Hva er en kommersiell faktura?
En kommersiell faktura er det primære dokumentet i internasjonal handel. Den utstedes av selgeren til kjøperen og registrerer hva varene er, hvor mange som ble solgt, hva de kostet, og hvor de kom fra. For tollmyndigheter i alle land er den kommersielle fakturaen startpunktet for å vurdere toll, anvende handelsavtaleprosenter, og bestemme om varer kan fortolles.
Hvis du er nybegynner innen shippingkoordinering, vil en tollagent eller speditør be deg om en kommersiell faktura for nesten hver internasjonale forsendelse du håndterer. Å få den riktig fra starten sparer forsinkelser, forhindrer feilberegninger av toll, og holder HMRC på din side.
Denne artikkelen dekker alt du trenger å vite: hva en kommersiell faktura er, hva som må være på den, og hvor folk gjør feil.
En kommersiell faktura er et handelsdokument som registrerer et salg mellom en selger og en kjøper over en internasjonal grense. Den utstedes av eksportøren og gis til importøren.
Alle land som har et tollsystem krever en kommersiell faktura for fortolling av varer. Tollmyndighetene bruker den til å fastslå tre ting: hva varene er, hvor de kom fra, og hva de er verdt.
Svarene på disse tre spørsmålene bestemmer hvor mye importtoll og moms som gjelder. De bestemmer også om noen handelsavtalepreferanser kan kreves, og om noen importkontroller eller lisenser utløses.
I Storbritannia er HMRC og Customs Declaration Service (CDS) avhengig av den kommersielle fakturaen som det primære støttedokumentet for en importdeklarasjon. Det er ikke selve deklarasjonen, som sendes elektronisk via CDS, men det er dokumentet som underbygger alt.
En kommersiell faktura er også et juridisk dokument. Den skaper en registrering av transaksjonen mellom kjøper og selger. Informasjonen på den må πρέπει være nøyaktig, samsvare med det som faktisk ble sendt, og samsvare med verdien som fremgår av tolddeklarasjonen.
Disse to dokumentene blir ofte forvekslet, men de tjener forskjellige formål.
En proforma faktura utstedes før et salg er fullført. Det er et tilbud eller estimat. Den angir hva varene vil koste og på hvilke vilkår, men den bekrefter ikke at en fullført transaksjon har funnet sted. Proforma fakturaer brukes til å avtale priser før forsendelse, for å åpne remburs, og noen ganger for midlertidige forsendelser eller vareprøver der ingen faktisk handel har funnet sted.
En kommersiell faktura bekrefter en fullført transaksjon. Varene er solgt. Fakturaen er faktureringsdokumentet. Det er den som tollmyndighetene ønsker å se.
Du kan ikke bruke en proforma faktura i stedet for en kommersiell faktura på en kommersiell forsendelse. Hvis varer er solgt og krysser en grense, trenger du en kommersiell faktura. Å bruke en proforma, noe som noen ganger gjøres for å skjule verdien, er ikke akseptabelt for HMRC og kan behandles som en tollforseelse.
Det er ett legitimt unntak: varer på konsignasjon, vareprøver eller midlertidige eksportvarer der ingen handel har funnet sted. I slike tilfeller kan en proforma eller en tolldeklarasjon for verdi være passende. Men for et normalt kommersielt salg, bruk alltid en kommersiell faktura.
Når varer ankommer grensen til Storbritannia, sender din tollagent inn en importdeklarasjon via CDS. Denne deklarasjonen inkluderer en toldverdi, en varekode, et opprinnelsesland, og detaljer om importør og eksportør.
Alle disse tallene kommer, direkte eller indirekte, fra den kommersielle fakturaen. Hvis fakturaen er feil, vil deklarasjonen sannsynligvis også være feil. Hvis deklarasjonen er feil, er du utsatt for:
Den kommersielle fakturaen er også dokumentet en tollbetjent vil undersøke hvis varer velges ut for inspeksjon. Den må samsvare med den faktiske forsendelsen. En beskrivelse som er vag, unøyaktig eller inkonsistent med det som er i containeren, er et varselsignal.
