Wat is een commerciële factuur?
Een commerciële factuur is het primaire document in internationale handel. Het wordt uitgegeven door de verkoper aan de koper en bevat informatie over wat de goederen zijn, hoeveel er zijn verkocht, wat ze hebben gekost, en waar ze vandaan komen. Voor douaneautoriteiten in elk land is de commerciële factuur het startpunt voor het vaststellen van invoerrechten, het toepassen van tarieven van handelsovereenkomsten, en het beslissen of goederen mogen worden vrijgegeven.
Als u net begint met verzendcoördinatie, zal een douane-expediteur of vrachtvervoerder u bij vrijwel elke internationale zending die u afhandelt om een commerciële factuur vragen. Als u het vanaf het begin goed doet, bespaart u vertragingen, voorkomt u verkeerde berekeningen van invoerrechten en houdt u HMRC te vriend.
Dit artikel behandelt alles wat u moet weten: wat een commerciële factuur is, wat er op moet staan, en waar mensen fouten maken.
Een commerciële factuur is een handelsdocument dat een verkoop tussen een verkoper en een koper over een internationale grens registreert. Het wordt uitgegeven door de exporteur en aan de importeur verstrekt.
Elk land met een douanesysteem vereist een commerciële factuur voor de inklaring van goederen. Douaneautoriteiten gebruiken het om drie dingen vast te stellen: wat de goederen zijn, waar ze vandaan kwamen, en wat ze waard zijn.
De antwoorden op deze drie vragen bepalen hoeveel invoerrechten en btw van toepassing zijn. Ze bepalen ook of er handelsovereenkomstvoordelen kunnen worden geclaimd, en of er importcontroles of -licenties worden geactiveerd.
In het VK vertrouwen HMRC en de Customs Declaration Service (CDS) op de commerciële factuur als het primaire ondersteunende bewijs voor een invoeraangifte. Het is niet de aangifte zelf, die elektronisch via CDS wordt ingediend, maar het is het document dat alles ondersteunt.
Een commerciële factuur is ook een wettelijk document. Het creëert een registratie van de transactie tussen koper en verkoper. De informatie erop moet nauwkeurig zijn, consistent met wat er daadwerkelijk is verzonden, en consistent met de waarde die op de douaneaangifte verschijnt.
Deze twee documenten worden vaak verward, maar ze dienen verschillende doelen.
Een proformafactuur wordt uitgegeven voordat een verkoop is afgerond. Het is een offerte of schatting. Het geeft aan wat de goederen zullen kosten en onder welke voorwaarden, maar bevestigt niet dat een voltooide transactie heeft plaatsgevonden. Proformafacturen worden gebruikt om prijzen overeen te komen vóór verzending, om letter of credit te openen, en soms voor tijdelijke of monsterzendingen waarbij geen daadwerkelijke verkoop heeft plaatsgevonden.
Een commerciële factuur bevestigt een voltooide transactie. Goederen zijn verkocht. De factuur is het factureringsdocument. Het is degene die douaneautoriteiten willen zien.
U kunt geen proformafactuur gebruiken in plaats van een commerciële factuur voor een commerciële zending. Als goederen zijn verkocht en grenzen overschrijden, heeft u een commerciële factuur nodig. Het gebruik van een proforma, soms gedaan om de waarde te verbergen, is niet acceptabel voor HMRC en kan worden behandeld als een douaneovertreding.
Er is één legitieme uitzondering: goederen onder consignatie, monsters, of tijdelijke export waarbij geen verkoop heeft plaatsgevonden. In die gevallen kan een proforma of een douanewaarde-aangifte passend zijn. Maar voor een normale commerciële verkoop, gebruik altijd een commerciële factuur.
Wanneer goederen de Britse grens bereiken, dient uw douane-expediteur een invoeraangifte in via CDS. Die aangifte bevat een douanewaarde, een goederencode, een land van oorsprong, en details van de importeur en exporteur.
Elk van deze cijfers komt, direct of indirect, van de commerciële factuur. Als de factuur verkeerd is, is de aangifte waarschijnlijk ook verkeerd. Als de aangifte verkeerd is, bent u blootgesteld aan:
De commerciële factuur is ook het document dat een douanebeambte zal onderzoeken als goederen voor inspectie worden geselecteerd. Het moet overeenkomen met de daadwerkelijke zending. Een vage, onjuiste of inconsistente omschrijving met wat er in de container zit, is een rode vlag.
