Wat is ‘n kommersiële faktuur?
‘n Kommersiële faktuur is die primêre dokument in internasionale handel. Dit word deur die verkoper aan die koper uitgereik en teken aan wat die goedere is, hoeveel daarvan verkoop is, wat dit gekos het, en waar dit vandaan gekom het. Vir doeanemyndighede in elke land is die kommersiële faktuur die beginpunt vir die beoordeling van regte, die toepassing van handelsverdragtariewe, en die besluit of goedere vrygestel kan word.
As jy begin met versendingkoördinasie, sal ‘n doeanemakelaar of vragversender jou byna op elke internasionale versending wat jy hanteer, vir ‘n kommersiële faktuur vra. Dit reg van die begin af te kry, spaar vertragings, voorkom plig misberekenings, en hou HMRC tevrede.
Hierdie artikel dek alles wat jy moet weet: wat ‘n kommersiële faktuur is, wat daarop moet gaan, en waar mense verkeerd loop.
‘n Kommersiële faktuur is ‘n handelsdokument wat ‘n verkoop tussen ‘n verkoper en ‘n koper oor ‘n internasionale grens aanteken. Dit word deur die uitvoerder uitgereik en aan die invoerder gegee.
Elke land wat ‘n doeanestelsel bedryf, vereis ‘n kommersiële faktuur vir die vrystelling van goedere. Doeaneowerhede gebruik dit om drie dinge vas te stel: wat die goedere is, waar dit vandaan kom, en wat dit werd is.
Die antwoorde op daardie drie vrae bepaal hoeveel invoerreg en BTW van toepassing is. Dit bepaal ook of enige handelsverdragvoordeel geëis kan word, en of enige invoerbeheermaatreëls of lisensies geaktiveer word.
In die VK maak HMRC en die Customs Declaration Service (CDS) staat op die kommersiële faktuur as die primêre ondersteunende bewys vir ‘n invoerinskrywing. Dit is nie die verklaring self nie, wat elektronies deur CDS ingedien word, maar dit is die dokument wat alles rugsteun.
‘n Kommersiële faktuur is ook ‘n regs-dokument. Dit skep ‘n rekord van die transaksie tussen koper en verkoper. Die inligting daarop moet akkuraat wees, konsekwent met wat eintlik versend is, en konsekwent met die waarde wat op die doeaneverklaring verskyn.
Hierdie twee dokumente word dikwels verwar, maar hulle dien verskillende doeleindes.
‘n Proforma faktuur word uitgereik voordat ‘n verkoop gefinaliseer word. Dit is ‘n kwotasie of skatting. Dit bepaal wat die goedere sal kos en op watter terme, maar dit bevestig nie dat ‘n voltooide transaksie plaasgevind het nie. Proforma fakture word gebruik om pryse voor versending oor te kom, om kredietbriewe oop te maak, en soms vir tydelike of monsterversendings waar geen werklike verkoop plaasgevind het nie.
‘n Kommersiële faktuur bevestig ‘n voltooide transaksie. Goedere is verkoop. Die faktuur is die faktuurdokument. Dit is die een wat doeanemyndighede wil sien.
Jy kan nie ‘n proforma faktuur gebruik in plek van ‘n kommersiële faktuur op ‘n kommersiële versending nie. As goedere verkoop is en ‘n grens oorsteek, benodig jy ‘n kommersiële faktuur. Om ‘n proforma te gebruik, soms gedoen om waarde te verdoesel, is nie aanvaarbaar vir HMRC nie en kan as ‘n doeanemisdryf beskou word.
Daar is een wettige uitsondering: goedere op konsignasie, monsters, of tydelike uitvoere waar geen verkoop plaasgevind het nie. In daardie gevalle kan ‘n proforma of ‘n doeane waardasieverklaring gepas wees. Maar vir ‘n normale kommersiële verkoop, gebruik altyd ‘n kommersiële faktuur.
Wanneer goedere by die VK-grens aankom, dien jou doeanemakelaar ‘n invoerverklaring deur CDS in. Daardie verklaring sluit ‘n doeanewaarde, ‘n kommoditeitskode, ‘n land van oorsprong, en besonderhede van die invoerder en uitvoerder in.