Det finnes ingen enkelt universell mal for en kommersiell faktura. Men visse felter kreves av HMRC, av tollmyndighetene i importlandet, og av god praksis.
Tabellen nedenfor lister opp hvert påkrevde eller sterkt anbefalte felt, hva det betyr, og hvorfor det er viktig.
| Felt | Hva det er | Hvorfor det er viktig |
|---|---|---|
| Fakturanummer | En unik referanse for denne fakturaen | Nødvendig på tolddeklarasjonen; knytter papirer sammen |
| Fakturadato | Datoen fakturaen ble utstedt | Bestemmer gjeldende valutakurs for tollberegning |
| Eksportørnavn og adresse | Full juridisk navn og adresse til selgeren | Identifiserer hvem som sendte varene |
| Eksportør EORI-nummer | Økonomisk aktørregister- og identifikasjonsnummer | Nødvendig for tolddeklarasjoner i Storbritannia og EU |
| Importørnavn og adresse | Full juridisk navn og adresse til kjøperen | Identifiserer deklaranten som er ansvarlig for tollinnførsel |
| Importør EORI-nummer | Kjøperens EORI (hvis aktuelt) | Nødvendig på britiske importdeklarasjoner; importøren er ansvarlig for innførselen |
| Beskrivelse av varer | Klar, spesifikk beskrivelse av hva varene er | Brukes til å klassifisere varene og beregne toll – må være spesifikk nok for at en tollbetjent skal kunne identifisere produktet |
| HS-kode / varekode | Harmoniserte systemets kode for varene | Ikke lovpålagt på selve fakturaen, men god praksis; støtter nøyaktig klassifisering |
| Antall og enhet | Antall enheter og enhetstypen (f.eks. 500 par, 200 kg) | Brukes til å verifisere varer mot deklarasjonen og pakkseddelen |
| Enhetspris | Pris per enhet i avtalt valuta | Kjerneinngang for tolletaksering |
| Total fakturabeløp | Totalverdi av forsendelsen | Hovedgrunnlag for tolletaksering |
| Valuta | Valutaen transaksjonen er denominert i | HMRC konverterer til GBP ved bruk av HMRC-valutakursen for innførselmåneden |
| Opprinnelsesland | Hvor varene ble produsert eller fremstilt | Bestemmer om preferanseprosenter gjelder; påvirker tollprosentsatsen |
| Incoterm | Den avtalte handelsvilkåret (f.eks. FOB, CIF, DAP) | Bestemmer hvilke kostnader som er inkludert i fakturaprisen og om justeringer er nødvendige for tolletaksering |
| Leveringsvilkår / havn | Hvor ansvaret for varene overføres | Koblet til incoterm; hjelper megleren med å beregne riktig toldverdi |
| Betalingsvilkår | Hvordan og når betaling vil skje (f.eks. 30 dager netto, remburs) | Kan være relevant for verdsettelse i relaterte transaksjoner |
| Opprinnelseserklæring (for preferansekrav) | En tekstlig erklæring fra eksportøren om at varene oppfyller opprinnelsesreglene | Nødvendig for å kreve preferansetollsatser under handelsavtaler som UK-EU TCA |
Hvis du eksporterer fra Storbritannia, trenger speditøren din all informasjonen ovenfor for å fullføre eksportdeklarasjonen. Hvis du importerer til Storbritannia, vil tollagenten din bruke samme informasjon for å fullføre importdeklarasjonen gjennom CDS.
Varebeskrivelsen er et av de viktigste feltene på en kommersiell faktura, og et av de som oftest gjøres dårlig.
En beskrivelse som «reservedeler», «maskineri», «klær» eller «elektronikk» er ikke akseptabel. Den er for vag for at tollmyndighetene skal kunne klassifisere varene eller vurdere om det gjelder noen kontroller.