Er is geen enkele universele sjabloon voor een commerciële factuur. Maar bepaalde velden zijn vereist door HMRC, door douaneautoriteiten van importerende landen, en door goede praktijken.
De onderstaande tabel bevat elk vereist of sterk aanbevolen veld, wat het betekent en waarom het belangrijk is.
| Veld | Wat het is | Waarom het Belangrijk is |
|---|---|---|
| Factuurnummer | Een unieke referentie voor deze factuur | Nodig op de douaneaangifte; koppelt documentatie aan elkaar |
| Factuurdatum | De datum waarop de factuur is uitgegeven | Bepaalt de toepasselijke wisselkoers voor de berekening van invoerrechten |
| Naam en adres exporteur | Volledige wettelijke naam en adres van de verkoper | Identificeert wie de goederen heeft verzonden |
| EORI-nummer exporteur | Economic Operator Registration and Identification number | Vereist voor douaneaangiften in het VK en de EU |
| Naam en adres importeur | Volledige wettelijke naam en adres van de koper | Identificeert de aangever die verantwoordelijk is voor de douaneaangifte |
| EORI-nummer importeur | Het EORI-nummer van de koper (indien van toepassing) | Vereist op Britse invoeraangiften; de importeur is verantwoordelijk voor de aangifte |
| Omschrijving van goederen | Duidelijke, specifieke omschrijving van wat de goederen zijn | Gebruikt om de goederen te classificeren en invoerrechten te berekenen — moet specifiek genoeg zijn voor een douanebeambte om het product te identificeren |
| HS-code / goederencode | De Harmonized System code voor de goederen | Niet wettelijk vereist op de factuur zelf, maar goede praktijk; ondersteunt nauwkeurige classificatie |
| Hoeveelheid en eenheid | Aantal eenheden en het type eenheid (bv. 500 paar, 200 kg) | Gebruikt om goederen te verifiëren tegen de aangifte en paklijst |
| Eenheidsprijs | Prijs per eenheid in de overeengekomen valuta | Kerninvoer voor douanewaardering |
| Totale factuurwaarde | Totale waarde van de zending | Primaire basis voor douanewaardering |
| Valuta | De valuta waarin de transactie is uitgedrukt | HMRC converteert naar GBP met behulp van de HMRC-wisselkoers voor de maand van aangifte |
| Land van oorsprong | Waar de goederen zijn vervaardigd of geproduceerd | Bepaalt of preferentiële tarieven van toepassing zijn; beïnvloedt het invoerrechtentarief |
| Incoterm | De overeengekomen handelsterm (bv. FOB, CIF, DAP) | Bepaalt welke kosten zijn inbegrepen in de factuurprijs en of aanpassingen nodig zijn voor douanewaardering |
| Leveringsvoorwaarden / haven | Waar de verantwoordelijkheid voor de goederen overgaat | Gekoppeld aan de Incoterm; helpt de expediteur de douanewaarde correct te berekenen |
| Betalingsvoorwaarden | Hoe en wanneer de betaling zal plaatsvinden (bv. 30 dagen netto, letter of credit) | Kan relevant zijn voor de waardering in transacties tussen verbonden partijen |
| Oorsprongverklaring (voor preferentiële claims) | Een schriftelijke verklaring van de exporteur dat goederen voldoen aan de oorsprongsregels | Vereist om preferentiële invoerrechten te claimen onder handelsovereenkomsten zoals de VK-EU TCA |
Als u exporteert vanuit het VK, heeft uw vrachtvervoerder al het bovenstaande nodig om de exportaangifte te voltooien. Als u importeert in het VK, zal uw douane-expediteur dezelfde informatie gebruiken om de invoeraangifte via CDS te voltooien.
De goederenomschrijving is een van de belangrijkste velden op een commerciële factuur, en een van de meest slecht uitgevoerde.
Een omschrijving als “reserveonderdelen”, “machines”, “kleding” of “elektronica” is niet acceptabel. Het is te vaag voor douaneautoriteiten om de goederen te classificeren of te beoordelen of er controles van toepassing zijn.