Elkeen van daardie syfers kom, direk of indirek, van die kommersiële faktuur af. As die faktuur verkeerd is, is die verklaring waarskynlik ook verkeerd. As die verklaring verkeerd is, word jy blootgestel aan:
Die kommersiële faktuur is ook die dokument wat ‘n doeanelbeampte sal ondersoek indien goedere vir inspeksie gekies word. Dit moet ooreenstem met die werklike versending. ‘n Beskrywing wat vaag, onakkuraat, of onooreenstemmend is met wat in die houer is, is ‘n rooi vlag.
Daar is geen enkele universele sjabloon vir ‘n kommersiële faktuur nie. Maar sekere velde word vereis deur HMRC, deur invoerende land se doeanemyndighede, en deur goeie praktyk.
Die onderstaande tabel lys elke vereiste of sterk aanbevole veld, wat dit beteken, en hoekom dit belangrik is.
| Veld | Wat Dit Is | Hoekom Dit Belangrik Is |
|---|---|---|
| Faktuur nommer | ‘n Unieke verwysing vir hierdie faktuur | Nodig op die doeaneverklaring; skakel dokumente aanmekaar |
| Faktuur datum | Die datum waarop die faktuur uitgereik is | Bepaal die toepaslike wisselkoers vir regte beoordeling |
| Uitvoerder se naam en adres | Volle wettige naam en adres van die verkoper | Identifiseer wie die goedere versend het |
| Uitvoerder EORI nommer | Ekonomiese Operateur Registrasie en Identifikasie nommer | Vereis vir doeaneverklaring in die VK en EU |
| Invoerder se naam en adres | Volle wettige naam en adres van die koper | Identifiseer die verklaarder verantwoordelik vir doeaninskrywing |
| Invoerder EORI nommer | Die koper se EORI (indien van toepassing) | Vereis op VK invoerverklaring; invoerder is verantwoordelik vir die inskrywing |
| Beskrywing van goedere | Duidelike, spesifieke beskrywing van wat die goedere is | Gebruik om die goedere te klassifiseer en regte te beoordeel — moet spesifiek genoeg wees vir ‘n doeanelbeampte om die produk te identifiseer |
| HS-kode / kommoditeitskode | Die Geharmoniseerde Stelsel kode vir die goedere | Nie wettiglik vereis op die faktuur self nie, maar goeie praktyk; ondersteun akkurate klassifikasie |
| Hoeveelheid en eenheid | Aantal eenhede en die eenheidstipe (bv. 500 pare, 200 kg) | Gebruik om goedere teen die verklaring en paklys te verifieer |
| Eenheidsprys | Prys per eenheid in die ooreengekome geldeenheid | Kern inset vir doeane waardasie |
| Totale faktuurwaarde | Totale waarde van die versending | Primêre basis vir doeane waardasie |
| Geldeenheid | Die geldeenheid waarin die transaksie gedNOMineer is | HMRC skakel om na GBP met behulp van die HMRC wisselkoers vir die maand van inskrywing |
| Land van oorsprong | Waar die goedere vervaardig of geproduseer is | Bepaal of voorkeurstariewe van toepassing is; beïnvloed regte tarief |
| Incoterm | Die ooreengekome handelsterm (bv. FOB, CIF, DAP) | Bepaal watter koste ingesluit is in die faktuurprys en of aanpassings benodig word vir doeane waardasie |
| Afleweringsvoorwaardes / hawe | Waar verantwoordelikheid vir die goedere oorgedra word | Gekoppel aan die incoterm; help die makelaar om die doeanewaarde korrek te bereken |
| Betaalvoorwaardes | Hoe en wanneer betaling gemaak sal word (bv. 30 dae netto, kredietbrief) | Kan relevant wees vir waardasie in verwante party transaksies |
| Verklaring van oorsprong (vir voorkeurseise) | ‘n Tekstdokument deur die uitvoerder dat goedere aan die reëls van oorsprong voldoen | Vereis om voorkeurregtariewe te eis onder handelsverdragte soos die VK-EU TCA |
As jy uit die VK uitvoer, sal jou vragversender al bogenoemde benodig om die uitvoerverklaring te voltooi. As jy na die VK invoer, sal jou doeanemakelaar dieselfde inligting gebruik om die invoerinskrywing deur CDS te voltooi.
Die goederebeskrywing is een van die belangrikste velde op ‘n kommersiële faktuur, en een van die mees algemeen sleg gedoen.
‘n Beskrywing soos “onderdele,” “masjinerie,” “klere,” of “elektronika” is nie aanvaarbaar nie. Dit is te vaag vir doeanemyndighede om die goedere te klassifiseer of te beoordeel of enige beheermaatreëls van toepassing is.