En god beskrivelse forteller tollbetjenten nøyaktig hva produktet er. Det betyr å inkludere:
For eksempel: «Herrebukser i vevd bomull, 100 % bomull, nye» er en brukbar beskrivelse. «Bukser» er det ikke.
HS-koden trenger ikke å stå på den kommersielle fakturaen i henhold til britisk lov, men det anbefales sterkt å inkludere den. Det signaliserer til tollagenten at du allerede har identifisert riktig klassifisering, reduserer sjansen for feilklassifisering, og fremskynder behandlingen. Hvis du inkluderer den, sørg for at den er riktig. En feil HS-kode på fakturaen som kopieres til deklarasjonen er et problem, ikke en snarvei.
Hvis du er usikker på riktig HS-kode, la feltet stå blankt i stedet for å gjette. Din tollagent vil klassifisere varene. Men en vag varebeskrivelse gjør jobben deres vanskeligere og øker risikoen for feil.
HMRC bruker den kommersielle fakturaen som primær bevis for transaksjonsverdien: prisen som faktisk er betalt eller skal betales for varene. I henhold til WTOs avtale om tolletaksering er transaksjonsverdi den foretrukne metoden for å fastsette toldverdi, og det er metoden HMRC bruker som standard i nesten alle tilfeller.
Toldverdi er ikke alltid det samme som fakturabeløp. Det avhenger av incoterm avtalt mellom kjøper og selger.
HMRC krever at toldverdi reflekterer kostnad, forsikring og frakt (CIF) til grensen i Storbritannia. Det betyr prisen du betalte til leverandøren, pluss internasjonale fraktkostnader, pluss forsikring til innførselsporten i Storbritannia. Hvis fakturaen din er på FOB- eller fra-fabrikk-basis, må tollagenten din legge til frakt- og forsikringskostnader for å komme til CIF-verdien. Hvis fakturaen din allerede er på CIF- eller CIP-basis til en britisk havn, kan fakturabeløpet brukes direkte.
Underfakturering er en alvorlig forseelse. Underfakturering betyr å deklarere en lavere verdi på den kommersielle fakturaen enn den faktiske transaksjonsprisen. Dette reduserer toldverdi og dermed toll og importmoms som skal betales. HMRC er klar over denne praksisen. Sanksjoner for bevisst underverdi kan være alvorlige, inkludert:
Det samme gjelder motsatt vei. Hvis du eksporterer og fakturabeløpet ditt ikke reflekterer den reelle kommersielle prisen, skaper du en overholdelsesrisiko for din kjøper. Du kan også ha et problem under eksportkontroller hvis varene er kontrollerte gjenstander.
HMRC kan og vil ettergå fakturabeløp som virker lave sammenlignet med handelsstatistikk for produktkategorien. Hvis du har en legitim grunn for en lav pris, for eksempel et reelt salg med tap eller varer som returneres til leverandøren, sørg for at du kan dokumentere det.
Hvis du eksporterer fra Storbritannia til et ikke-engelskspråklig land, kan noen tollmyndigheter i destinasjonslandet kreve at den kommersielle fakturaen er på deres nasjonale språk, eller i det minste inneholder en oversettelse.
Kravene varierer fra land til land. Frankrike, Tyskland og andre EU-medlemsland aksepterer generelt engelske kommersielle fakturaer. Men noen land i Asia, Midtøsten og Sør-Amerika kan kreve en versjon på lokalt språk eller en sertifisert oversettelse.
Hvis du importerer til Storbritannia, kan den kommersielle fakturaen være på hvilket som helst språk. Men din tollagent må forstå innholdet for å fullføre deklarasjonen nøyaktig. Hvis fakturaen er på et språk de ikke leser, gi en engelsk oversettelse. Det er ingen offisiell krav om at den må være sertifisert for importformål, men nøyaktighet er essensielt.
For regulerte varer, matprodukter, legemidler eller varer som krever spesifikke sertifikater, kan dokumentasjonen måtte oppfylle strengere krav, inkludert spesifikke språk eller autentiserte oversettelser.