Een goede omschrijving vertelt de douanebeambte precies wat het product is. Dat betekent dat u moet vermelden:
Bijvoorbeeld: “Herentransparente katoenen broeken, 100% katoen, nieuw” is een bruikbare omschrijving. “Broeken” is dat niet.
De HS-code hoeft onder de Britse wetgeving niet op de commerciële factuur te staan, maar het is sterk aanbevolen om het erbij te vermelden. Het geeft de douane-expediteur aan dat u de juiste classificatie al hebt vastgesteld, vermindert de kans op verkeerde classificatie en versnelt de verwerking. Als u het wel vermeldt, zorg er dan voor dat het correct is. Een verkeerde HS-code op de factuur die op de aangifte wordt overgenomen, is een probleem, geen versnelling.
Als u niet zeker bent van de juiste HS-code, laat het veld dan leeg in plaats van te gokken. Uw douane-expediteur zal de goederen classificeren. Maar een vage goederenomschrijving maakt hun werk moeilijker en vergroot het risico op fouten.
HMRC gebruikt de commerciële factuur als primair bewijs van de transactiewaarde: de prijs die daadwerkelijk is betaald of betaalbaar is voor de goederen. Onder de WTO Douanewaardeovereenkomst is transactiewaarde de voorkeursmethode voor het vaststellen van de douanewaarde, en het is de methode die HMRC in vrijwel alle gevallen standaard gebruikt.
De douanewaarde is niet altijd hetzelfde als de factuurwaarde. Het hangt af van de Incoterm die tussen koper en verkoper is overeengekomen.
HMRC vereist dat de douanewaarde de kosten, verzekering en vracht (CIF) tot aan de Britse grens weerspiegelt. Dat betekent de prijs die u aan de leverancier hebt betaald, plus internationale vrachtkosten, plus verzekering tot de Britse haven van binnenkomst. Als uw factuur op FOB- of ex-works-basis is, moet uw douane-expediteur vracht- en verzekeringskosten toevoegen om de CIF-waarde te bereiken. Als uw factuur al op CIF- of CIP-basis naar een Britse haven is, kan de factuurwaarde direct bruikbaar zijn.
Onderfacturering is een ernstig misdrijf. Onderfacturering betekent het aangeven van een lagere waarde op de commerciële factuur dan de werkelijke transactieprijs. Dit verlaagt de douanewaarde en dus de verschuldigde invoerrechten en btw. HMRC is zich bewust van deze praktijk. Boetes voor opzettelijke onderwaardering kunnen ernstig zijn, waaronder:
Hetzelfde geldt in de andere richting. Als u exporteert en uw factuurwaarde niet de werkelijke commerciële prijs weerspiegelt, creëert u een nalevingsrisico voor uw koper. U kunt ook problemen ondervinden onder exportcontroles als de goederen gecontroleerde artikelen zijn.
HMRC kan en bevraagt factuurwaarden die laag lijken in vergelijking met handelsstatistieken voor de productcategorie. Als u een legitieme reden heeft voor een lage prijs, zoals een echte verkoop met verlies of goederen die naar de leverancier worden teruggestuurd, zorg er dan voor dat u dit kunt documenteren.
Als u vanuit het VK naar een niet-Engelstalig land exporteert, kunnen sommige douaneautoriteiten van het land van bestemming vereisen dat de commerciële factuur in hun nationale taal is, of op zijn minst een vertaling bevat.
De vereisten verschillen per land. Frankrijk, Duitsland en andere EU-lidstaten accepteren over het algemeen Engelse commerciële facturen. Maar sommige landen in Azië, het Midden-Oosten en Zuid-Amerika kunnen een versie in de lokale taal of een gecertificeerde vertaling vereisen.
Als u importeert in het VK, kan de commerciële factuur in elke taal zijn. Maar uw douane-expediteur moet de inhoud begrijpen om de aangifte nauwkeurig te kunnen voltooien. Als de factuur in een taal is die zij niet lezen, zorg dan voor een Engelse vertaling. Er is geen officiële eis dat deze voor douanedoeleinden gecertificeerd moet zijn, maar nauwkeurigheid is essentieel.
Voor gereguleerde goederen, voedingsproducten, farmaceutica, of goederen die specifieke certificaten vereisen, kan documentatie strengere eisen moeten voldoen, waaronder specifieke talen of geauthentiseerde vertalingen.