‘n Goeie beskrywing vertel die doeanelbeampte presies wat die produk is. Dit beteken om in te sluit:
Byvoorbeeld: “Mans geweefde katoenbroeke, 100% katoen, nuut” is ‘n bruikbare beskrywing. “Broeke” is nie.
Die HS-kode hoef nie op die kommersiële faktuur te verskyn onder VK-wetgewing nie, maar om dit in te sluit word sterk aanbeveel. Dit dui aan die doeanemakelaar dat jy reeds die korrekte klassifikasie geïdentifiseer het, verminder die kans op wan-klassifikasie, en versnel verwerking. Indien jy dit wel insluit, maak seker dit is reg. ‘n Verkeerde HS-kode op die faktuur wat op die verklaring gekopieer word, is ‘n probleem, nie ‘n kortpad nie.
As jy nie seker is van die korrekte HS-kode nie, laat die veld leeg eerder as om te raai. Jou doeanemakelaar sal die goedere klassifiseer. Maar ‘n vae goederebeskrywing maak hul werk moeiliker en verhoog die risiko van fout.
HMRC gebruik die kommersiële faktuur as die primêre bewys van die transaksiewaarde: die prys wat eintlik vir die goedere betaal is of betaalbaar is. Onder die WTO Customs Valuation Agreement, is transaksiewaarde die voorkeurmetode vir die beoordeling van doeanewaarde, en dit is die metode wat HMRC in byna alle gevalle gebruik.
Die doeanewaarde is nie altyd dieselfde as die faktuurwaarde nie. Dit hang af van die incoterm wat tussen koper en verkoper ooreengekom is.
HMRC vereis dat die doeanewaarde die koste, versekerings, en vrag (CIF) tot by die VK-grens weerspieël. Dit beteken die prys wat jy aan die verskaffer betaal het, plus internasionale vragkoste, plus versekerings tot by die VK-invoerhawe. Indien jou faktuur op ‘n FOB- of ex-works-basis is, moet jou doeanemakelaar vrag- en versekeringskoste byvoeg om by die CIF-waarde uit te kom. Indien jou faktuur reeds op ‘n CIF- of CIP-basis tot by ‘n VK-hawe is, kan die faktuurwaarde direk gebruik word.
Onder-fakturering is ‘n ernstige oortreding. Onder-fakturering beteken om ‘n laer waarde op die kommersiële faktuur te verklaar as die werklike transaksieprys. Dit verminder die doeanewaarde en dus die regte en invoer-BTW wat betaalbaar is. HMRC is bewus van hierdie praktyk. Strawwe vir opsetlike onder-waardasie kan ernstig wees, insluitend:
Dieselfde geld in die ander rigting. As jy uitvoer en jou faktuurwaarde nie die werklike kommersiële prys weerspieël nie, skep jy ‘n nakomingsrisiko vir jou koper. Jy kan ook ‘n probleem hê onder uitvoerbeheermaatreëls as die goedere beheerde items is.
HMRC kan en doen faktuurwaardes bevraagteken wat laag blyk te wees in vergelyking met handelsstatistieke vir die produk kategorie. Indien jy ‘n wettige rede het vir ‘n lae prys, soos ‘n egte verkoop teen ‘n verlies of goedere wat na die verskaffer teruggestuur word, maak seker jy kan dit dokumenteer.
As jy uit die VK na ‘n nie-Engelssprekende land uitvoer, mag sommige bestemmingsdoeanemyndighede vereis dat die kommersiële faktuur in hul nasionale taal wees, of ten minste ‘n vertaling insluit.
Vereistes verskil per land. Frankryk, Duitsland, en ander EU-lidlande aanvaar oor die algemeen Engelse kommersiële fakture. Maar sommige lande in Asië, die Midde-Ooste, en Suid-Amerika mag ‘n plaaslike taal weergawe of ‘n gesertifiseerde vertaling vereis.
As jy na die VK invoer, kan die kommersiële faktuur in enige taal wees. Maar jou doeanemakelaar moet die inhoud daarvan verstaan om die verklaring akkuraat te voltooi. Indien die faktuur in ‘n taal is wat hulle nie lees nie, verskaf ‘n Engelse vertaling. Daar is geen amptelike vereiste vir dit om gesertifiseer te wees vir invoerdoeleindes nie, maar akkuraatheid is noodsaaklik.
Vir gereguleerde goedere, voedselprodukte, farmaseutika, of goedere wat spesifieke sertifikate vereis, mag dokumentasie strenger vereistes hê, insluitend spesifieke tale of geoutentiseerde vertalings.