Når du er i tvil, spør landets ambassade eller din speditør om hva som forventes. Feil språkregler kan føre til at varer blir holdt ved grensen.
Dette er feilene som oppstår oftest når du er ny innen shippingkoordinering. De fleste av dem kan unngås.
Vag varebeskrivelse. «Generell vare», «deler», «prøver» eller «i henhold til kontrakt» er ikke beskrivelser. Skriv hva varene faktisk er i klare vendinger som en tollbetjent kan jobbe med.
Feil eller manglende opprinnelsesland. Opprinnelseslandet er hvor varene ble produsert eller fremstilt, ikke hvor leverandøren er basert, ikke hvor bestillingen ble plassert. Et britisk selskap som kjøper varer fra Vietnam og selger dem videre, har varer av vietnamesisk opprinnelse, ikke britisk opprinnelse.
Fakturabeløp samsvarer ikke med den faktiske salgsprisen. Enten avviket er for høyt eller for lavt, skaper en uoverensstemmelse mellom fakturaen og den virkelige prisen et problem med tolloverholdelse. Bruk den virkelige transaksjonsprisen.
Incoterm mangler eller er inkonsistent med det som ble avtalt. Hvis fakturaen sier FOB, men fraktkontrakten sier CIF, kan din tollagent ikke beregne riktig toldverdi uten videre undersøkelser. Avtal incoterm før forsendelse og sørg for at fakturaen reflekterer den.
Ingen EORI-nummer. Både eksportør og importør trenger EORI-numre for tolddeklarasjoner i Storbritannia og EU. Hvis de mangler på fakturaen, må tollagenten jage dem, noe som forårsaker forsinkelser.
Valuta ikke oppgitt. Hvis fakturaen er i USD, EUR eller en annen valuta, konverterer HMRC til GBP ved bruk av HMRC-månedlige valutakurs. Megleren trenger å vite valutaen for å gjøre denne konverteringen. Oppgi alltid valutaen tydelig på fakturaen.
Fakturadato er feil eller mangler. Fakturadatoen bestemmer valutakursmåneden som brukes for konvertering. En manglende eller feil dato skaper unødvendig kompleksitet på innførselen.
Flere forsendelser på én faktura uten klar henvisning. Dette er ikke automatisk feil, men din tollagent må vite hvilke fakturalinjer som gjelder for hvilken forsendelse. Hvis du har flere delleveranser mot én bestilling, gjør det klart hvilke linjer som dekkes av hver bevegelse.
Før 31. desember 2020 var varer som beveget seg mellom Storbritannia og EU-medlemsland innenfor EU-bevegelser. Ingen tolddeklarasjoner var nødvendige. En leveringsnote eller salgsfaktura var nok for merverdiavgift og regnskapsføring.
Siden Brexit er Storbritannia et tredjeland i forhold til EU, og EU er et tredjeland i forhold til Storbritannia. Hver varebevegelse mellom Storbritannia og EU er nå en internasjonal handelstransaksjon. Det betyr:
For bedrifter som tidligere handlet fritt over grensen mellom Storbritannia og EU, er dette en betydelig operasjonell endring. Kommersielle fakturaer må nå inkludere alle feltene i sjekklisten ovenfor, inkludert EORI-numre for begge parter, en varebeskrivelse som fungerer for tollformål, og riktig Incoterm.
Krav på preferanse under UK-EU Trade and Cooperation Agreement (TCA)
UK-EU TCA gir null toll på varer som oppfyller de relevante opprinnelsesreglene. For å kreve denne nullsatsen, må eksportøren inkludere en opprinnelseserklæring på den kommersielle fakturaen (eller på et annet kommersielt dokument som følger forsendelsen).
Ordlyden for opprinnelseserklæringen for britiske eksportører er:
«Eksportøren av produktene dekket av dette dokumentet erklærer at, med mindre annet er klart angitt, har disse produktene britisk preferanseopprinnelse.»