Bij twijfel, vraag de ambassade van het land van bestemming of uw vrachtvervoerder wat verwacht wordt. Het verkeerd interpreteren van taalvereisten kan goederen aan de grens vasthouden.
Dit zijn de fouten die het vaakst voorkomen als u nieuw bent in de verzendcoördinatie. De meeste zijn te vermijden.
Vage goederenomschrijving. “Algemene handelswaar”, “onderdelen”, “monsters” of “conform contract” zijn geen omschrijvingen. Schrijf op wat de goederen daadwerkelijk zijn in duidelijke bewoordingen waarmee een douanebeambte kan werken.
Verkeerd of ontbrekend land van oorsprong. Het land van oorsprong is waar de goederen zijn vervaardigd of geproduceerd, niet waar de leverancier gevestigd is, niet waar de bestelling is geplaatst. Een Brits bedrijf dat goederen uit Vietnam betrekt en ze doorverkoopt, heeft goederen van Vietnamese oorsprong, niet van Britse oorsprong.
Factuurwaarde komt niet overeen met de werkelijke verkoopprijs. Of het verschil nu te hoog of te laag is, een discrepantie tussen de factuur en de werkelijke prijs leidt tot een douane-nalevingsprobleem. Gebruik de werkelijke transactieprijs.
Incoterm ontbreekt of is inconsistent met wat is overeengekomen. Als de factuur FOB vermeldt, maar het vrachtcontract CIF, kan uw douane-expediteur de juiste douanewaarde niet berekenen zonder verder onderzoek. Spreek de Incoterm af vóór verzending en zorg ervoor dat de factuur dit weerspiegelt.
Geen EORI-nummers. Zowel de exporteur als de importeur hebben EORI-nummers nodig voor douaneaangiften in het VK en de EU. Als deze ontbreken op de factuur, moet de douane-expediteur ernaar vragen, wat vertragingen veroorzaakt.
Valuta niet vermeld. Als de factuur in USD, EUR of een andere valuta is, converteert HMRC naar GBP met behulp van de maandelijkse wisselkoers van HMRC. De expediteur heeft de valuta nodig om die conversie uit te voeren. Vermeld deze altijd duidelijk op de factuur.
Factuurdatum is verkeerd of ontbreekt. De factuurdatum bepaalt de maand van de wisselkoers die voor de conversie wordt gebruikt. Een ontbrekende of verkeerde datum veroorzaakt onnodige complexiteit bij de aangifte.
Meerdere zendingen op één factuur zonder duidelijke verwijzing. Dit is niet automatisch verkeerd, maar uw douane-expediteur moet weten welke factuurregels bij welke zending horen. Als u meerdere deelzendingen hebt tegen één bestelling, maak dan duidelijk welke regels door elke beweging worden gedekt.
Vóór 31 december 2020 waren goederenbewegingen tussen het VK en EU-lidstaten intracommunautaire bewegingen. Er waren geen douaneaangiften vereist. Een leveringsbon of verkoopfactuur was voldoende voor btw- en boekhoudkundige doeleinden.
Sinds Brexit is het VK een derde land ten opzichte van de EU, en de EU is een derde land ten opzichte van het VK. Elke goederenbeweging tussen het VK en de EU is nu een internationale handelstransactie. Dat betekent:
Voor bedrijven die voorheen vrijhandel dreven over de grens tussen het VK en de EU, is dit een aanzienlijke operationele verandering. Commerciële facturen moeten nu alle velden in de bovenstaande checklist bevatten, inclusief EORI-nummers voor beide partijen, een goederenomschrijving die werkt voor douanedoeleinden, en de juiste Incoterm.
Preferentiële aanspraak maken onder de UK-EU Trade and Cooperation Agreement (TCA)
De UK-EU TCA voorziet in nul tarieven op goederen die voldoen aan de relevante oorsprongsregels. Om dat nultarief te claimen, moet de exporteur een oorsprongverklaring op de commerciële factuur (of op een ander commercieel document dat de zending vergezelt) opnemen.
De formulering van de oorsprongverklaring voor Britse exporteurs is:
“De exporteur van de producten die onder dit document vallen, verklaart dat, tenzij anders duidelijk is aangegeven, deze producten van Britse preferentiële oorsprong zijn.”