Wanneer in twyfel, vra die bestemmingsland se ambassade of jou vragversender wat verwag word. Om taalvereistes verkeerd te kry, kan goedere by die grens hou.
Hier is die foute wat die meeste voorkom wanneer jy nuut is met versendingkoördinasie. Die meeste van hulle is vermybaar.
Vage goederebeskrywing. “Algemene handelsware,” “onderdele,” “monsters,” of “soos per kontrak” is nie beskrywings nie. Skryf wat die goedere eintlik is in duidelike terme waarmee ‘n doeanelbeampte kan werk.
Verkeerde of ontbrekende land van oorsprong. Die land van oorsprong is waar die goedere vervaardig of geproduseer is, nie waar die verskaffer gevestig is nie, nie waar die bestelling geplaas is nie. ‘n VK-maatskappy wat goedere uit Viëtnam verkry en dit weer verkoop, het goedere van Viëtnamese oorsprong, nie VK-oorsprong nie.
Faktuurwaarde stem nie ooreen met die werklike verkoopprys nie. Of die verskil nou te hoog of te laag is, ‘n wanpassing tussen die faktuur en die ware prys skep ‘n doeanenavolgingsprobleem. Gebruik die werklike transaksieprys.
Incoterm ontbreek of is onooreenstemmend met wat ooreengekom is. As die faktuur FOB sê, maar die vragkontrak CIF sê, kan jou doeanemakelaar nie die korrekte doeanewaarde bereken sonder verdere ondersoek nie. Ooreenkom die incoterm voor versending en maak seker die faktuur weerspieël dit.
Geen EORI-nommers nie. Beide die uitvoerder en invoerder benodig EORI-nommers vir VK en EU doeaneverklaring. As hulle ontbreek op die faktuur, sal die doeanemakelaar hulle moet jaag, wat vertragings veroorsaak.
Geldeenheid nie gespesifiseer nie. As die faktuur in USD, EUR, of ‘n ander geldeenheid is, skakel HMRC om na GBP met behulp van die HMRC maandelikse wisselkoers. Die makelaar moet die geldeenheid ken om daardie omskakeling te doen. Spesiaifiseer altyd duidelik op die faktuur.
Faktuurdatum is verkeerd of ontbreek. Die faktuurdatum bepaal die wisselkoersmaand wat gebruik word vir omskakeling. ‘n Ontbrekende of verkeerde datum skep onnodige kompleksiteit op die inskrywing.
Veelvuldige versendings op een faktuur sonder duidelike verwysing. Dit is nie outomaties verkeerd nie, maar jou doeanemakelaar moet weet watter faktuurlyne verband hou met watter versending. As jy veelvuldige deelversendings teen een bestelling het, maak dit duidelik watter lyne deur elke beweging gedek word.
Voor 31 Desember 2020 was goedere wat tussen die VK en EU-lidlande beweeg, intra-EU bewegings. Geen doeaneverklaring was nodig nie. ‘n Afleweringsnota of verkoopsfaktuur was genoeg vir BTW en rekeningkundige rekords.
Sedert Brexit is die VK ‘n derde land relatief tot die EU, en die EU is ‘n derde land relatief tot die VK. Elke beweging van goedere tussen die VK en die EU is nou ‘n internasionale handelstransaksie. Dit beteken:
Vir besighede wat voorheen vrylik oor die VK-EU-grens handel gedryf het, is dit ‘n beduidende operasionele verandering. Kommersiële fakture moet nou al die velde in die kontrolelys hierbo insluit, insluitend EORI-nommers vir beide partye, ‘n goederbeskrywing wat vir doeane-doeleindes werk, en die korrekte Incoterm.
Voorkeur Eis onder die VK-EU Handelsen Samewerkingsooreenkoms (TCA)
Die VK-EU TCA bied nul-tariewe op goedere wat aan die relevante reëls van oorsprong voldoen. Om daardie nul-tarief te eis, moet die uitvoerder ‘n verklaring van oorsprong op die kommersiële faktuur (of op ‘n ander kommersiële dokument wat die versending vergesel) insluit.
Die formulering van die verklaring van oorsprong vir VK-uitvoerders is:
“Die uitvoerder van die produkte wat deur hierdie dokument gedek word, verklaar dat, behalwe waar anders duidelik aangetoon, hierdie produkte van VK voorkeur oorsprong is.”