For EU-eksportører som deklarerer varer til Storbritannia som av EU-preferanseopprinnelse, gjelder tilsvarende EU-ordlyd.
Denne erklæringen vises ikke på fakturaen automatisk. Du må legge den til bevisst. Hvis den mangler, kan din importør ikke kreve den preferansetollraten og kan betale toll de ikke trengte å betale.
For forsendelser med høy verdi over visse terskler, kan eksportøren måtte være en registrert eksportør (REX) i EU-systemet for å gjøre erklæringen. Britiske eksportører som selger til EU bør verifisere gjeldende terskel og registreringskrav med sin speditør eller relevant EU-tolldepartement.
Må den kommersielle fakturaen være på et spesifikt skjema eller mal?
Nei. Det finnes ingen pålagt mal. En kommersiell faktura kan produseres på firmaets brevark, i regnskapssystemet ditt, eller på en standard handelsmal, så lenge den inneholder alle nødvendige felt. Mange bedrifter bruker sin vanlige salgsfaktura-layout med handelsspesifikke felt lagt til.
Hvem utsteder den kommersielle fakturaen?
Eksportøren, selgeren, utsteder den kommersielle fakturaen. Det er deres dokument som bekrefter salget. Importøren mottar den og sender den videre til sin tollagent for importdeklarasjonen.
Må den kommersielle fakturaen signeres?
I Storbritannia kreves ingen signatur lovpålagt på en standard kommersiell faktura for tollformål. Men noen destinasjonsland krever en signert eller stemplet faktura. Noen banker og remburser krever også en signert original. Sjekk kravene for destinasjonslandet og eventuell betalingsmetode du bruker.
Kan den kommersielle fakturaen og pakkseddelen kombineres til ett dokument?
I prinsippet, ja, noen bedrifter kombinerer dem. Men tollagenter finner det generelt enklere å jobbe med separate dokumenter. En kombinert faktura-pakkseddel kan fungere for enkle, enkelte varelinjer. For alt mer komplekst, hold dem separate med mindre din speditør råder deg til noe annet.
Hvilken valuta skal den kommersielle fakturaen være i?
Bruk valutaen avtalt mellom kjøper og selger, vanligvis USD, EUR eller GBP i britisk handel. HMRC konverterer beløp som ikke er i GBP til GBP for tollberegning ved bruk av HMRC-månedlige valutakurs. Oppgi alltid valutaen tydelig på fakturaen.
Hvor lenge bør jeg beholde kommersielle fakturaer?
HMRC krever at du beholder tolldokumentasjon, inkludert kommersielle fakturaer som understøtter importdeklarasjoner, i minst fire år fra datoen for innførselen. Mange bedrifter beholder dem i seks år for å samsvare med deres generelle dokumentoppbevaringspolicy i henhold til britisk selskapslov. Digitale kopier er akseptable.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Din første uke i en shippingrolle og noen sender deg en statusoppdatering: «ATD bekreftet, ETA POD revidert, fartøy i CY, MBL utstedt.» Du aner ikke
Svindel innen speditørtjenester koster britiske bedrifter millioner av pund hvert år. Den internasjonale handelskammeret anslår at handelsrelatert svindel utgjør milliarder globalt, og Storbritannia er ikke
Hva Gjør en Speditør? Den Komplette Norske Guiden Hva er en speditør? Ifølge FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations) er speditører «selskaper som organiserer
Sertifikat for opprinnelse forklart: hva det er, hvorfor det betyr noe, og når du trenger et Et sertifikat for opprinnelse er et av de viktigste
Tollager forklart: Slik fungerer tollagerhold og når du bør bruke det Hva er et tollager? Et tollager, formelt kalt et tollager i britisk lov, er
DPU Incoterm (Levert på sted, lossert) forklart: En UK-guide Hva er DPU? DPU, Levert på sted, lossert, er den eneste Incotermen der selgeren er ansvarlig