Voor EU-exporteurs die VK-gebonden goederen als van EU preferentiële oorsprong verklaren, geldt de equivalente EU-formulering.
Deze verklaring verschijnt niet automatisch op de factuur. U moet deze bewust toevoegen. Als deze ontbreekt, kan uw importeur het preferentiële invoerrechtarief niet claimen en kan hij invoerrechten betalen die hij niet had hoeven betalen.
Voor zendingen met een hogere waarde boven bepaalde drempels kan de exporteur een geregistreerde exporteur (REX) zijn in het EU-systeem om de verklaring af te leggen. Britse exporteurs die naar de EU verkopen, moeten de actuele drempel- en registratievereisten verifiëren bij hun vrachtvervoerder of de relevante EU-douaneautoriteit.
Moet de commerciële factuur op een specifiek formulier of sjabloon staan?
Nee. Er is geen verplicht sjabloon. Een commerciële factuur kan worden geproduceerd op het briefpapier van uw bedrijf, in uw boekhoudsysteem, of op een standaard handelsjabloon, zolang deze alle vereiste velden bevat. Veel bedrijven gebruiken hun standaard verkoopfactuurlay-out met toegevoegde handelsgerelateerde velden.
Wie geeft de commerciële factuur uit?
De exporteur, de verkoper, geeft de commerciële factuur uit. Het is hun document dat de verkoop bevestigt. De importeur ontvangt het en geeft het door aan hun douane-expediteur voor de invoeraangifte.
Moet de commerciële factuur worden ondertekend?
In het VK is geen handtekening wettelijk vereist op een standaard commerciële factuur voor douanedoeleinden. Maar sommige landen van bestemming vereisen een ondertekende of gestempelde factuur. Sommige banken en letters of credit vereisen ook een ondertekend origineel. Controleer de vereisten voor het land van bestemming en de door u gebruikte betaalmethode.
Kunnen de commerciële factuur en de paklijst worden gecombineerd tot één document?
In principe wel, sommige bedrijven combineren ze. Maar douane-expediteurs vinden het over het algemeen gemakkelijker om met afzonderlijke documenten te werken. Een gecombineerde factuur-paklijst kan werken voor eenvoudige, enkelvoudige zendingen. Houd ze voor complexere zaken gescheiden, tenzij uw vrachtvervoerder anders adviseert.
In welke valuta moet de commerciële factuur zijn?
Gebruik de valuta die tussen koper en verkoper is overeengekomen, doorgaans USD, EUR of GBP in de Britse handel. HMRC converteert niet-GBP-bedragen naar GBP voor de berekening van invoerrechten met behulp van de maandelijkse wisselkoers van HMRC. Vermeld de valuta altijd duidelijk op de factuur.
Hoe lang moet ik commerciële facturen bewaren?
HMRC vereist dat u douanedocumenten, inclusief commerciële facturen ter ondersteuning van invoeraangiften, minstens vier jaar bewaart vanaf de datum van aangifte. Veel bedrijven bewaren ze zes jaar om te voldoen aan hun algemene documentatiebeleid volgens de Britse vennootschapswetgeving. Digitale kopieën zijn acceptabel.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
Douane-inklaring bij Export Uitgelegd: Wat Britse Exporteurs Moeten Doen Voordat Goederen het Land Verlaat Wat is douane-inklaring bij export? Douane-inklaring bij export is het formele
Wat is DPU? DPU, Delivered at Place Unloaded, is de enige Incoterm waarbij de verkoper verantwoordelijk is voor het lossen van goederen op de genoemde
Wat is douane-inklaring? Douane-inklaring is het officiële proces van het aangeven van goederen bij HMRC wanneer deze de Britse grens passeren, het betalen van de
Wat is DDU? DDU, Delivered Duty Unpaid, was een Incoterm onder de Incoterms 2000 regels. De verkoper leverde goederen op een genoemde bestemming en droeg
U heeft zojuist een vrachtofferte ontvangen en een van de regels luidt “BAF, £145 per TEU.” U hebt geen idee wat het betekent, of het
Wat is een HS-code? Een HS-code, een afkorting voor Harmonized System code, is een gestandaardiseerde numerieke classificatie die wordt gebruikt in de internationale handel om