Vir EU-uitvoerders wat VK-gebonde goedere as van EU voorkeur oorsprong verklaar, geld die ekwivalente EU formulering.
Hierdie verklaring verskyn nie outomaties op die faktuur nie. Jy moet dit doelbewus byvoeg. Indien dit ontbreek, kan jou invoerder nie die voorkeurregtarief eis nie en mag regte betaal wat hulle nie moes betaal nie.
Vir hoërwaarde versendings bo sekere drempels, mag die uitvoerder ‘n geregistreerde uitvoerder (REX) in die EU-stelsel wees om die verklaring te maak. VK-uitvoerders wat na die EU verkoop, moet die huidige drempel en registrasievereistes met hul vragversender of die relevante EU doeanemyndigheid verifieer.
Moet die kommersiële faktuur op ‘n spesifieke vorm of sjabloon wees?
Nee. Daar is geen gemandateerde sjabloon nie. ‘n Kommersiële faktuur kan op jou maatskappy se briefhoof, in jou rekeningstelsel, of op ‘n standaard handelsjabloon geproduseer word, solank dit al die vereiste velde bevat. Baie besighede gebruik hul standaard verkoopsfaktuur uitleg met handels-spesifieke velde bygevoeg.
Wie reik die kommersiële faktuur uit?
Die uitvoerder, die verkoper, reik die kommersiële faktuur uit. Dit is hul dokument wat die verkoop bevestig. Die invoerder ontvang dit en gee dit aan hul doeanemakelaar vir die invoerinskrywing.
Moet die kommersiële faktuur onderteken word?
In die VK word geen handtekening wettiglik vereis op ‘n standaard kommersiële faktuur vir doeane-doeleindes nie. Maar sommige bestemmingslande vereis ‘n ondertekende of gestempelde faktuur. Sommige banke en kredietbriewe vereis ook ‘n ondertekende oorspronklike. Kontroleer die vereistes vir die bestemmingsland en enige betalingsmetode wat jy gebruik.
Kan die kommersiële faktuur en die paklys in een dokument gekombineer word?
In beginsel, ja, sommige besighede kombineer dit. Maar doeanemakelaars vind dit oor die algemeen makliker om met aparte dokumente te werk. ‘n Gekombineerde faktuur-paklys kan werk vir eenvoudige, enkel-lyn versendings. Hou hulle apart vir enigiets meer kompleks, tensy jou vragversender anders adviseer.
In watter geldeenheid moet die kommersiële faktuur wees?
Gebruik die geldeenheid wat tussen koper en verkoper ooreengekom is, tipies USD, EUR, of GBP in VK-handel. HMRC skakel nie-GBP bedrae om na GBP vir regte-beoordeling met behulp van die HMRC maandelikse wisselkoers. Spesiaifiseer altyd die geldeenheid duidelik op die faktuur.
Hoe lank moet ek kommersiële fakture bewaar?
HMRC vereis dat jy doeanerekords bewaar, insluitend kommersiële fakture wat invoerverklaring ondersteun, vir ten minste vier jaar vanaf die datum van inskrywing. Baie besighede bewaar dit vir ses jaar om ooreen te stem met hul algemene dokumentbewaarbeleid onder VK-maatskappywetgewing. Digitale kopieë is aanvaarbaar.
This article is part of a learning path — return to explore more topics.
Keep reading
As jy goedere in die VK van ontwikkelinglande invoer, kan jy dalk minder, of selfs geen, invoertariewe betaal nie. Die VK se Ontwikkelingland-handelskema (DCTS) maak
Wat is FOB? FOB, Free on Board, is ‘n Incoterm waar die verkoper goedere aan boord van ‘n spesifieke skip by die versendingshawe lewer, dit
Wat is OPR? Uitgaande Verwerkingsverligting (OPR) is ‘n Britse doeane-prosedure wat besighede toelaat om goedere tydelik na ‘n ander land uit te voer vir verwerking,
‘n Sertifikaat van oorsprong is een van die belangrikste dokumente in internasionale handel. Dit is ook een van die mees misverstane. Kry dit verkeerd en
Jou eerste week in ‘n verskepingsrol en iemand stuur vir jou ‘n statusopdatering: “ATD bevestig, ETA POD hersien, vaartuig in CY, MBL vrygestel.” Jy het
Wat is IPR? Inward Processing Relief (IPR) is ‘n Britse doeane spesiale prosedure wat u toelaat om goedere van buite die VK in te voer,