiera wszystkie wymagane pola. Wiele firm korzysta z układu swojej standardowej faktury sprzedaży z dodanymi polami specyficznymi dla handlu.
Kto wystawia fakturę handlową?
Eksporter, sprzedający, wystawia fakturę handlową. Jest to ich dokument potwierdzający sprzedaż. Importer otrzymuje ją i przekazuje swojemu brokerowi celnemu w celu złożenia zgłoszenia importowego.
Czy faktura handlowa musi być podpisana?
W Wielkiej Brytanii podpis nie jest prawnie wymagany na standardowej fakturze handlowej do celów celnych. Jednak niektóre kraje docelowe wymagają podpisanej lub opieczętowanej faktury. Niektóre banki i akredytywy również wymagają oryginalnego podpisu. Sprawdź wymagania kraju docelowego i stosowanej metody płatności.
Czy faktura handlowa i lista pakowa mogą być połączone w jeden dokument?
W zasadzie tak, niektóre firmy je łączą. Jednak brokerzy celni zazwyczaj łatwiej pracują z oddzielnymi dokumentami. Połączona faktura-lista pakowa może działać w przypadku prostych przesyłek z jedną pozycją. W przypadku czegoś bardziej złożonego należy je rozdzielić, chyba że spedytor doradzi inaczej.
W jakiej walucie powinna być faktura handlowa?
Używaj waluty uzgodnionej między kupującym a sprzedającym, zazwyczaj USD, EUR lub GBP w handlu w Wielkiej Brytanii. HMRC przelicza kwoty inne niż GBP na GBP do celów oceny cła, używając miesięcznego kursu wymiany HMRC. Zawsze jasno podawaj walutę na fakturze.
Jak długo należy przechowywać faktury handlowe?
HMRC wymaga przechowywania dokumentacji celnej, w tym faktur handlowych potwierdzających zgłoszenia importowe, przez co najmniej cztery lata od daty zgłoszenia. Wiele firm przechowuje je przez sześć lat, aby były zgodne z ich ogólną polityką przechowywania dokumentów zgodnie z prawem spółek w Wielkiej Brytanii. Dopuszczalne są kopie cyfrowe.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Czym jest kod HS? Kod HS, skrót od Harmonized System code (kod zharmonizowanego systemu), to standaryzowana numeryczna klasyfikacja stosowana w handlu międzynarodowym do identyfikacji towarów.
FCA Incoterm (Free Carrier) Wyjaśnienie: Przewodnik po Wielkiej Brytanii Co to jest FCA? FCA, Free Carrier, to Incoterm, w którym sprzedający dostarcza towar przewoźnikowi wskazanemu
Co robi spedytor? Kompletny przewodnik po Wielkiej Brytanii Czym jest spedytor? Według FIATA (Międzynarodowej Federacji Stowarzyszeń Spedytorów), spedytorzy to „firmy, które organizują wysyłki dla osób
Czym jest certyfikat EUR1? Certyfikat ruchu EUR1 to oficjalny dokument, który dowodzi pochodzenia towarów z Wielkiej Brytanii w celu ubiegania się o preferencyjne traktowanie taryfowe
Czym jest wycena celna? Wycena celna to proces, który HMRC stosuje do ustalenia wartości pieniężnej importowanych towarów. Wartość ta służy do obliczenia należnego cła importowego.
Wyjaśnienie opłat za przestój i przetrzymywanie: czym są, dlaczego występują i jak ich unikać Opłaty za przestój (demurrage) i przetrzymywanie (detention) mogą szybko zamienić sprawny